Một số gợi ý sản phẩm sáng tạo CNTT cho học sinh trung học

Các cuộc thi Tin học về lập trình và sản phẩm sáng tạo đã cơ bản tạo ra sự bình đẳng cho học sinh ở mọi miền Tổ quốc. Giờ đây, việc lập trình, điều khiển Rô-bốt không chỉ dành cho các bạn học sinh thành phố, mà các bạn học sinh ở các vùng điều kiện kinh tế khó khăn cũng được hỗ trợ, tiếp cận trực tiếp. Tuy nhiên, bài viết này tập trung gợi ý một ý tưởng nhỏ nhưng tạo ra một sản phẩm hữu ích, phục vụ nhu cầu hàng ngày và quan trọng nhất là phù hợp với kiến thức, trình độ và khả năng của học sinh trung học.

Từ năm 2022, Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ triển khai môn Tin học ở lớp 3, 7, 10. Theo đó môn Tin học sẽ xuyên suốt từ lớp 3 tới lớp 12 và nội dung lập trình chiếm thời lượng đáng kể. Trong đó, Tin học là môn học bắt buộc từ lớp 3 tới lớp 9 và là môn học lựa chọn giống như các môn Vật lý, Hóa học, Sinh học, Địa lý… đối với học sinh bậc THPT. Vì vậy, việc đưa các bài toán ứng dụng thực tế giúp học sinh thực hành, vận dụng những kiến thức đã học trên lớp, đồng thời rèn luyện tư duy lô-gic, kích thích khả năng sáng tạo.

Đối với học sinh trung học, bài toán đặt ra trong Tin học có thể dựa vào quá trình quan sát, tìm tòi hoặc cũng có thể đơn giản với mục đích giúp đỡ bố mẹ, người thân thực hiện những công việc thủ công có tính chất lặp đi, lặp lại bằng cách sử dụng công cụ máy tính. Chúng ta cùng tìm hiểu bài toán sau:

1. Mô tả, khảo sát bài toán

Bài toán 1. Hiện nay, các Sở, Ban, Ngành, UBND quận, huyện, thị xã xử lý rất nhiều văn bản. Thí dụ, hàng ngày, bộ phận Văn thư của Sở Y tế một địa phương tiếp nhận trung bình 200 công văn đến và phát hành gần 150 công văn đi. Với lượng công văn lớn như vậy, trước đây Sở Y tế dùng phần mềm Quản lý văn bản của Trung tâm Tin học - Công báo Thành phố. Sau này, Sở Y tế chuyển sang sử dụng phần mềm Văn bản mới của Công ty cổ phần Tin học Tân Dân.

Cả hai phần mềm này đều đã cài đặt mô-đun cho phép tự động đính kèm các văn bản đã Scan lên Server nhưng với tên file Scan phải được đặt đúng theo mẫu chuẩn của phần mềm. Tuy nhiên, tên file đúng theo mẫu chuẩn của phần mềm rất dài nên bộ phận Văn thư của Sở Y tế đã rất vất vả khi gõ tên file dài, đôi khi còn gõ nhầm với số lượng văn bản đến/đi nhiều như kể trên.

Vì vậy nhu cầu bức thiết cần phải có một tiện ích cho phép gõ tắt tên văn bản, tiện ích được thiết kế sẽ giúp Văn thư chuyển tên gõ tắt thành tên đúng theo mẫu chuẩn (các phần mềm Quản lý Văn bản hiện tại chưa thiết kế mô-đun này).

Hình 1: Tên các file Scan theo mẫu chuẩn của phần mềm quản lý văn bản.

Bài toán 2. Văn bản đặc thù là các văn bản phát hành với số lượng lớn như tại Sở Y tế gồm:

1. Quyết định tuyển dụng viên chức (năm 2021 Sở Y tế phát hành 3.137 quyết định tuyển dụng cho các thí sinh trúng tuyển viên chức vào ngành Y tế).

2. Công văn về việc phê duyệt danh sách người nước ngoài nhập cảnh vào làm việc tại Thành phố (năm 2020 Ban chỉ đạo công tác phòng chống dịch, bệnh Covid-19 phát hành 1.559 công văn thuộc loại này).

3. Giấy chứng nhận mắc bệnh, tật, dị dạng, dị tật có liên quan đến phơi nhiễm với chất độc hóa học (năm 2020 Sở Y tế cấp 252 giấy chứng nhận thuộc loại này).

Đặc trưng của các văn bản phát hành này là số lượng rất lớn, số trang từng loại mỗi văn bản như nhau và Văn thư thường cho số hiệu văn bản liên tiếp nhau cho những văn bản loại này.

