Công ty Điện lực Vĩnh Phúc ứng dụng văn phòng điện tử
Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc số hóa công tác văn thư lưu trữ đã trở thành xu thế, nhằm đáp ứng nhu cầu về tra cứu phục vụ sự phát triển kinh tế – xã hội khi tài liệu ngày càng nhiều.
Tại Công ty Điện lực Vĩnh Phúc, sự thật rằng trong nhiều năm, khối hồ sơ hình thành trong đó có nhiều tài liệu lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy như: Hồ sơ khách hàng dùng điện, hồ sơ quản lý đầu tư xây dựng, hồ sơ quản lý kỹ thuật… Với số lượng hơn 1.148 cặp tương đương với 148m giá tài liệu và 5.087 bộ hồ sơ giấy các loại. Đây là một lượng hồ sơ lớn, gây trở ngại cho người khai thác sử dụng và tìm kiếm. Mặt khác, các tài liệu ở dạng này phải chịu tác động cơ học của con người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi rất công phu, tốn kém.
Chính vì lẽ đó, cần có một hình thức lưu trữ mới phù hợp với xu hướng lưu trữ hiện nay, đáp ứng nhu cầu tra cứu hồ sơ, kiểm tra, kiểm soát quá trình một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đó chính là số hóa hồ sơ quản lý và nó đã được Công ty Điện Lực Vĩnh Phúc thực hiện và triển khai quyết liệt trong thời gian qua.
Trong công tác hồ sơ lưu trữ, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả là vấn đề hết sức quan trọng. Do đó số hoá hồ sơ là bước đi tất yếu đối với mọi doanh nghiêp. Số hoá hồ sơ sẽ khắc phục triệt để các tồn tại của hình thức lưu trữ truyền thống, nâng cao tuổi thọ của tài liệu gốc cũng như tiết kiệm diện tích lưu trữ.
Công ty Điện lực Vĩnh Phúc ứng dụng văn phòng điện tử.
Tự động hoá các quy trình nhờ chuyển đổi số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cho doanh nghiệp. Việc chuyển đổi số trong công tác văn phòng giúp chuẩn hoá quy trình làm việc, nhờ đó tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động, giúp người lao động có nhiểu thời gian để giải quyết các công việc khác. Ngoài ra điều này còn giúp tạo liên kết giữa các đơn vị, tăng cường truyền thông nội bộ.
Thời gian qua, Công ty Điện lực Vĩnh Phúc đã đẩy mạnh chuyển đổi số trong mọi hoạt động SXKD, đặc biệt là trong công tác dịch vụ khách hàng. Công ty đã số hóa hợp đồng mua bán điện, lưu trữ hồ sơ điện tử khách hàng dùng điện. Việc áp dụng hợp đồng điện tử và phương thức điện tử trong cung cấp dịch vụ điện là bước tiến phù hợp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phát triển thương mại điện tử để minh bạch, đa dạng hoá trong giao tiếp với khách hàng, hỗ trợ rút ngắn quá trình cung cấp dịch vụ, nâng cao năng suất lao động, giúp tiết kiệm chi phí kinh doanh, đơn giản và thuận tiện trong quản lý, giám sát việc triển khai giải quyết yêu cầu khách hàng.
Với những nỗ lực đó, tập thể CBCNV Công ty Điện lực Vĩnh Phúc quyết tâm thực hiện tốt chủ đề năm 2021 “Chuyển đổi số trong tập đoàn Điện lực quốc gia Việt Nam”.
PV
