8 thủ thuật nâng cao cho người dùng Word

12:56, 30/05/2013

Thủ thuật định dạng là một phần quan trọng nhằm cải thiện khả năng đọc tài liệu và cung cấp một cái nhìn trực quan cho người sử dụng tài liệu. Với 8 thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn sử dụng các định dạng đó một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Loại bỏ định dạng khi sao chép

Khi sao chép nội dung văn bản từ một nguồn khác, thậm chí là trong một tài liệu Word, mặc định Word sẽ giữ lại các định dạng nguồn nội dung của nó trên văn bản mới, bạn có thể loại bỏ các định dạng nguồn của nội dung như kiểu chữ, cỡ chữ, khoảng cách giữ các dòng… bằng các bước sau :

Sao chép nội dung vào Clipboard bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
Trên tài liệu đích, đặt con trỏ nháy tại vị trí muốn dán và sau đó nhấn vào thẻ Home (trên phiên bản Microsoft Word sử dụng ribbon).
Trong nhóm Clipboard, chọn tùy chọn Keep Text Only từ thanh đổ xuống Paste như hình dưới đây. Trên Word 2003, chọn tùy chọn Keep Text Only từ biểu tượng Paste Options sau khi dán nội dung.

Chèn ngắt vùng

Việc phân chia một tài liệu Word thành các vùng khác nhau cho phép bạn áp dụng các định dạng khác nhau cho từng vùng tùy theo từng mục đích sử dụng tài liệu. Ví dụ bạn có thể thiết lập một trang nào đó là trang nằm ngang trong khi các trang khác trong tài liệu là trang đứng. Hoặc bạn muốn tiêu đề header và số trang sẽ thay đổi trên các trang khác nhau. Dùng ngắt vùng, bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau khi cần thiết.

Để chèn một ngắt vùng, bạn vào thẻ Page Layout và chọn tùy chọn Breaks trên nhóm Page Setup. Đối với Word 2003, để sử dụng ngắt vùng bạn có thể vào Insert và chọn Break. Các loại ngắt vùng bạn có thể chèn là:

Next Page: bắt đầu một vùng mới trên trang kế tiếp. Thích hợp để bắt đầu một chương trong tài liệu.
Continuous: bắt đầu vùng mới trên cùng một trang. Thích hợp cho việc thay đổi định dạng.
Even Page: bắt đầu vùng mới trên trang chẵn kế tiếp.
Odd Page: bắt đầu một vùng mới trên trang lẻ kế tiếp.

Hai tùy chọn Even Page và Odd Page thích hợp với việc bạn muốn các chương trong tài liệu sẽ bắt đầu ở trang chẵn hoặc trang lẻ.

Trong trường hợp muốn xóa một dấu ngắt vùng, bạn cần phải hiện mã định dạng tài liệu bằng cách nhấn vào biểu tượng Show/Hide trên nhóm Paragraph ở thẻ Home. Đối với Word 2003, biểu tượng Show/Hide nằm trên thanh công cụ Standard. Để xóa ngắt vùng, hãy chọn dòng chữ Section Break như hình sau và nhấn phím Delete.

Gỡ bỏ định dạng

Việc loại bỏ các định dạng một văn bản không phải là khó. Có nhiều cách khác nhau để có thể làm điều này. Khi muốn loại bỏ một định dạng duy nhất như in đậm hoặc in nghiêng, bạn có thể chọn văn bản và nhấn vào một tùy chọn thích hợp, hầu hết là bật tắt. Chẳng hạn, nhấn vào biểu tượng Bold hoặc Italic để bật hoặc tắt định dạng in đậm hoặc in nghiêng. Bạn có thể vào hộp thoại Font và bỏ chọn các tùy chọn để gỡ bỏ thêm các định dạng khác.

Nếu muốn gỡ bỏ tất cả định dạng, có một phương pháp nhanh hơn đó là bạn chọn văn bản cần gỡ bỏ định dạng, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Spacebar. Phím tắt này sẽ gỡ bỏ tất cả các định dạng ngoại trừ các định dạng được định nghĩa của Style được áp dụng trong tài liệu. Để loại bỏ định dạng của một đoạn văn bản, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Q.

Loại bỏ đường thẳng biên

Nếu bạn gõ ba dấu gạch ngang và nhấn Enter, Word sẽ thay thế chúng bằng một đường thẳng liền mạch kéo dài từ trái sang phải. Có những lúc bạn gõ ba dấu gạch ngang ngay phía dưới văn bản, Word sẽ tạo ra đường thẳng đó và gắn nó như một định dạng đóng khung dưới của đoạn văn bản đó.

