Nâng tầm quản lý tri thức và hiệu suất công việc bằng chiến lược xây dựng "bộ não thứ hai"

Bước vào kỷ nguyên mới, Tổng bí thư Tô Lâm đã nhấn mạnh trong bài viết về chuyển đổi số nhân dịp ngày quốc khánh 2/9 rằng "đặc trưng của lực lượng sản xuất là sự kết hợp hài hòa giữa con người và trí tuệ nhân tạo; dữ liệu trở thành một tài nguyên, trở thành tư liệu sản xuất quan trọng; đồng thời quan hệ sản xuất cũng có những biến đổi sâu sắc, đặc biệt là trong hình thức sở hữu và phân phối tư liệu sản xuất số". Chiến lược xây dựng "bộ não thứ hai" là cách tiếp cận hình thành nên một loại tư liệu sản xuất mới được sở hữu bởi các cá nhân và tổ chức với mục đích mở rộng năng lực trí tuệ con người trong quản lý tri thức và hiệu suất công việc.

Tầm quan trọng của quản lý tri thức

Tổng giá trị của một nền kinh tế có thể được xác định bằng lượng vốn vật chất và vốn con người. Vốn vật chất là tài sản hữu hình sử dụng trong sản xuất như đất đai, nhà cửa, máy móc và công cụ. Vốn con người là tài sản vô hinh liên quan đến kiến thức và khả năng thể hiện của con người bao gồm kinh nghiệm, sự khôn ngoan, các kỹ năng, các mối quan hệ, ý thức và trực giác của họ. Vốn con người khi được kết hợp với các quy trình, các mối quan hệ khách hàng trong sản xuất kinh doanh sẽ tạo ra vốn tri thức/trí tuệ.

Trong các nền kinh tế hiện đại, vốn con người luôn có giá trị lớn hơn nhiều lần vốn vật chất. Theo một kết quả nghiên cứu tại Mỹ, tổng vốn con người được ước tính gấp 5 đến 10 lần vốn vật chất. Tri thức bao gồm các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được xem là yếu tố cốt lõi của vốn con người. Quản lý tri thức có mục đích tạo ra môi trường nuôi dưỡng con người thực hành việc chia sẻ, học tập và cộng tác với nhau để cùng đạt được sự tiến bộ. Hiện nay, quản lý tri thức đã trở thành kỹ năng thiết yếu giúp những người lao động trí óc làm việc hiệu quả hơn trong nền kinh tế tri thức toàn cầu đang phát triển nhanh.

Quản lý tri thức trong tất cả các doanh nghiệp luôn luôn đi đôi với các biện pháp giúp nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng và cải thiện các mối quan hệ để đạt tới kết quả cuối cùng là tăng trưởng đi kèm với lợi nhuận mang lại lớn hơn. Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) đã xác định quá trình quản lý tri thức gồm năm bước chủ chốt là: i) nhận diện tri thức; ii) tạo tri thức; iii) lưu trữ tri thức; iv) chia sẻ tri thức; và v) áp dụng tri thức. Quá trình này thường phải được diễn ra có tính hệ thống trong một tập thể có tổ chức.

Con người có vai trò, vị trí ở trung tâm của quá trình quản lý tri thức. Do đó, tính hiệu quả trong quản lý tri thức của một tổ chức là kết quả tự nhiên từ các hoạt động liên quan đến quản lý tri thức cá nhân và tri thức đội nhóm. APO đã xuất bản một cuốn sách giới thiệu về các phương pháp và công cụ thực hành quản lý tri thức ở cấp độ cá nhân và đội nhóm như động não (brainstorming), nắm bắt kiến thức và ý tưởng, hỗ trợ ngang hàng, kể chuyện truyền cảm hứng, café tri thức, cộng đồng thực hành, mạng xã hội, cơ sở tri thức,... Các phương pháp này thường được triển khai đi cùng với việc áp dụng một số phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ người dùng nâng cao hiệu suất công việc như ghi chú điện tử, quản lý thư viện tài liệu, wikis, blog, trao đổi nhóm nội bộ, hỏi đáp kiến thức, v.v.

 Hình ảnh minh họa quản lý tri thức và vốn con người (nguồn ChatGPT).

