Công chứng điện tử hoạt động như thế nào?

Chính phủ vừa ban hành quy định chi tiết về công chứng điện tử, mở ra kỷ nguyên mới cho hoạt động công chứng tại Việt Nam. Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch quan trọng mà không cần đến trực tiếp văn phòng công chứng.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 có hiệu lực từ 01/7/2025, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, trong đó quy định về văn bản công chứng điện tử.

Theo quy định mới, công chứng điện tử được thực hiện theo hai hình thức chính. Văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình đã được quy định rõ ràng. Người dân có thể lựa chọn công chứng trực tiếp hoặc trực tuyến tùy theo nhu cầu và tính chất giao dịch.

Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng cho toàn bộ các giao dịch dân sự. Điều này có nghĩa người dân có thể thực hiện hầu hết các thủ tục quan trọng mà không cần di chuyển đến văn phòng công chứng.

Ảnh minh họa

Đặc biệt, các văn bản công chứng giấy truyền thống có thể được chuyển đổi thành định dạng điện tử. Những văn bản này vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Mỗi văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link riêng biệt để người dùng có thể kiểm tra tính xác thực. Hệ thống này giúp ngăn chặn việc làm giả và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thực hiện.

Công chứng điện tử được áp dụng đối với nhiều loại giao dịch dân sự. Tuy nhiên, pháp luật quy định rõ giao dịch và văn bản công chứng điện tử là hành vi pháp lý đơn phương khác. Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

Thậm chí, các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài cũng được phép thực hiện công chứng điện tử theo quy định. Điều này tạo thuận lợi cho người Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại các quốc gia khác.

Các tài khoản để thực hiện việc công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử theo quy định.

Quy trình thực hiện công chứng điện tử

Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng. Giao dịch công chứng điện tử trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng.

Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định pháp luật.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghhe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định để công chứng viên đối chiếu.

Việc ký số của các bên tham gia giao dịch được thực hiện dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Quy định này đảm bảo tính chặt chẽ và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tất cả các bên liên quan.

Khi cần sửa đổi hoặc bổ sung thông tin, hệ thống sẽ tạo trang văn bản mới có chứa nội dung cập nhật. Trang sửa đổi này được đính kèm với văn bản gốc và xuất hiện đồng thời khi người dùng truy cập.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử

Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ ở dạng thông điệp dữ liệu. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 68 của Luật Công chứng. Trường hợp công chứng điện tử trực tuyến thì tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7m tạo thuận tiện cho toàn xã hội. Ảnh: Chinhphu

Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm văn bản công chứng điện tử có thể tham chiếu được theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công chứng viên đã thực hiện việc công chứng, người tham gia giao dịch hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan khi có sự đồng ý của người tham gia giao dịch.

Việc triển khai công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lớn cho người dân. Thay vì phải sắp xếp thời gian đến văn phòng công chứng, họ có thể hoàn thành các thủ tục quan trọng ngay tại nhà hoặc văn phòng.

Doanh nghiệp cũng hưởng lợi lớn từ quy định mới này. Các giao dịch thương mại, hợp đồng kinh doanh có thể được công chứng nhanh chóng, giúp tăng tốc độ triển khai dự án và giảm thiểu chi phí vận hành.

Hệ thống công chứng điện tử còn góp phần hiện đại hóa hoạt động hành chính công, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia. Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng thất lạc tài liệu.

Công chứng điện tử là bước đầu hiện đại hóa dịch vụ pháp lý, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công chứng dễ dàng hơn. Việc ứng dụng công nghệ số trong lĩnh vực này sẽ góp phần xây dựng chính quyền điện tử, phục vụ tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp và người dân.