Nếu bạn muốn gỡ đường thẳng biên này thì sao? Bạn chọn đoạn văn bản và đường thẳng đó. Kế tiếp nhấn vào No Border trên nhóm Paragraph như hình sau. Đối với Word 2003, tùy chọn này nằm trên thanh công cụ Formatting.

Dùng Find And Replace để thêm định dạng

Thông thường bạn sử dụng tính năng Find And Replace của Word để tìm và thay thế văn bản. Nhưng bạn có thể sử dụng tính năng này để thêm định dạng. Ví dụ, bạn muốn thêm định dạng của đoạn văn bản nào đó từ in đậm và chuyển sang kết hợp với in nghiêng thì phải làm thế nào. Hãy làm theo các bước sau:

Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find And Replace.
Tại thẻ Replace, nhấn vào More.
Đặt con trỏ tại vị trí ô văn bản bên cạnh Find what, chọn Format -> Font. Sau đó chọn Bold từ danh sách Font style. Nhấn OK.
Đặt con trỏ tại vị trí ô văn bản bên cạnh Replace with, chọn Format -> Font. Sau đó chọn Italic từ danh sách Font style như bạn có thể thấy ở hình dưới đây.
Nhấn Replace All.

Thêm văn bản được định dạng như một mục của AutoCorrect

Tính năng AutoCorrect giúp giảm thời gian nhập liệu cũng như hạn chế lỗi gõ sai chính tả, nhưng nó cũng có thể lưu các định dạng văn bản. Chỉ cần bạn lưu văn bản với các định dạng thích hợp như một mục của AutoCorrect như sau:

Nhập và định dạng văn bản. Chẳng hạn gõ Xã hội Thông tin và định dạng nó thành in đậm và in nghiêng.
Chọn đoạn văn bản Xã hội Thông tin, sau đó nhấn File, chọn Options, và sau đó nhấn Proofing ở khung bên trái. Đối với Word 2007, bạn nhấn vào nút Office, nhấn Word Options, và sau đó chọn Proofing ở khung bên trái. Đối với Word 2003, bạn nhấn vào AutoCorrect Options từ Tools.
Nhấn vào nút AutoCorrect Options trong vùng AutoCorrect options. (Bỏ qua bước này đối với Word 2003).
Word sẽ điền văn bản được chọn ngay tại mục With.
Chọn vào tùy chọn Formatted Text.
Gõ xhtt ngay tại mục Replace như hình sau.
Nhấn Add.
Nhấn OK hai lần (đối với Word 2003 chỉ nhấn OK một lần).

Giảm khoảng cách giữa các đoạn

Một thay đổi đối với người dùng Microsoft Word phiên bản mới nhất chính là khoảng cách giữa các đoạn được tăng lên. Khoảng trắng giữa các đoạn này không phải là một dòng nên bạn không thể xóa nó. Nếu bạn không muốn dùng nhiều không gian giữa các đoạn, bạn có thể làm theo các bước sau:

Nhấn vào thẻ Home.
Nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ ngay tại góc dưới phải trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph.
Đánh vào tùy chọn Don’t add space between paragraphs of the same style.
Nhấn vào Set As Default. Nhấn OK.

Vô hiệu hóa cập nhật Style

Word cho phép bạn cập nhật Style hiện hành được sử dụng trong văn bản khi bạn tiến hành thêm các định dạng văn bản. Thao tác này có thể gây khó chịu cho người dùng nếu như họ muốn sử dụng các Style chính gốc trong Word, không sử dụng thêm các định dạng khác. Vì vậy nếu muốn vô hiệu hóa việc cập nhật Style, bạn có thể làm như sau :

Nhấn vào thẻ Home.
Hiển thị danh sách Style bằng cách nhấn vào liên kết biểu tượng mũi tên bên góc dưới phải trong nhóm Styles. Đối với Word 2003, nhấn vào Styles and Formatting trên thanh công cụ Formatting.
Chọn Style muốn thiết lập. Chẳng hạn như Title.
Chọn Modify từ danh sách đổ xuống.
Bỏ dấu chọn trước tùy chọn Automatically update. Tùy chọn này sẽ không thể thiết lập đối với các Style mặc định trong Word như Normal. Nhấn OK.

Mặc định, Word sẽ không kích hoạt tùy chọn Automatically update, nhưng người dùng có thể vô tình kích hoạt tính năng này. Việc vô hiệu nó sẽ giúp giữ định dạng cho một Style hiện tại.

Lê Viễn Trình