Đăng ký doanh nghiệp qua mạng đơn giản hơn nhờ dữ liệu số liên thông

Nghị định 296/2026/NĐ-CP cho phép cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác dữ liệu số sẵn có thay bản sao giấy tờ, đồng thời rút gọn thao tác nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng từ ngày 23/07/2026.

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định về đăng ký doanh nghiệp, hiệu lực từ ngày 23/07/2026. Điểm cốt lõi nằm ở chỗ cơ quan đăng ký kinh doanh dùng dữ liệu số sẵn có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia để thay một phần giấy tờ, đồng thời rút gọn thao tác khi người dân nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Điều chỉnh mới gắn liền với hướng chuyển đổi số dịch vụ công mà Chính phủ theo đuổi nhiều năm qua. Khi dữ liệu giữa các cơ quan kết nối và chia sẻ ổn định, phần việc thủ công của người dân giảm dần, còn hệ thống thông tin gánh vai trò kiểm tra, đối chiếu và cấp kết quả.

Với người khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ, mỗi lần cắt bớt một loại giấy tờ hay một thao tác tải lên đều rút ngắn thời gian gia nhập thị trường. Cơ chế mới hướng tới trải nghiệm một cửa số, nơi người dùng khai một lần và hệ thống tự luân chuyển thông tin giữa các cơ quan liên quan. Đó cũng là mục tiêu mà quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo đuổi khi chuyển dần từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử.

Người dùng đăng nhập định danh điện tử để đăng ký doanh nghiệp qua mạng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Định danh điện tử trở thành cửa vào quy trình trực tuyến

Để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử. Từ điểm truy cập đó, người dùng vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai nội dung, tải giấy tờ cần thiết và thanh toán phí, lệ phí nếu phát sinh.

Tài khoản định danh điện tử giữ vai trò trục xác thực cho toàn bộ quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Cơ chế xác thực số giúp cơ quan quản lý gắn mỗi hồ sơ với một danh tính rõ ràng, hạn chế tình trạng mạo danh và giảm nhu cầu nộp bản giấy để chứng minh nhân thân. Đây cũng là nền tảng để mở rộng các dịch vụ công trực tuyến khác trên cùng một tài khoản định danh điện tử.

Sau khi hoàn tất kê khai, người nộp thanh toán phí, lệ phí nếu phát sinh rồi xác thực điện tử để gửi hồ sơ. Hệ thống cấp giấy tiếp nhận cùng lịch hẹn trả kết quả dưới dạng điện tử. Thông tin đăng ký sau đó chuyển sang hệ thống của ngành thuế để cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế phối hợp xử lý. Người nộp đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để theo dõi phản hồi và nhận kết quả.

Người trực tiếp ký được giảm một số thao tác số

Quy trình tiếp theo phụ thuộc việc người nộp hồ sơ có thẩm quyền ký văn bản đăng ký doanh nghiệp hay chỉ thực hiện thủ tục theo ủy quyền. Cách phân luồng giúp hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua mạng xác định đúng yêu cầu chữ ký cho từng loại hồ sơ.

Nếu người nộp hồ sơ đồng thời là người có thẩm quyền ký, các giấy đề nghị hoặc thông báo đã kê khai trực tiếp trên hệ thống và chỉ cần chữ ký của chính người đó sẽ không phải ký số, ký trực tiếp rồi tải lên thêm một lần nữa. Thao tác lược bớt giúp rút ngắn thời gian và giảm rủi ro sai sót khi phải thao tác lặp trên nhiều bản tài liệu.

Cơ chế lược bớt nêu trên chỉ áp dụng với biểu mẫu có nội dung kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu một người ký. Với văn bản cần chữ ký của nhiều người, hoặc hồ sơ còn giấy tờ khác, người nộp vẫn phải bảo đảm tài liệu có chữ ký số hoặc chữ ký trực tiếp, chuyển thành văn bản điện tử rồi tải lên hệ thống.

Trường hợp làm thủ tục theo ủy quyền, người nộp kê khai thông tin và tải đầy đủ giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ. Các tài liệu vẫn cần chữ ký số hoặc chữ ký trực tiếp theo quy định và thể hiện dưới dạng điện tử. Quy định giữ nguyên yêu cầu pháp lý về chữ ký nhưng dịch chuyển toàn bộ thao tác sang môi trường số.

Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng được điều chỉnh từ ngày 23/07/2026.

Cơ quan Nhà nước tự khai thác dữ liệu đã có

Một thay đổi khác của quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng nằm ở trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, giúp giảm thành phần hồ sơ. Cơ quan phải chủ động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cùng các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành khác thay vì yêu cầu người dân nộp lại.

Khi dữ liệu đã kết nối và có thể sử dụng, cá nhân, tổ chức không phải nộp lại bản sao các giấy tờ đã có trên hệ thống. Nhóm giấy tờ gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, đăng ký thuế, đăng ký đầu tư; văn bản chấp thuận việc nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần; một số giấy phép hoạt động, văn bản của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc quyết định đã có hiệu lực của tòa án.

Cơ chế miễn nộp lại giấy tờ không áp dụng đồng loạt trong mọi trường hợp. Phạm vi thông tin dùng thay hồ sơ phụ thuộc khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu và hiển thị trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu không thể khai thác dữ liệu, hoặc thông tin tìm được chưa đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn có quyền yêu cầu người làm thủ tục bổ sung bản sao giấy tờ. Cùng lúc, cá nhân, tổ chức phải cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin sai lệch trong các cơ sở dữ liệu liên quan.

Với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ, một số nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền có thể thay bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý, đầu tư vốn Nhà nước tại doanh nghiệp.

Nghị định mới bổ sung trách nhiệm của người thành lập doanh nghiệp, chủ sở hữu, cổ đông và thành viên công ty. Các chủ thể phải kê khai trung thực, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hồ sơ, thực hiện đúng quy định với tài sản góp vốn và không đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện trực tuyến, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp vẫn có thể đề nghị dừng thủ tục theo quy định nếu không muốn tiếp tục xử lý hồ sơ đã nộp.

Nhìn từ góc chuyển đổi số, việc dữ liệu liên thông giữa đăng ký kinh doanh, thuế và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cho thấy hướng vận hành mà nhiều dịch vụ công đang tiến tới. Người dân giảm thao tác nhập liệu trùng lặp, cơ quan quản lý dựa vào dữ liệu số để đối chiếu, còn hồ sơ giấy lùi dần khỏi quy trình. Mức độ thuận lợi thực tế của việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng sẽ tùy thuộc năng lực kết nối và chất lượng dữ liệu mà từng địa phương duy trì trong thời gian tới.