Sự kết hợp giữa não bộ và công nghệ số để tạo ra bộ não thứ hai

Con người có năng lực vượt trội so với các loài khác ở khả năng sáng tạo, tạo ra các công nghệ trợ giúp để vượt qua được các giới hạn của bản thân. Do đó công nghệ được xem như là phần mở rộng, tạo thêm năng lực cho con người. Ví dụ chúng ta có các phương tiên giao thông cho phép mở rộng khả năng đi lại của đôi chân; các camera, ống nhòm cho phép mở rộng khả năng quan sát của đôi mắt;... Một cách tương tự, ý tưởng về "bộ não thứ hai" xuất phát từ việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số như một phần mở rộng khả năng cho bộ não (thứ nhất) của con người. Nó cho phép lưu trữ, sắp xếp và quản lý tri thức một cách hiệu quả, nhằm hỗ trợ bộ não con người trong việc ghi nhớ và xử lý thông tin.

Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên mới với sự bùng nổ của thông tin và dữ liệu. Giống như tất cả các bộ phận cơ thể khác, bộ não con người cũng có những giới hạn riêng về lượng thông tin có thể ghi nhớ và xử lý. Thay vì phải ghi nhớ mọi thứ trong bộ não sinh học, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú như Notion, Evernote, Obsidian hay Roam Research để ghi chép, lưu trữ các ý tưởng và thông tin quan trọng. Đồng thời, ứng dụng cho phép sắp xếp thông tin theo các kết nối logic mà người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng lại khi cần.

Hơn thế nữa, xây dựng bộ não thứ hai là cách tiếp cận có hệ thống để thu thập, sắp xếp và lưu trữ thông tin theo cách mà nó có thể được truy cập và sử dụng hiệu quả. Người dùng không chỉ lưu trữ thông tin mà còn phát triển tri thức từ những gì họ đã thu thập được trong bộ não thứ hai. Tiago Forte đã đề xuất phương pháp xây dựng bộ não thứ hai bao gồm bốn bước chính được viết tắt là CODE: thu thập (Capture), sắp xếp (Organize), chắt lọc (Distill), và thể hiện (Express).

Đầu tiên, toàn bộ các ý tưởng, thông tin, ghi chú được thu từ nhiều nguồn phải được liên tục lưu lại một cách có hệ thống giống như việc ghi chép nhật kí hàng ngày. Sau đó, chúng sẽ phải được đánh nhãn, sắp xếp theo cách để có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng sau này. Tiago Forte khuyến nghị sử dụng một hệ thống phân loại gọi tắt là PARA theo bốn nhóm gồm: các dự án đang thực hiện (Projects), các lĩnh vực thuộc trách nhiệm dài hạn (Areas), các tài nguyên tham khảo (Resources), lưu trữ các thông tin không còn sử dụng (Archives). Tiếp theo, tri thức có thể được tạo ra từ việc chắt lọc các thông tin cốt lõi và quan trọng từ dữ liệu thô đã được thu thập. Phương pháp thực hiện ở đây là tóm tắt, rút ra những ý chính hoặc tạo ra mối liên kết giữa những thông tin rời rạc. Cuối cùng, người dùng sẽ sử dụng tri thức chắt lọc để tạo ra sản phẩm hoặc kết quả mới như viết bài, lập kế hoạch hay trình bày ý tưởng.

Rõ ràng, ý tưởng về một bộ não thứ hai có thể so sánh tương đương việc thiết lập một hệ thống quản lý tri thức cá nhân. Nó mang lại các lợi ích cho con người bao gồm:

－   Tăng cường trí nhớ: Giúp lưu trữ thông tin mà không cần phải ghi nhớ tất cả mọi thứ trong đầu.

－   Nâng cao khả năng sáng tạo: Cung cấp một không gian để tổ chức và kết nối các ý tưởng mới.

－   Cải thiện năng suất: Giúp nhanh chóng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức.

－   Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về thông tin, giúp đưa ra quyết định chính xác hơn.

Ngoài ra, vì bộ não thứ hai được tạo ra bằng một công cụ kĩ thuật số nên hoàn toàn có thể được lưu giữ lâu dài như một di sản. Khi đó, dù con người không thể có cuộc sống trường tồn nhưng các kí ức, giá trị tri thức do họ tạo ra trong bộ não thứ hai sẽ được truyền lại cho các thế hệ tiếp theo. Vì vậy, có thể nói bộ não thứ hai là một loại tài sản số, cần được bảo vệ quyền tác giả giống như các chương trình máy tính và bộ dữ liệu. Việc khai thác, kế thừa sử dụng dữ liệu được tạo ra từ bộ não thứ hai phải được cấp phép bởi tác giả hoặc người có quyền liên quan. 

Phần mềm công cụ thiết lập bộ não thứ hai

Các ứng dụng ghi chú và tổ chức lưu trữ thông tin đang ngày càng được cải tiến để đáp ứng nhu cầu sử dụng như là một hệ thống quản lý tri thức cá nhân. Do đó, các tính năng tiện ích của phần mềm công cụ hiệu suất như quản lý danh sách công việc cần làm, quản lý lịch làm việc, quản lý kế hoạch dự án, quản lý cộng tác theo nhóm,... được xem xét tích hợp hoặc bổ sung vào trong cùng một phần mềm. Đây chính là loại hình ứng dụng kiểu tất cả trong một (all-in-one) dùng để tạo ra một bộ não thứ hai hỗ trợ toàn diện hơn cho con người.

Hiện nay có rất nhiều công cụ kiểu này bao gồm cả phần mềm thương mại và phần mềm nguồn mở. Chúng có các tính năng và cách tiếp cận thiết kế ứng dụng cũng rất khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều có thể được so sánh, đánh giá trên các đặc điểm chức năng nổi bật chính sau đây.

－   Ghi chú và thu thập thông tin:  Cho phép người dùng ghi lại ý tưởng hoặc lưu lại thông tin một cách nhanh chóng dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh và video.

－   Sắp xếp và tổ chức: Cho phép người dùng sắp xếp thông tin vào các thư mục hoặc sử dụng thẻ để phân loại; hỗ trợ cấu trúc hóa thông tin để lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu; thực hiện liên kết chéo các thông tin liên quan để tạo ra một sơ đồ tri thức.

－   Chắt lọc và tổng hợp: Cho phép người dùng đánh dấu ghi nhớ các phần quan trọng, tóm tắt nội dung hoặc tạo ra các điểm chính từ dữ liệu văn bản.

－   Trình bày và thể hiện: Cho phép thể hiện nội dung thông tin để xuất bản dưới dạng các tài liệu có thể chia sẻ như HTML, PDF; ngoài ra có thể tích hợp trình bày một cách hiệu quả thông tin được trích xuất ra từ các ứng dụng chuyên dùng khác như lịch, email, chat, hay công cụ hỗ trợ thiết kế hình ảnh, quản lý dự án.

－   Tìm kiếm và truy xuất: Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh văn bản hoặc lọc thông tin theo các tiêu chí tùy chỉnh bằng các truy vấn dạng cơ sở dữ liệu.

－   Chia sẻ và cộng tác: Cho phép tạo lập không gian làm việc theo nhóm để chia sẻ dữ liệu và làm việc cộng tác trong các hoạt động quản lý tri thức.

－   Tự động hóa và đồng bộ hóa: Cho phép tạo lập các nút chức năng hỗ trợ tự động hóa các tác vụ lặp lại để tăng hiệu suất; đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị mà người dùng sử dụng.

－   Bảo mật và quyền riêng tư: Lưu trữ dữ liệu theo nguyên tắc tại máy tính cục bộ trước (local-first) để đảm bảo quyền riêng tư; dữ liệu trao đổi, đồng bộ giữa các thiết bị trên mạng phải được mã hóa để đảm bảo tính bảo mật.

－   Trợ lý ảo AI: Tích hợp sẵn công nghệ AI tạo sinh để hỗ trợ người dùng tự động tạo văn bản từ âm thanh, sinh văn bản tóm tắt hoặc trả lời thông tin trên nguồn dữ liệu lưu trữ; tạo giao tiếp thân thiện bằng ngôn ngữ tự nhiên giữa người dùng với trợ lý ảo đã được cá thể hóa trên nguồn dữ liệu có trong bộ não thứ hai.

