Quản lý hoạt động ứng dụng CNTT&CĐS trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng (học sinh và phụ huynh học sinh) tại Trường TH, THCS và THPT

Quản lý trường học phổ thông ngoài công lập thực chất vừa là quản lý một doanh nghiệp vừa là quản lý một nhà trường phổ thông. Điều quan trọng để doanh nghiệp phát triển là nhân tố khách hàng (bao gồm học sinh và phụ huynh học sinh).

Để khách hàng có quyết định sử dụng dịch vụ giáo dục của doanh nghiệp-nhà trường này cung cấp hay không thì phụ thuộc vào nhiều nhân tố như nội dung và chất lượng dịch vụ, chi phí của dịch vụ,  chất lượng đội ngũ cung cấp dịch vụ, thành tích của nhà trường và học sinh đã đạt được trong thời gian gần đây….Tuy nhiên để có được những thông tin đó tiếp cận được với khách hàng tiềm năng và khách hàng của doanh nghiệp-nhà trường là một vấn đề hết sức quan trọng. Đây chính là vấn đề của ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng, nếu làm tốt sẽ giúp cho việc tiếp cận thông tin của khách hàng tiềm năng và khách hàng chính thức được thông suốt, liền mạch, thường xuyên, liên tục. Vì vậy trong bài viết này, nhóm tác giả tiến hành phân tích và đề xuất về những giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số tại Trường Tiểu học, Trung học cơ sở và Trung học phổ thông Đa trí tuệ-Thủ đô Hà Nội nhằm góp phần đẩy mạnh công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng.

Giáo dục và đào tạo được xem là chính sách quan trọng hàng đầu để phát triển ở nhiều nước và Việt Nam. Giải pháp khá quan trọng để phát triển giáo dục là ứng dụng công nghệ số. Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt đề án tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số có nêu “Tận dụng tiến bộ công nghệ để thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong dạy và học, nâng cao chất lượng và cơ hội tiếp cận giáo dục, hiệu quả quản lý giáo dục; xây dựng nền giáo dục mở thích ứng trên nền tảng số, góp phần phát triển Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.”. Việc quản lý hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng (học sinh và phụ huynh) tại Trường Tiểu học, Trung học cơ sở và Trung học phổ thông Đa trí tuệ-Thủ đô Hà Nội đã có một số kết quả tuy nhiên còn có những hạn chế nhất định như chưa triển khai phần mềm quản lý toàn diện mảng tuyển sinh và chăm sóc khách hàng có mức độ tích hợp và liền mạch đầy đủ…đồng thời chưa nhiều những nghiên cứu một cách đầy đủ đối với Quản lý hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng (học sinh và phụ huynh) ở một trường phổ thông nhiều cấp học ngoài công lập tại các cơ sở giáo dục do vậy việc tham khảo mô hình tốt, cách làm hay còn gặp nhiều khó khăn.

Khóa học AI EmpowerED do Trường Phổ thông liên cấp Đa Trí Tuệ (MIS) khởi xướng thu hút gần 200 giáo viên từ nhiều cấp học trên địa bàn Hà Nội tham dự.

Tại Trường Tiểu học, Trung học cơ sở và Trung học phổ thông Đa trí tuệ-Thủ đô Hà Nội, một số nội dung chính của quản lý hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng (học sinh và phụ huynh) bao gồm: (1) xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT; (2) xây dựng hoặc nâng cấp hạ tầng CNTT; (3) triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT; (4) xây dựng các quy định về ứng dụng CNTT; (5) tập huấn đào tạo về ứng dụng CNTT.

Một số khái niệm

Quản lý hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng là quá trình tổ chức, điều hành, giám sát và đánh giá việc sử dụng các công cụ, hệ thống và giải pháp CNTT nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng trong các cơ sở giáo dục.

Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng là việc lập ra một lộ trình cụ thể để đưa các công nghệ số và công cụ kỹ thuật vào quá trình tuyển sinh và quản lý khách hàng (học sinh và phụ huynh) nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển sinh cũng như tạo kênh kết nối với khách hàng (học sinh và phụ huynh) trong việc tiếp nhận các phản ánh của khách hàng và phản hồi cũng như chuyển tải thông tin kịp thời tới khách hàng.

Phần mềm quản lý tuyển sinh và quản lý khách hàng là hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế để hỗ trợ nhà trường, ban tuyển sinh và quản lý khách hàng, giáo viên, học sinh và phụ huynh trong việc tổ chức, theo dõi quá trình tuyển sinh, tạo kênh kết nối với khách hàng (học sinh và phụ huynh) trong việc tiếp nhận các phản ánh của khách hàng và phản hồi cũng như chuyển tải thông tin kịp thời tới khách hàng.

Hiện trạng

Nhà trường là đơn vị đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào rất sớm trong việc hỗ trợ công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng, cụ thể 1 số nét chính như sau:

Về hạ tầng công nghệ thông tin:

(i) Về máy chủ: hệ thống máy và phần mềm cài trên máy chủ đều đặt trên hệ thống hạ tầng đám mây của các nhà cung cấp dịch vụ.

(ii) Về máy trạm cho người sử dụng: trang bị máy tính cho bộ phận tuyển sinh và quản lý khách hàng; trang bị máy tính cho giáo viên chủ nhiệm khối tiểu học, ban giám hiệu; giáo viên khối THPT và THCS tự bố trí máy xách tay để phục vụ yêu cầu cung cấp dịch vụ giáo dục tới học sinh và thông tin tới phụ huynh học sinh. Có 4 phòng máy tính để phục vụ các hoạt động cung cấp dịch vụ giáo dục tới khách hàng (là học sinh); các thông tin chuyển tải tới phụ huynh thông qua kênh mạng tới máy điện thoại của phụ huynh.

(iii)Về hạ tầng mạng: Mạng trong nội bộ nhà trường (giữa các tòa nhà, trong cùng tòa nhà và kết nối đến các phòng, ban) có tốc độ 1Gbps. Có 05 đường internet có băng thông: hai đường mỗi đường 600 Mbps, một đường 400 Mbps, hai đường 120 Mbps.

Về phần mềm quản lý công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý việc tuyển sinh:

Hiện đang sử dụng các phần mềm công cụ phổ biến phục vụ công tác tuyển sinh tại Nhà trường đang dùng như: trang web tuyển sinh giới thiệu về các cấp học (tiểu học, THCS, THPT) và đi kèm là form-web để khách hàng tiềm năng (thường là phụ huynh) có thể kê thông tin cơ bản online; trường hợp khách hàng tiềm năng đến trực tiếp thì được xem tài liệu tuyển sinh giấy và kê thông tin đăng ký tuyển sinh vào form bằng giấy; Bên cạnh đó với những khách hàng tiềm năng có thể chát qua Zalo, Facebook Messenger để tìm hiểu việc tuyển sinh.

Phần mềm quản lý khách hàng:

Thông tin về khách hàng hiện được ghi nhận trên cơ sở dữ liệu ngành giáo dục được cài đặt phần mềm tại Nhà trường và được giáo viên chủ nhiệm và/hoặc Phòng giáo vụ thông tin tới học sinh/ phụ huynh thông qua kênh chủ yếu là bản giấy xuất ra từ cơ sở dữ liệu ngành.

Cả 2 phần mềm (quản lý tuyển sinh và quản lý khách hàng) hiện nay được Nhà trường đang trong giai đoạn Test để so sánh đánh giá tính năng của các phần mềm của các công ty từ đó sẽ chọn phương án đưa vào sử dụng từ năm học 2025-2026.

Về công tác đào tạo sử dụng các công cụ phần mềm và nền tảng số

Tất cả các công cụ phần mềm khi tổ chức triển khai đều tiến hành hướng dẫn, đào tạo, tập huấn ở mức độ khác nhau.

