Khắc phục những vấn đề ở open-plan office

17:38, 09/09/2013

Rất có thể bạn đã từng hoặc đang làm việc trong một văn phòng có không gian mở (open-plan office), là nơi mà có đông người làm việc cùng nhau với nhiều mảng công việc khác nhau. Mô hình văn phòng như thế này hiện đang phổ biến và có những ưu, nhược điểm nhất định.

Một cuộc khảo sát có hệ thống trên những ảnh hưởng của văn phòng mở đó là có thể truyền cảm hứng sáng tạo, ý tưởng, kế hoạch công việc một cách dễ dàng giữa các thành viên ở các bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, văn phòng mở lại là môi trường làm việc vô cùng mất tập trung và người lao động đánh mất hiệu quả công việc đến 66%. Văn phòng mở được chứng minh là có những tác động tiêu cực đến người lao động như cấp độ tiếng ồn lớn, căng thẳng, xung đột, phát sinh các bệnh về tăng huyết áp… Nếu đang làm việc trong môi trường mở như vậy, người lao động phải làm gì để đạt được hiệu quả công việc cao nhất?

Tạo ra một "bức tường ảo"

Theo nghiên cứu của các nhà khoa học, bộ não con người chỉ có khả năng cho tiếp nhận 1,6 cuôc trò chuyện và khi bạn đang tập trung vào cuộc nói chuyện đó, bạn sẽ mất tập trung vào công việc. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tập trung trước những tiếng ồn của các bạn đồng nghiệp khác, bạn có thể tạo ra một “bức tường ảo” xung quanh mình bằng cách gắn vào tai một đôi tai nghe. Khi bạn đã rút lui vào thế giới của mình bằng một đôi tai nghe, chưa chắc bạn đã tập trung và làm việc có hiệu quả nếu thể loại bạn nghe là các chương trình phát thanh trên radio, nhạc có lời… vì những thể loại này tiếp tục chiếm giữ không gian trong bộ não của bạn. Âm nhạc tốt nhất cho việc tập trung đó thuộc về tự nhiên và không đoán trước. Âm nhạc không lời bao quanh giúp bạn ngăn chặn tiếng ồn tốt hơn và không làm bạn phân tâm. Các nhà thần kinh học cho rằng, những âm thanh này có thể giúp cho não của bạn trở nên tập trung sâu hơn, sáng tạo hơn và thư giãn tốt hơn.

Giải pháp đeo tai nghe và nút bịt tai thực sự cần thiết khi bạn phải giải quyết một công việc gấp, cần sự tập trung cao độ, trong khi các bạn đồng nghiệp vẫn cười đùa ngay bên cạnh bạn. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, bạn đừng quá tách rời bản thân khỏi các hoạt động xung quanh văn phòng. Tai nghe và nút bịt tai là những trở ngại trong giao tiếp và không phải lúc nào cũng phù hợp với văn phòng có không gian mở. Hãy sử dụng chúng có chừng mực và khi nào thực sự cần thiết cho những việc cần phải hoàn thành gấp.

Giao tiếp qua Bảng công việc

Bí quyết để giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc và làm việc hiệu quả đó là sự kết hợp hài hòa giữa không gian làm việc với các hoạt động khác nhau. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, phần lớn thời gian của một người là dành cho công việc và phần lớn thời gian ở công sở của họ là ngồi tại bàn làm việc. Những lúc họ đứng lên đi ra khỏi chỗ ngồi của mình, có thể là họ đi ra chỗ lấy nước uống hoặc ra máy photocopy… Tại những chỗ này, bạn hãy đặt một bảng trao đổi công việc. Nếu bạn muốn nói chuyện với ai đó, hoặc trao đổi công việc với một nhóm người trong khi họ đều đang bận việc, bạn có thể viết tất cả những thông tin cần trao đổi lên tấm bảng đó và lúc rảnh việc họ sẽ đảo mắt qua. Bạn cũng có thể đặt một cái bảng nhỏ ngay tại chỗ ngồi của mình, bạn có thể viết “Tôi bận việc từ 8 giờ đến 11 giờ, tôi sẽ giải quyết tất cả các việc sau thời gian đó (trừ với sếp)”, nghe có vẻ thiếu thiện cảm và lạ lùng nhưng hiệu quả và không bị người khác làm phiền vì những việc không cần thiết.

Bày tỏ “thái độ không làm phiền”

Trong một nghiên cứu về Tâm lý học ứng dụng mới được phát hành gần đây đã chỉ ra rằng, những người tìm kiếm sự giúp đỡ để triển khai công việc tốt hơn, nhưng lại thường gặp phải những người đưa ra sự giúp đỡ khiến cho công việc tồi tệ đi. Các nhà khoa học cũng nhấn mạnh rằng xen kẽ giữa việc giúp đỡ người khác và thực hiện công việc của chính mình là phải cáng đáng một công việc quá tải, bởi vì bạn phải có kinh nghiệm và thực sự am hiểu lĩnh vực mà người khác yêu cầu giúp đỡ.

Vậy làm thế nào để bạn không rơi vào tình huống “làm phúc phải tội” này và tập trung toàn bộ vào công việc của mình? Bạn phải thể hiện rõ thái độ với đồng nghiệp của mình là bạn không muốn bị làm phiền trong khoảng thời gian này, tất nhiên là trừ những trường hợp khẩn cấp. Bạn có thể phối hợp, giúp đỡ đồng nghiệp sau khi đã tập trung hoàn thành công việc ưu tiên của mình.

Văn phòng mở không phải phù hợp với tất cả mọi người, nhưng ở đó có những tác động rất lớn đến văn hóa, sự đổi mới và hợp tác. Mọi điều ở đó sẽ trở nên tốt đẹp nếu bạn biết cân bằng tất cả.

Hoàng Hải