Không phải tất cả các phần mềm đều có thể đáp ứng đầy đủ các tính năng ở trên. Đặc biệt, các phần mềm nguồn mở như Anytype, Appflowy, Logseq có sự chú trọng hơn vào tính bảo mật và quyền riêng tư. Đây là các phần mềm được xây dựng theo nguyên tắc lưu trữ dữ liệu cục bộ (local-first) và sử dụng giao diện native chạy trên đa nền tảng (Windows, Mac, Linux, iOS, Android). Các phần mềm thương mại thường có cách tiếp cận xây dựng trên môi trường web-based với dữ liệu của người dùng được lưu trữ trên đám mây. Appflowy là phần mềm có các tính năng khá dễ dùng, một sự lựa chọn thay thế tương đồng cho phần mềm thương mại Notion. Phần mềm này đang nhận được nhiều người yêu thích trong cộng đồng nguồn mở với khoảng 58k sao trên Github.

Để tăng cường hỗ trợ hiệu suất công việc, phần mềm bộ não thứ hai có thể được tích hợp. sử dụng kết hợp cùng với các phần mềm công cụ khác, ví dụ như ứng dụng đánh dấu nội dung đọc (readwise.io), ứng dụng vẽ bảng trắng (miro.com), ứng dụng thiết kế hình vẽ (draw.io), ứng dụng ghi hình video (loom.com), v.v.. Khi đó dữ liệu sẽ được trích xuất tự động từ các ứng dụng tích hợp để có thể đồng bộ và thể hiện trong phần mềm bộ não thứ hai.

Sử dụng công cụ bộ não số vào quản lý tri thức doanh nghiệp

Năng suất lao động ở Việt Nam hiện nay đang còn kém xa nhiều nước trong khu vực, chỉ bằng 1/3 so với Malaysia và đặc biệt là chỉ bằng 1/10 so với Singapore. Nguyên nhân chủ yếu là nằm ở cơ cấu ngành nghề kinh tế của chúng ta chưa được chuyển đổi sang các lĩnh vực cần sử dụng nhiều tri thức và nguồn lực lao động chất lượng cao. Các doanh nghiệp của Việt Nam đang có tỉ trọng đóng góp lớn vào khoảng 60% GDP của cả nước. Do vậy, nâng cao hiệu quả quản lý tri thức trong các doanh nghiệp sẽ là chìa khóa giúp chúng ta cải thiện được vị trí xếp hạng về năng suất trên thế giới.

Quản lý tri thức trong doanh nghiệp luôn được bắt nguồn từ việc thực hành quản lý tri thức cá nhân và đội nhóm. Nếu xem bộ não thứ hai là phần mở rộng cho bộ não của từng người lao động, thì bộ não số doanh nghiệp là nơi tập trung quản lý thông tin, tri thức tập thể. Do đó các công cụ xây dựng bộ não thứ hai hoàn toàn có thể được dùng vào mục đích xây dựng hệ thống quản lý tri thức trong doanh nghiệp. Nó đòi hỏi sự thay đổi nhận thức và nâng cao kĩ năng quản lý tri thức của từng cá nhân trong toàn doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cũng có những điểm khác biệt quan trọng giữa quản lý tri thức trong doanh nghiệp với quản lý tri thức cá nhân. Thứ nhất, bảo vệ tri thức là hoạt động đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp (cùng với quá trình nhận diện, tạo, lưu trữ, chia sẻ và áp dụng tri thức). Tri thức là tài sản vô hình nhưng có giá trị cao đối với doanh nghiệp. Việc bảo vệ tri thức giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, và duy trì sự tin cậy của khách hàng cũng như đối tác. Giải quyết sự xung đột giữa chia sẻ và bảo vệ tri thức trong doanh nghiệp là một thách thức quan trọng.       Để tối ưu hóa việc chia sẻ tri thức mà vẫn đảm bảo an toàn thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước cơ bản dưới đây:

－   Xác định mức độ nhạy cảm của tri thức: Phân loại tri thức dựa trên mức độ nhạy cảm để quyết định phạm vi và đối tượng chia sẻ. Điều này giúp bảo vệ những thông tin nhạy cảm trong khi vẫn khuyến khích chia sẻ những tri thức ít nhạy cảm hơn.

－   Xây dựng văn hóa chia sẻ an toàn: Tạo ra một môi trường khuyến khích sự chia sẻ, nhưng đồng thời nâng cao nhận thức về bảo mật thông tin. Nhân viên cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin cũng như các quy trình bảo vệ cần thiết.

－   Thiết lập quy trình chia sẻ rõ ràng: Phát triển các quy trình và chính sách chia sẻ tri thức rõ ràng, định rõ cách thức và công cụ nào được sử dụng để chia sẻ thông tin trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp.