Đánh giá hiện trạng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng bước đầu cũng có thực hiện được phần nào: kết hợp công cụ phần mềm và form, mẫu bằng giấy.

Chưa liên thông, liền mạch giữa các khâu từ đầu đến cuối trên phần mềm, gồm liên kết thông tin tự động từ các kênh mạng xã hội sang phần mềm tuyển sinh và thông tin từ phần mềm CSDL ngành-hoặc phần mềm quản lý dạy và học của nhà trường sang phần mềm kênh thông tin báo cho học sinh và phụ huynh học sinh tin tức về quá trình và kết quả của việc học.

Chưa tiến hành xây dựng và ban hành các quy định của người đứng đầu Nhà trường (cùng với triển khai phần mềm) về việc sử dụng công cụ CNTT an toàn, hiệu quả như: (a) quy định về quy trình sử dụng-vận hành phần mềm, phần mạng (b) quy định về công tác đảm bảo an toàn bảo mật thông tin từ góc độ người sử dụng CNTT, (c) quy định về trách nhiệm của từng từng thành viên tham gia hệ thống CNTT,  (d) quy định về việc cấp phát, thu hồi tài sản hữu hình và vô hình của lĩnh vực ứng dụng CNTT,…..

Hạ tầng mạng đầu tư khá sớm và phù hợp với giai đoạn trước đây và gần đây. Tuy nhiên trong thời gian tới, trường có đưa phần mềm quản lý tuyển sinh và quản lý khách hàng cũng như phần mềm dạy-học-QL giáo dục đầy đủ thì hạ tầng mạng nội bộ tốc độ còn thấp và đã cũ thì khó đảm bảo phục vụ được yêu cầu mới này.

Một số cản trở trong công tác triển khai ứng dụng CNTT tại Nhà trường còn có thêm các yếu tố sau: (i) Chi phí cho đầu tư hạ tầng phần cứng, mạng, phần mềm,…là khá lớn nên khó có thể đầu tư đồng bộ trong một khoảng thời gian ngắn và vừa; (ii) Tâm lý ngại thay đổi trong quá trình ứng dụng CNTT trong việc tuyển sinh và quản lý khách hàng; (iii) Kiến thức, kỹ năng và hiểu biết về ứng dụng CNTT còn hạn chế, mặc dù có thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo tuy nhiên do số lượng và khối lượng nội dung cần tập huấn đào tạo còn lớn và do sự cập nhật về ứng dụng CNTT lại có tần suất lại thường xuyên.

Một số giải pháp đề xuất

Về xây dựng và giám sát thực hiện các quy định

Cùng với việc đưa ứng dụng CNTT vào việc tuyển sinh và quản lý khách hàng thì cần có điều kiện làm cơ sở pháp lý cho việc triển khai là cần song song xây dựng và ban hành các quy định của người đứng đầu Nhà trường (cùng với triển khai phần mềm) về việc sử dụng công cụ CNTT an toàn, hiệu quả như: (a) quy định về quy trình sử dụng-vận hành phần mềm, phần mạng (b) quy định về công tác đảm bảo an toàn bảo mật thông tin từ góc độ người sử dụng CNTT, (c) quy định về trách nhiệm của từng từng thành viên tham gia hệ thống CNTT,  (d) quy định về việc cấp phát, thu hồi tài sản hữu hình và vô hình của lĩnh vực ứng dụng CNTT,…..

Về xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT

Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT của Nhà trường theo hướng: rà soát sắp xếp theo thứ tự độ cấp bách, phạm vi tác động, hiệu quả mang lại và trên cơ sở khả năng nguồn vốn từ chủ trường, từ đó trình chủ trương phê duyệt làm căn cứ thực hiện.

Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin

Nâng cấp đường internet theo hướng đầu tư thiết bị có khả năng gom các đường internet lại với nhau thành tổng băng thông cho toàn trường và phân tải logic các băng thông cho các nhóm nhu cầu uyển chuyển theo thời gian trong ngày tùy theo khu vực nào trong nhà trường cần bao nhiêu;  giúp cho việc phân phối nguồn lực tài nguyên hạ tầng mạng internet được hiệu quả.