Nếu Scan văn bản từng văn bản đặc thù theo cách thông thường sẽ mất hai loại thời gian: Thời gian Scan văn bản và Thời gian gõ tên file Scan văn bản. Như vậy, Scan văn bản loại này theo kiểu thủ công bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gian.

2. Phân tích, giải quyết bài toán

Đây là hai bài toán đơn giản trong thực tế hoàn toàn có thể được phân tích và giải quyết bởi học sinh trung học sử dụng kiến thức về vòng lặp và xử lý file hệ thống, cụ thể như sau:

Bài toán 1: Ở đây, tại các Sở, Ban, Ngành, UBND quận, huyện, thị xã thường phân loại Văn bản thành: Văn bản đến và Văn bản đi. 

Văn bản đến gồm các loại: Công văn, Quyết định, Giấy mời, Khẩn, Mật, Văn bản quy phạm pháp luật,…

Văn bản đi (văn bản phát hành) gồm các loại: Công văn, Quyết định, Giấy mời, Khẩn, Mật, Hợp đồng,…

Riêng văn bản Mật không Scan để lưu trên phần mềm Quản lý Văn bản nhằm đảm bảo tuân thủ tuyệt đối chế độ lưu trữ.

Khi sử dụng phần mềm Quản lý văn bản của Trung tâm Tin học Công báo -Thành phố hay của Công ty Cổ phần Tin học Tân Dân, bộ phận Văn thư đều phải gõ các loại văn bản trên theo đúng mẫu sau:

Bảng 1. Bảng đặt tên file Scan theo đúng mẫu chuẩn của phần mềm 

Trong đó:

- cv/qd/gm/k/qppl/cvdi/qddi/gmdi/kdi/hddi: tên loại Sổ văn bản.

- 41 là số thứ tự của văn bản trong Sổ văn bản nêu trên.

- 2021 là năm nhận văn bản đến hoặc phát hành văn bản đi.

- 1 là đây là số thứ tự từng phần của file văn bản Scan.

Qua khảo sát nghiệp vụ của bộ phận Văn thư, chúng ta nhận thấy có thể giảm thiểu việc gõ tên file văn bản Scan bằng cách: Không cần gõ dấu “-”, không nhất thiết phải gõ năm, không nhất thiết phải gõ số thứ tự từng phần của file Scan. Nếu có văn bản khác năm 2021 hoặc số thứ tự từng phần của file văn bản Scan khác 1 thì có thể gõ tên đúng theo mẫu chuẩn (số lượng các file này rất ít).

Ta có bảng gõ tắt sau:

Bảng 2. Bảng đặt tên gõ tắt file Scan theo mẫu mới

Do lượng công văn đến bao giờ cũng nhiều hơn công văn đi nên tiện ích cài đặt cho phép đổi tên khi người dùng chỉ cần gõ 41, tiện ích sẽ đổi thành cv-41-2021-1

Như vậy, việc xây dựng tiện ích cho phép đổi tên gõ tắt này sẽ giúp bộ phận Văn thư giảm thiểu được 66,67% số phím cần gõ. Điều đó có nghĩa, bộ phận Văn thư giảm được ít nhất một nửa thời gian Scan văn bản so với thông thường.

Bài toán 2: Chúng ta có thể giảm thời gian Scan các văn bản loại này bằng cách: tập hợp các văn bản đặc thù cùng loại thành một bộ, sắp xếp số hiệu của các văn bản này theo thứ tự liên tiếp. Sau đó Scan bộ này thành một file PDF duy nhất.

File Scan được phân chia nhỏ bằng phần mềm ILovePDF.

Dùng phần mềm trực tuyến https://www.ilovepdf.com/split_pdf miễn phí, có sẵn trên Internet để phân chia văn bản vừa Scan thành các văn bản con. Xây dựng tiện ích mới này để đặt tên lại toàn bộ các văn bản con đã phân chia. Như vậy ta sẽ không mất thời gian đặt tên thủ công bằng tay cho từng file văn bản đã Scan như phương pháp truyền thống. Kết quả: tiện ích giảm đến 70% thời gian Scan những văn bản đặc thù thuộc loại này.

Kết quả sau khi sử dụng tiện ích mới xây dựng:

Các file Scan sau khi phân chia được đặt tên lại bằng tiện ích đặt tên nhanh hàng loạt các văn bản đặc thù.

Như vậy, rõ ràng chỉ bằng các kiến thức đơn giản về vòng lặp, xử lý file hệ thống, sử dụng các phần mềm có sẵn cùng việc phân tích rõ các yêu cầu, học sinh trung học có thể xây dựng tạo nên các tiện ích, ứng dụng hiệu quả phục vụ nhu cầu đặt ra, giúp giải phóng công sức, thời gian cho người lao động.

 Nguyễn Tô Sơn