6 mẹo thuê ngoài dành cho doanh nghiệp nhỏ

6 điều bạn cần lưu ý trước khi lựa chọn một đối tác để thuê ngoài.

Như hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều biết, bạn không thể làm hoặc quán xuyến tất cả mọi thứ. Một số công việc (nhân sự và kế toán) thường được để lại cho các chuyên gia trong lĩnh vực này.

Tất nhiên, không phải mọi doanh nghiệp nhỏ và vừa đều có đủ khả năng để thuê ngoài hết các chức năng, dù trong nhiều trường hợp lợi ích của nó là rất rõ ràng. Dưới đây là 6 điều bạn cần lưu ý trước khi lựa chọn một đối tác để thuê ngoài.

1.   Hiểu rõ năng lực cốt lõi và những hạn chế

“Thuê ngoài thực hiện các chức năng của doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian và có thể được thực hiện bởi ai đó ngoài tổ chức”, Sara Slettebo, Chủ tịch ReMilNet, một công ty chuyên hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và hiệu quả kinh doanh, nói. Ví dụ, “ReMilNet đã thuê ngoài hoạt động nhân sự kể từ 2008. Với việc các nhân viên làm việc ở các bang khác nhau, thì việc có một nhân viên từ bên ngoài chuẩn bị, xử lý và lưu trữ hồ sơ là hiệu quả về mặt chi phí hơn là một nhân viên của công ty đảm nhận”, bà nói. “Kết qủa là, công việc của chúng tôi rất suôn sẻ và luôn đúng thời gian, chúng tôi luôn cập nhật kịp thời các chính sách mới ở mỗi bang tác động đến nhân viên của mình và toàn bộ số hồ sơ đều được đưa lên mạng trong một môi trường an toàn. Đây là một trong những quyết định thuê ngoài hiệu quả nhất của chúng tôi.”

 2.   Xác định các mục tiêu

“Xác định rõ ràng các mục tiêu thuê ngoài: tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng, hiệu suất, kỹ năng phụ”, Adrienne Johnson, Giám đốc truyền thông doanh nghiệp tại CorpInfo, công ty cung cấp dịch vụ quản trị, hạ tầng tư vấn và đám mây, nói. Cần phải làm rõ các mục tiêu, nhu cầu và sự hỗ trợ kỳ vọng trong việc lựa chọn đúng đối tác và ký hợp đồng thuê ngoài.”

“Xác lập các biện pháp đo lường hoạt động và kết qủa cụ thể cho nhà cung cấp dịch vụ của bạn trước khi đi đến quyết định một mối quan hệ”, Aalap Shah, đồng sáng lập SoMe Connect, một công ty marketing số, nói. “Các mối quan hệ thuê ngoài bị đổ vỡ là bởi vì kỳ vọng chưa rõ ràng, bên đi thuê thì quá vội vàng rũ bỏ trách nhiệm khi đặt toàn bộ kỳ vọng vào bên cho thuê, trong khi bên cho thuê dịch vụ lại quá bận rộn để xác định cho rõ họ cần mang lại cái gì cho bên đi thuê. Vì vậy cần có biện pháp đo lường để đảm bảo mối quan hệ lâu dài, có lợi cho cả 2 bên.”

 3.   Tìm đúng đối tác

“Thuê ngoài bất cứ phần việc nào là việc làm rất quan trọng và không phải là thứ để coi nhẹ”, Maria Black, Chủ tịch ADP TotalSource, nói. Điều quan trọng là bạn phải coi công ty mà bạn muốn thuê ngoài như một đối tác, không phải như một nhà cung cấp.”

Ví dụ, bà nói: “Nếu bạn đang xem xét thuê ngoài chức năng nhân sự của doanh nghiệp bạn, điều quan trọng là phải thăm dò năng lực của đối tác tiềm năng về tất cả mọi khía cạnh của vấn đề nhân sự và phải hiểu luật.”

Đồng thời, cũng phải ghi nhớ rằng “quá trình lựa chọn đối tác thuê ngoài có thể mất thời gian,”bà nói. Hãy xem xét kỹ năng lực của họ, hỏi một nhà tư vấn thực thụ xem họ biết gì về tổ chức này, kiểm tra các nền tảng truyền thông xã hội của công ty và yêu cầu cung cấp một số nguồn tham khảo.” Dù quá trình này mất thời gian, nhưng điều giá trị là một đối tác đúng đắn lựa chọn được sẽ mang lại cho bạn hiệu suất gia tăng và cho phép bạn tập trung vào các mục tiêu doanh nghiệp của mình”, bà nói.

“Hãy chọn một nhà cung cấp phù hợp và làm việc với họ như một đối tác thực sự”, Andy Childs, Phó chủ tịch phụ trách Marketing của Paychex, nói. Và “dành sự chú ý cho mô hình dịch vụ của họ. Đảm bảo rằng nhà cung cấp thực sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực của mình.”

“Đối tác lựa chọn phải hiểu được lĩnh vực kinh doanh, sứ mệnh và mục tiêu của khách hàng”, Johnson nói. “Khách hàng phải cảm nhận được lợi ích của họ là rất quan trọng với đối tác và đối tác cần thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ đối với lợi ích của khách hàng.”

4.      Đảm bảo có người trong tổ chức có thể quán xuyến mối quan hệ này toàn thời gian

“Điều quan trọng là phải hiểu thuê ngoài rất cần cái nhìn bao quát”, Michael Beck, Giám đốc Marketing và tăng trưởng của Earth Class Mail, nói. Các doanh nghiệp đang xem xét đi thuê ngoài cần ai đó trong tổ chức của mình có thể cung cấp những hướng dẫn chi tiết và sẵn sàng trả lời về mọi thứ liên quan, từ đó dự án hoạt động được trôi chảy.

5.      Duy trì sự kiểm soát đối với dữ liệu

“Phát triển web và mobile có thể dễ dàng thuê ngoài thực hiện, nhưng đừng để toàn bộ mã sản phẩm của bạn bị kiểm soát 100% bởi một công ty bên ngoài”, Mark Tuchscherer, Chủ tịch kiêm đồng sáng lập Geeks Chicago, nói. “Bởi nếu có gì đó không may xảy ra, bạn sẽ mất quyền kiểm soát sản phẩm của mình. Bạn cũng có thể mất luôn cả mã (hay website của mình) và rất vất vả mới có thể lấy lại quyền kiểm soát.”

“Hãy đảm bảo có cam kết dịch vụ và xác định hoạt động của doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng sẽ được đo lường và giám sát như thế nào”, Johnson nói.

6.      Hãy thận trọng với sự an toàn dữ liệu

 “Cực kỳ cẩn thận với việc thuê ngoài bất cứ cái gì liên quan đến an toàn của website hay sản phẩm của bạn”, Tuchscherer nói. Nếu điều gì đó tương tự xảy ra, bạn sẽ phải là người chịu trách nhiệm về tất cả, ngay cả nếu đó là do công ty thuê ngoài gây ra. Một cơn ác mộng liên quan tới luật pháp và những giá đắt phải trả.

 Vì vậy, hãy chắc chắn khi cân nhắc hợp tác với các bên thứ ba để đảm bảo họ tuân thủ đúng những quy tắc thực hành và đảm bảo cho dữ liệu của bạn an toàn.

Cẩm Thịnh (theo tapchibcvt.gov.vn)