Xây dựng môi trường làm việc kết nối, linh hoạt

06:34, 07/02/2013

Nhiều khảo sát cho thấy, ngồi làm việc tại văn phòng , trong môi trường được cho là “gò bó, chật hẹp” thì chỉ có 3% năng lực sáng tạo được phát huy, khi đó bán cầu não trái làm chủ tư duy, hành động. Nhưng, khi chuyển sang môi trường làm việc tương tác , linh hoạt, mọi lúc, mọi nơi thì khả năng sáng tạo có thể đạt tới 35%. Mọi hoạt động của cá nhân làm việc trong môi trường tương tác, kết nối sẽ được làm chủ bởi bán cầu não phải, từ đó thúc đẩy phát huy tối đa năng lực tư duy sáng tạo, hiệu quả công việc đạt mức tối ưu nhất.

Đối với ngành CNTT-VT, công việc đòi hỏi hàm lượng chất xám cao, nhưng để có môi trường làm việc lý tưởng, tự do thì còn chưa phổ biến, chỉ số ít tập đoàn, doanh nghiệp lớn có được môi trường làm việc hiệu quả, khai thác được tối đa năng lực của nhân viên như Google, Apple,… Và Cisco là một trong những điển hình xây dựng môi trường làm việc kết nối, có tính tương tác, linh hoạt cao.

Làm việc, họp “di động”

Tại các văn phòng của Cisco trên toàn thế giới, nhiều nhân viên không cần một chỗ làm việc cố định bởi vì bản chất công việc của họ không bắt buộc họ phải ngồi một chỗ ngày này qua ngày khác. Thay vào đó, mỗi khi đến văn phòng Cisco, họ có thể chọn bất kỳ chỗ làm việc nào còn trống phù hợp với yêu cầu của họ ở thời điểm đó, từ một bàn làm việc cá nhân ở một khu vực yên tĩnh... cho đến một khu vực lễ tân với ghế sô-fa để tổ chức các cuộc họp nhóm tức thời… hay một phòng họp chính thức, khép kín... một mặt quầy bar để đứng kiểm tra email hay thực hiện một cuộc gọi điện thoại.

Ví dụ về Thiết kế sơ đồ mặt bằng của Không gian làm việc kết nối của Cisco thể hiện nhiều phong cách làm việc

Môi trường văn phòng có tính mở và linh hoạt này được gọi là Cisco Connected Workplace (Môi trường làm việc Được kết nối của Cisco), và được các sinh viên tốt nghiệp mới được tuyển dụng đánh giá rất cao. Ông Nick Choy, một chuyên gia phân tích CNTT của Cisco cho biết: “Môi trường làm việc linh hoạt này rất giống với thư viện trong trường đại học của tôi, nó là một môi trường rất tiện nghi. Và việc cầm máy tính xách tay đến những địa điểm khác nhau cho những hoạt động khác nhau và kết nối thông qua mạng không dây ở mọi nơi là một cách thức quen thuộc được tôi sử dụng để thực hiện công việc của mình”.

Đại diện Cisco chia sẻ về mô hình làm việc kết nối, tương tác

Những phản hồi từ nhân viên Cisco làm việc tại một trong những môi trường làm việc linh hoạt đã cho thấy những đáp ứng tích cực với thiết kế văn phòng mới: 77% thích môi trường làm việc mới, và 82% đạt được mức độ hài lòng với công việc cao hơn. 82% cho biết thiết kế mới đó giúp cải thiện hoạt động truyền thông. 80% cho biết việc tìm một phòng họp đã trở nên dễ dàng hơn, và 62% cho biết việc tìm được một chỗ ngồi yên tĩnh cũng không còn khó khăn vì đã có thêm nhiều không gian phục vụ mục đích này.

Tối ưu hóa sự thích nghi

Có lẽ, làm việc từ xa không chỉ hình thành thói quen tích cực, mà đang dần trở thành nét văn hóa riêng của Cisco: 70% nhân viên làm việc từ nhà ít nhất một ngày mỗi tuần, 47% cộng tác giữa các múi giờ, 43% sử dụng thiết bị di động cho công việc, 41% làm việc bên ngoài nước Mỹ, 38% làm việc ở một địa điểm khác với nhà quản lý của họ, 6% hoàn toàn làm việc từ xa.

Hình minh họa: Tại một buổi hội thảo của Cisco, các phóng viên, nhà báo hai đầu Hà Nội, Sài Gòn, thảo luận qua giải pháp hội nghị truyền hình.

Việc triển khai truy cập mạng LAN và cung cấp các máy laptop kết nối không dây là bước đi đầu tiên hướng tới giải phóng nhân viên khỏi bàn làm việc của họ. Những giải pháp thay thế cho máy điện thoại để bàn, như là tính năng Di động Kéo dài (Extension Mobility), các phần mềm chạy trên máy laptop và các thiết bị di động với một số điện thoại hợp nhất (Single Number Reach), đã xóa bỏ yếu tố cuối cùng buộc mọi người phải ngồi làm việc tại một chỗ cố định. Các công cụ cộng tác đã làm gia tăng các phương thức mà con người có thể sử dụng để gặp gỡ và chia sẻ thông tin, không phụ thuộc vào địa điểm.

Các công cụ video đã cho phép nhân viên gặp gỡ và làm việc cùng nhau, một cách trực tiếp, từ bất cứ đâu trên toàn cầu. Rất nhiều trong số những công nghệ này còn hỗ trợ các phong cách làm việc linh hoạt có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của nhân viên của Cisco và văn hóa làm việc mang tính cộng tác toàn cầu của công ty.

Một lớp học điện tử, ứng dụng Giải pháp video trên máy desktop

Công nghệ video đã thực sự mang lại ý nghĩa rất lớn. Giải pháp video trên máy desktop đã mở rộng xu thế này và biến video trở nên thuận tiện hơn, bởi vì các phòng họp Telepresence gần như lúc nào cũng kín lịch sử dụng.Video không chỉ giúp nhân viên xây dựng các nhóm làm việc, nó còn giúp khách hàng gặp gỡ các chuyên gia của Cisco một cách dễ dàng hơn để giúp giải quyết các vấn đề của họ, bởi vì đội ngũ chuyên gia giờ đây bao gồm bất kỳ nhân viên nào của Cisco trên toàn thế giới.

Công nghệ Video cũng giúp phá bỏ những rào cản. Gần như mọi thành viên đều sử dụng giải pháp IP TV trực tuyến của Cisco một cách rất thường xuyên để chia sẻ thông tin về công ty trên toàn bộ tổ chức. Nhân viên có thể truy cập các chương trình video này trong ngày, hoặc xem nội dung video đã được ghi lại vào những thời điểm thuận tiện hơn.

Ngoài ra, các công cụ cộng tác Web 2.0 như là Cisco Quad (một giải pháp tích hợp các blog posts, tài liệu, tiểu blog, video, phần mềm điện thoại, thông tin trạng thái, nhắn tin tức thời,...), và trang chia sẻ video nội bộ cũng cho phép mọi người làm việc cùng nhau một cách nhịp nhàng kể cả khi có nhiều khác biệt về múi giờ.

Thiện Tâm