Nâng cấp đường mạng nội bộ từ tốc độ 1Gbps lên nấc kế tiếp là 10Gbps để sẵn sàng cho phép 100% giáo viên, học sinh, các nhà quản lý sử dụng và vận hành phần mềm quản lý nhà trường: việc dạy, việc học, việc quản lý.

Khi đầu tư thay thế máy tính (đến hết niên hạn sử dụng) cho các Khối trưởng, cán bộ-nhân viên quản lý thì tiến hành thay thế dần máy tính để bàn (PC, Desktop) thành máy tính xách tay Laptop

Nâng cấp phần mềm ứng dụng CNTT cho công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng

Đầu tư triển khai các phần mềm theo thứ tự ưu tiên như sau để phù hợp hơn với thứ tự nhu cầu cũng như vướng mắc khó khăn về kinh phí đầu tư lớn:

(1)Ưu tiên 1: phần mềm quản lý nhà trường trong đó chức năng dạy, học, quản lý là ưu tiên trước, các chức năng khác ưu tiên sau khi có kinh phí được bố trí.

(2)Ưu tiên 2: phần mềm quản lý tuyển sinh và quản lý khách hàng: tuyển sinh là đầu vào cho phần mềm QL nhà trường và phần mềm QL nhà trường là đầu vào đẩy ra cho phần mềm quản lý khách hàng

(3)Ưu tiên 3: nâng cấp phần mềm học trực tuyến LMS khi cần tăng cường việc học trực tuyến

(4)Ưu tiên 4: triển khai mẫu 1 phòng học công nghệ số để làm điển hình cho việc tận dụng tối đa kho học liệu số và các phần mềm/thiết bị công nghệ số 100% trong học tập.

Tiếp tục đẩy mạnh công tác tập huấn – đào tạo sử dụng các phương tiện CNTT trong tuyển sinh và quản lý khách hàng

Đẩy mạnh các lớp tập huấn – đào tạo theo việc triển khai các phần mềm, hạ tầng mạng,….theo hướng: (1) tăng cường thời gian thực hành, thực hành và thực hành nhiều bởi kỹ năng sử dụng phần mềm và hạ tầng mạng là cần có thực hành thì mới thành thạo  từ đó mới cởi bỏ được tâm lý e ngại vốn đã ăn sâu vào tiềm thức của mỗi người dùng.

Bố trí đội hỗ trợ kỹ thuật phần mềm, phần cứng có đủ số lượng luôn sẵn sàng hỗ trợ ngay và kịp thời cho người sử dụng;  công khai danh sách và lịch trực của đội hỗ trợ lên các phương tiện truyền thông của nhà trường để người sử dụng toàn trường có được mọi thông tin phục vụ hỗ trợ họ ngay và luôn khi cần đến.

Quản lý hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác tuyển sinh và quản lý khách hàng nói riêng và chuyển đổi số nói chung tại Trường tiểu học, THCS & THPT Đa trí tuệ-Thủ đô Hà Nội là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số của ngành Giáo dục nước nhà đang được tổ chức triển khai hết sức quyết liệt và đồng bộ nhằm thực hiện các giải pháp của Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 22/12/2024 về đột phá, phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Yếu tố khoa học-công nghệ-chuyển đổi số đóng góp 1 tỷ lệ khá lớn trong các nền kinh tế-XH cũng như nền giáo dục của các quốc gia đi trước Việt Nam. Chỉ có tận dụng được sức mạnh của khoa học-công nghệ-chuyển đổi số thì một quốc gia mới có thể vượt qua được bẫy thu nhập trung bình, cũng như đưa nền giáo dục của quốc gia đó sang một nấc thang mới trong tiến trình phát triển.

ThS. Hoàng Dương, ThS. Bùi Thế Phương