－   Ứng dụng công nghệ bảo mật và hợp tác: Sử dụng các công cụ và nền tảng công nghệ cho phép chia sẻ thông tin một cách an toàn, chẳng hạn như phần mềm quản lý tri thức có tính năng mã hóa và phân quyền truy cập.

－   Phân quyền truy cập theo vai trò: Thực hiện phân quyền truy cập theo vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập vào thông tin phù hợp.

－   Đào tạo và phát triển kỹ năng: Cung cấp các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ và nhận thức về bảo mật cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về cách chia sẻ tri thức một cách an toàn.

－   Đánh giá và cải tiến liên tục: Thường xuyên đánh giá và cải tiến các chính sách và quy trình chia sẻ và bảo vệ tri thức. Điều này giúp đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ luôn cập nhật và hiệu quả.

Thứ hai, tri thức tập thể phải là kết quả của sự tích lũy và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm dựa trên một khuôn khổ đã được thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức. Người dùng sẽ không có sự tự do hoàn toàn như trong cách sắp xếp, tổ chức thông tin ở hệ thống quản lý tri thức cá nhân. Ngược lại, hệ thống quản lý tri thức của doanh nghiệp sẽ yêu cầu người dùng tạo lập và chia sẻ tri thức theo các biểu mẫu và quy trình chặt chẽ hơn. Do vậy, công cụ và nền tảng công nghệ sử dụng cần phải có các tính năng cho phép tùy biến cao trong định nghĩa cấu trúc cơ sở dữ liệu và hỗ trợ tự động hóa các tác vụ trên phần mềm ứng dụng.

Thứ ba, bộ não số là nơi tập hợp tri thức bao gồm cả những báo cáo kết quả phân tích dữ liệu được thu thập, xử lý từ các hệ thống thông tin quản lý chuyên dùng trong doanh nghiệp như hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP), hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM), hệ thống điều hành sản xuất (MES),...  Như vậy, nó có thể đóng vai trò như một trung tâm điều khiển, cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan và sâu sắc về tình hình kinh doanh, được liên kết cùng với các nguồn tri thức có liên quan để từ đó đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Ngoài ra công nghệ AI cũng có thể được tích hợp vào bộ não số để tạo ra một trợ lý ảo được cá thể hóa với nguồn dữ liệu của doanh nghiệp. Với khả năng xử lý thông minh của AI, vốn tri thức của doanh nghiệp sẽ được tăng lên gấp nhiều lần, giúp tạo ra năng suất vượt trội và tăng trưởng trong kinh doanh.

Hình ảnh minh họa Bộ não số dùng trong doanh nghiệp (nguồn ChatGPT).

Chuyển đổi số, sử dụng kĩ năng số sẽ là sự lựa chọn duy nhất đối với các doanh nghiệp trước sự biến đổi không ngừng của xã hội trong kỉ nguyên mới. Quản lý tri thức hiệu quả bằng ứng dụng các công cụ và nền tảng công nghệ tạo ra lợi thế về vốn tri thức cho doanh nghiệp để có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đặc trưng của sản xuất trong tương lai sẽ là sự kết hợp hài hòa giữa con người và công nghệ số với nguồn tài nguyên quan trọng là dữ liệu và trí tuệ nhân tạo. Bộ não thứ hai hay bộ não số chính là một thể hiện cụ thể của sự kết hợp này ở trong thực tiễn.

Một số công cụ phần mềm nguồn mở

Sau đây là một giới thiệu tổng quan và so sánh về các tính năng hỗ trợ của ba phần mềm công cụ nguồn mở dùng để thiết lập bộ não thứ hai hay bộ não số.

－   Anytype (anytype.io): Được thiết kế xây dựng theo nguyên lý phi tập trung để bảo vệ quyền riêng tư của người dùng và cung cấp khả năng làm việc cả khi không có kết nối internet. Dữ liệu có thể được đồng bộ giữa các thiết bị của người dùng chạy đa nền tảng. Người dùng có thể lựa chọn trả thêm phí 99$/năm để nhận được dịch vụ không hạn bị chế về dung lượng dữ liệu và số lượng không gian làm việc cộng tác được thiết lập. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể tự thiết lập một mạng lưới riêng mà không cần dùng đến dịch vụ đám mây của nhà cung cấp. Anytype có đặc điểm nổi bật là khả năng định nghĩa tùy biến cấu trúc dữ liệu rất cao theo đối tượng (objects) để đa dạng hóa thông tin thu nạp từ ghi chú đơn giản cho đến các dự án phức tạp. Người dùng có thể thiết lập các mối quan hệ giữa các dữ liệu, tạo ra một mạng lưới thông tin có cấu trúc.

