Tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản để được trừ thuế

Theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), các khoản chi trả tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu doanh nghiệp muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Đây là một trong những nội dung đáng chú ý, tác động trực tiếp đến hoạt động tài chính - kế toán của doanh nghiệp kể từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 15/12/2025, cụ thể hóa nhiều quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, nhằm tăng cường kỷ cương pháp luật về thuế, đồng thời thúc đẩy minh bạch hóa các dòng tiền trong nền kinh tế. Trong đó, Điều 9 của Nghị định quy định chi tiết các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cùng những điều kiện bắt buộc mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

Theo khoản 1 Điều 9, ngoài yêu cầu khoản chi phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, một điều kiện quan trọng là khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đặc biệt, đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Quy định này áp dụng cho việc mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác, trong đó bao gồm cả tiền lương, tiền công trả cho người lao động.

Ảnh minh hoạ.

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, không có chứng từ chuyển khoản hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp, thì khoản chi đó sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nói cách khác, việc trả lương bằng tiền mặt vượt ngưỡng quy định sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, kéo theo nghĩa vụ thuế cao hơn.

Quy định này được đánh giá là bước siết chặt quản lý thuế, đồng thời phù hợp với chủ trương hạn chế thanh toán tiền mặt, thúc đẩy thanh toán qua ngân hàng và các phương thức điện tử. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc gắn điều kiện khấu trừ thuế với hình thức thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ phục vụ mục tiêu quản lý thuế mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.

Bên cạnh quy định về hình thức thanh toán tiền lương, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng mở rộng, làm rõ các nhóm khoản chi được trừ, tạo hành lang pháp lý tương đối đầy đủ cho doanh nghiệp trong quá trình hạch toán chi phí. Ngoài các chi phí trực tiếp phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, luật cho phép doanh nghiệp được trừ nhiều khoản chi mang tính xã hội, nhân văn và phát triển bền vững.

Cụ thể, các khoản chi cho nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh; huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ; các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật đều được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp cũng được hạch toán chi phí hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp, chi cho giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Trong bối cảnh Việt Nam cam kết mạnh mẽ với các mục tiêu phát triển bền vững, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 cũng cho phép doanh nghiệp được trừ các khoản chi nhằm giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon, hướng tới mục tiêu net zero, miễn là các khoản chi này gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Tuy nhiên, điểm xuyên suốt và mang tính nguyên tắc của hệ thống quy định mới là yêu cầu tăng cường tính minh bạch trong quản lý chi phí. Dù thuộc bất kỳ nhóm nào, các khoản chi về cơ bản đều phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, trừ những trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại quy trình chi trả tiền lương, tổ chức hạch toán kế toán và quản trị dòng tiền một cách chặt chẽ, bài bản hơn.

Việc bắt buộc chuyển khoản đối với tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên được đánh giá là bước đi quan trọng nhằm hạn chế thanh toán tiền mặt, phòng ngừa gian lận thuế, đồng thời góp phần chuẩn hóa hoạt động tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Trong dài hạn, quy định này không chỉ giúp cơ quan thuế tăng hiệu quả quản lý mà còn thúc đẩy doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch và phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia.