Google Apps cho phép chia sẻ dữ liệu mà không cần đăng nhập

09:26, 09/10/2013

Google vừa công bố đã tinh chỉnh các tác vụ chia sẻ dữ liệu như Documents, Slide và các bản vẽ mà phía người nhận không cần phải đăng nhập hoặc tạo một tài khoản Google.

Điều này là hữu ích đối với những người sử dụng của Google Apps khi tìm cách chia sẻ các tập tin từ bên ngoài tên miền của mình. Nếu người nhận không có địa chỉ email liên kết với một tài khoản Google, thì họ vẫn có thể xem các tài liệu đang được nói đến mà không cần phải trải qua bất kỳ bước đăng nhập thêm nào.

Tuy nhiên, nếu một tập tin được chia sẻ với sự cho phép tinh chỉnh hoặc bình luận, thì người nhận vẫn phải đăng nhập bằng một tài khoản Google để chỉnh sửa hoặc nhận xét về tập tin đó. Nói cách khác, việc đăng nhập là tùy chọn miễn sao các tập tin đó được chia sẻ trực tiếp với người nhận mà không đi kèm với các yêu cầu khác nữa.

Kể từ lúc này, việc đăng nhập là không cần thiết, vì bất kỳ ai cũng có thể xem được các tập tin miễn là trong tay họ có đường link mà họ được chia sẻ. Cách duy nhất để hạn chế việc chia sẻ các tập tin là tạo một tài khoản Google và chỉ đưa link cho những người mà bạn muốn chia sẻ.

Khi người dùng tạo một tài khoản Google sẽ có hai tình huống xảy ra:

1.Đối với những người dùng mới, đường link chia sẻ sẽ không còn hoạt động để có thể truy cập vào các tập tin và các hộp thoại chia sẻ sẽ cho biết lời mời đã được sử dụng.

2.Bất kỳ người dùng nào truy cập vào các tập tin bằng cách sử dụng liên kết chia sẻ trong khi nó đã được mở và đăng nhập bằng tài khoản Google của họ sẽ được thêm vào danh sách truy cập chia sẻ cho tập tin đó và sẽ tiếp tục có quyền truy cập. Như vậy, người sử dụng được phép thay đổi cài đặt để thu hồi truy cập này nếu muốn.

Nếu bạn là một nhân viên quản trị của Google Apps, những tình huống trên nghe có vẻ có vấn đề, nhưng bạn đừng lo lắng. Bạn có thể ngăn chặn hành vi này trong giao diện Admin bằng cách vô hiệu hóa việc chia sẻ bên ngoài tên miền cho những người không sử dụng Tài khoản Google.

Hoàng Hải