Mẹo Excel: Sao chép dữ liệu động & Đổi dấu phân cách phần ngàn

Trong quá trình tạo bảng tính bằng Excel (trong bộ Office của hãng Microsoft), nhiều vấn đề thường được người dùng thắc mắc, nhưng không thể xử lý bằng cách thiết lập trực tiếp trên Excel.

1. Làm sao để sao chép dữ liệu động?

Vấn đề: Các ô trong bảng tính của Excel có thể được tạo ra từ các ô khác, gọi là dữ liệu động, nghĩa là khi giá trị của các ô tạo nên nó có sự thay đổi thì giá trị trong ô dữ liệu động này cũng thay đổi theo. Theo đó, các ô chứa dữ liệu động chỉ lưu địa chỉ của các ô khác và các hàm, phép toán. Vì vậy, đối với cùng một bảng tính, bạn có thể sao chép các ô chứa dữ liệu động, bằng cách gán địa chỉ. Tuy nhiên, nếu ô chứa dữ liệu gốc bị xóa mất thì các ô liên quan do nó tạo ra cũng không còn giá trị. Lúc này, muốn tạo một ô chứa dữ liệu động từ các ô khác, mà không muốn ô mới này có sự liên quan đến ô giữ giá trị gốc thì bạn phải xử lý như sau.

Cách xử lý: Rất đơn giản, bạn hãy chọn các ô chứa nội dung động, rồi chọn Copy (phím tắt: Ctrl + C). Sau đó, mở ứng dụng Notepad có sẵn trong Windows (Start Menu > All Programs > Accessories) > nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu vừa sao chép được. Tiếp theo, sao chép các dữ liệu này ngược lại bảng tính Excel cần dùng.


Lưu ý: Cách này chỉ dùng được khi các ô chứa dữ liệu động cần sao chép nằm liên tiếp sau. Ngoài Notepad, bạn cũng có thể sử dụng một bảng tính Excel mới để lưu tạm dữ liệu khi xử lý.

2. Làm sao để đổi dấu phân cách phần ngàn từ chấm (,) thành chấm (.)?

Vấn đề: Mặc định, Windows thiết lập dấu phẩy (,) là dấu phân cách phần ngàn cho chữ số. Vì vậy, để thay đổi ký hiệu này, bạn không thể thực hiện trên Excel mà cần phải xử lý trên Windows.


Cách xử lý: Bạn vào Start > Control Panel > chọn Clock, Language, and Region > Change the date , time or number format.


Trên cửa sổ Region and Language hiện ra, bạn chọn thẻ Formats, rồi nhấn vào Additional settings… > thay đổi dấu phẩy (,) trong ô Digit grouping symbol thành dấu chấm (.). Xong, nhấn OK > OK.