Hà Nội số hóa tài liệu tạo cơ sở dữ liệu dùng chung

UBND Hà Nội triển khai kế hoạch số hóa toàn bộ tài liệu các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể giai đoạn 2025-2026, tạo cơ sở dữ liệu dùng chung phục vụ sáp nhập cơ quan và xây dựng chính quyền điện tử.

Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội Nguyễn Trọng Đông vừa ký ban hành Kế hoạch số 155/KH-UBND ngày 5/6/2025 về việc triển khai Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn Thành phố Hà Nội". Kế hoạch này nhằm hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu khối Đảng, chính quyền và đoàn thể.

Hệ thống công khai thông tin đất đai TP. Hà Nội. Ảnh chụp màn hình

Hà Nội đặt mục tiêu xây dựng nền tảng dữ liệu lớn cho hệ thống chính quyền điện tử và đô thị thông minh. Hệ thống này sẽ phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hiệu quả và minh bạch. Việc số hóa cũng hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.

Năm 2025, Hà Nội tập trung chỉnh lý và số hóa tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện và cấp xã. Các tài liệu được ưu tiên số hóa gồm những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực. Thành phố đồng thời xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung.

Đến năm 2026, Hà Nội mở rộng phạm vi chỉnh lý và số hóa tài liệu khối Đảng, chính quyền cấp thành phố và khối đoàn thể ba cấp. Hà Nội cũng hoàn thiện, phát triển kho cơ sở dữ liệu về cấu trúc, thiết kế, tính năng để khai thác sử dụng hiệu quả.

Theo Kế hoạch, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội đóng vai trò cơ quan thường trực, giúp Hà Nội tổ chức triển khai kế hoạch. Trung tâm này chủ trì xây dựng quy trình triển khai các hạng mục và báo cáo kết quả thực hiện.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính quận Tây Hồ

Sở Khoa học và Công nghệ TP. Hà Nội chủ trì thẩm định phương án kỹ thuật, công nghệ và đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu cài đặt kho và lưu trữ dữ liệu.

Các cơ quan Đảng và chính quyền cấp xã trên địa bàn TP. Hà Nội trước sáp nhập phải bàn giao đầy đủ tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền tiếp quản. Sau sáp nhập, các cơ quan này nhận bàn giao tài liệu từ cơ quan tiếp quản cho Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội.

Hà Nội yêu cầu tài liệu cần số hóa phải được chỉnh lý đúng nghiệp vụ, phân loại theo khối cơ quan, xác định thời hạn bảo quản. Quy trình loại trừ những tài liệu trùng thừa, hư hỏng để đảm bảo chất lượng dữ liệu.

Mỗi tài liệu sẽ được quét thành file PDF/A hai lớp, bóc tách thành các trường dữ liệu và hình thành siêu dữ liệu. Cách thức này cho phép truy xuất, tích hợp và chia sẻ dữ liệu dễ dàng.

Cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung phải đảm bảo an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ. Hệ thống sẽ kết nối với các nền tảng cơ sở dữ liệu quốc gia như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, cán bộ. Thành phố tận dụng nguồn lực hiện có, kết hợp thuê dịch vụ để tăng tốc độ triển khai nhưng vẫn đảm bảo tính bền vững và kiểm soát nhà nước.