7 cách để tận dụng tối đa thời gian "chết" của bạn

12:30, 02/10/2013

Một doanh nhân thành đạt hay một người lao động bình thường đều có quỹ thời gian như nhau. Một ngày có 24 giờ đồng hồ và 1 tuần có 7 ngày, có những người làm được nhiều việc có ý nghĩa trong quỹ thời gian ấy, trong khi có người lại không làm được việc gì. Phải chăng đó là sự khác nhau về sử dụng quỹ thời gian?

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao, đòi hỏi mỗi người phải có kỹ năng làm việc tốt để đạt được kết quả cao nhất. Là một nhà quản lý, bạn có biết nhân viên của mình thực sự biết sử dụng quỹ thời gian một cách khôn ngoan hay chưa? Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến thời gian chết của họ, ngay cả khi đó chỉ là 15 phút mỗi ngày. Dưới đây là 7 điều cần thực hiện để tận dụng tối đa mỗi phút rảnh rỗi mà một người có.

Thiết lập lại bản kế hoạch làm việc của bạn

Bạn hãy bớt chút thời gian để xem xét lại bản kế hoạch làm việc của mình. Việc làm này quan trọng vì nó có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong tương lai. Trong một ngày làm việc, bạn phân bổ bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp, dự án công việc hoặc bất kỳ việc gì mà bạn đang theo đuổi?

Bạn hãy tập trung vào các mảng thời gian mà bạn có thể cắt giảm. Ví dụ, thay vì dành hẳn một giờ để họp với nhóm cộng sự về các dự án đang triển khai, bạn có thể cắt giảm thời gian cuộc họp xuống còn 30 phút.

Vận dụng trí tuệ tập thể

Việc hình thành ý tưởng là vô cùng quan trọng với mỗi thành viên trong một tổ chức, tuy nhiên trong chuỗi thời gian vô cùng bận bịu của mình, bạn có thể dành thời gian để tập trung trí tuệ cho những vấn đề khó khăn hay không. Nếu bạn có 30 phút trong buổi sáng yên tĩnh, hãy suy nghĩ để đưa ra một số cách để cải thiện tình hình kinh doanh hoặc chỉ đơn giản là để cho dòng chảy sáng tạo của bạn được tự do trong thời gian đó. Hoặc nếu nhóm làm việc của bạn có một ngày hoạt động kém hiệu quả, chậm chạp thì hãy mời họ đến phòng họp, chia họ ra thành từng nhóm nhỏ và bắt đầu buổi họp động não ngẫu hứng. Hãy trao phần thưởng cho những ý tưởng mới hay và nhanh nhất, như thời gian làm việc linh hoạt hoặc một ngày làm việc bắt đầu từ nhà.

Vạch ra chiến lược

Hãy tính từng phút để vạch ra chiến lược phát triển kinh doanh của bạn. Điều này cũng có nghĩa là nghiên cứu cách thức mới để tiếp cận cơ sở khách hàng thông qua các chiến lược tiếp thị hoặc đơn giản là nâng cấp và thay đổi diện mạo mới cho website của bạn. Hãy dành thời gian rảnh rỗi của bạn để vạch ra những chiến lược tốt hơn, có thể đưa cho đối tác hoặc các đồng nghiệp thân cận để họ giúp bạn phát triển thêm những ý tưởng sáng tạo.

Đánh giá nhóm của bạn

Lần cuối cùng bạn dành thời gian đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm là khi nào? Hãy xem xét đến hiệu quả công việc của họ, cho dù họ đang tham gia một cách triệt để. Hãy chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu của họ và tìm cách để họ cải thiện tình những mặt chưa hiệu quả. Bạn có thể cho phép họ dành hẳn một ngày để giải quyết tất cả những vấn đề của cá nhân và thông tin lại cho bạn biết.

Xây dựng lại quy trình nội bộ

Tổ chức của bạn có triển khai các công việc một cách trôi chảy như bạn nghĩ hay không? Hãy dành thời gian để tìm các phương thức cải thiện các qui trình nội bộ và đẩy mạnh hoạt động hiệu quả trên toàn tổ chức. Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm một chương trình phần mềm để giúp bạn giải quyết các công việc thường nhật một cách nhanh chóng. Hoặc có thể bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề nội bộ như quản lý và điều phối công việc cho nhóm của bạn. Bạn cần phải xem xét đến việc tái cơ cấu tổ chức của mình và loại bỏ những bộ phận không hiệu quả hoặc thiết lập một bộ phận mới.

Tập trung cao độ, tránh bị gián đoạn

Bạn có một danh sách dài những công việc cần phải giải quyết, nhưng bạn chẳng thực hiện được công việc nào cả. Bạn cần phải sắp xếp và phân bổ thời gian cho hợp lý để tập trung giải quyết các công việc nào được cho là quan trọng nhất. Với mỗi nhiệm vụ, bạn hãy xác định thời gian hoàn thành chúng. Điều này sẽ góp phần giúp bạn tập trung làm việc và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. Để tránh bị gián đoạn, bạn tắt hết các thiết bị như email, điện thoại, Facebook… và để bảng thông báo bạn sẽ bận trong một khoảng thời gian cụ thể nào đó, mọi công việc không cấp bách sẽ được giải quyết sau thời gian này.

Cập nhật mọi thông tin liên quan

Để cập nhật được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc, thì đọc là một cách tuyệt vời để tận dụng các khoảng thời gian của bạn. Hãy dành thời gian đọc hết những tin tức mới nhất liên quan đến tổ chức của bạn, kiểm tra các thông tin về hoạt động các đối thủ cạnh tranh, các thông tin liên qua đến thị trường trong nước và quốc tế. Đọc cũng là một cách để bạn nuôi dưỡng tâm trí và thúc đẩy khả năng sáng tạo.

Hoàng Hải