－   Appflowy (afflowy.io): Được thiết kế như một giải pháp thay thế cho Notion, tập trung vào tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh ứng dụng nhờ sử dụng lại mã nguồn mở. Dữ liệu người dùng được lưu trữ cục bộ hoàn toàn trên thiết bị cá nhân sử dụng đa nền tảng. Người dùng có thể lựa chọn trả thêm phí 120$/năm để nhận được dịch vụ nâng cao về AI và mở rông về dung lượng dữ liệu lưu trữ, số lượng người dùng cộng tác trong một không gian làm việc. Appflowy có đặc điểm nổi bật là dễ dùng, hỗ trợ công nghệ AI hỏi đáp trực tiếp trên ứng dụng. Phần mềm phù hợp với những người dùng mới bắt đầu sử dụng công cụ quản lý tri thức cá nhân.

－   Logseq (logseq.com): Được thiết kế như là một giải pháp chuyên dụng cho mục đích quản lý tri thức cá nhân, hỗ trợ các hoạt động sáng tạo cá độc lập không sử dụng tới chức năng không gian làm việc cộng tác. Dữ liệu người dùng được lưu trữ cục bộ hoàn toàn trên thiết bị cá nhân sử dụng đa nền tảng. Việc đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị có thể được thiết lập thông qua máy chủ git hoặc sử dụng dịch vụ đang được cung cấp hạn chế riêng cho các thành viên có đóng góp tài trợ cho Logseq. Đặc điểm nổi bật của phần mềm là cách thức sắp xếp, tổ chức phân loại thông tin theo thẻ đánh dấu (hashtag) và liên kết hai chiều để tạo ra đồ thị tri thức trực quan hóa các mối liên hệ giữa những ghi chú, ý tưởng trong cùng ngữ cảnh.

Bảng so sánh các các công cụ phần mềm nguồn mở

Nền tảng công cụ làm việc hợp nhất Lark Suite

Các phần mềm nguồn mở có ưu điểm lớn nằm ở tính bảo mật và quyền riêng tư. Tuy nhiên nó vẫn còn thiếu nhiều tính năng cần thiết để có thể đảm bảo sử dụng hiệu quả cho mục đích xây dựng bộ não số doanh nghiệp. Sau đây chúng tôi giới thiệu một nền tảng công cụ làm việc hợp nhất, được phát triển bởi ByteDance, nhằm tối ưu hóa việc cộng tác và giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp. Lark Suite (hay Larksuite) tích hợp nhiều công cụ trong một ứng dụng duy nhất, giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc, giao tiếp và cộng tác mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Sau đây là các tính năng nổi bật của Lark Suite.

1. Công cụ tin nhắn và giao tiếp tương đương phần mềm Slack, với các tính năng

－   Chat cá nhân và nhóm: Cho phép giao tiếp nhanh chóng giữa các thành viên hoặc phòng ban.

－   Gửi tệp đính kèm: Hỗ trợ chia sẻ tài liệu, hình ảnh và video ngay trong cửa sổ chat.

－   Phản hồi nhanh: Người dùng có thể sử dụng các biểu tượng cảm xúc hoặc bình luận trực tiếp để phản hồi tin nhắn.

－   Dịch tự động: Hỗ trợ dịch nội dung tin nhắn sang nhiều ngôn ngữ, giúp các nhóm quốc tế làm việc hiệu quả hơn.

2. Công cụ quản lý tài liệu, bảng dữ liệu và chia sẻ tương đương phần mềm Notion, Google Docs và Airtable, với các tính năng

－   Lark Docs: Cho phép tạo và chỉnh sửa tài liệu dạng ghi chú, bảng tính, bài thuyết trình và nhiều dạng nội dung trình bày đa dạng khác trên nền tảng.

－   Lark Base: Cho phép tạo và tùy chỉnh các trường, bảng và quan hệ giữa các dữ liệu để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể.

－   Lưu trữ đám mây: Các tài liệu, bảng dữ liệu được lưu trữ an toàn trên đám mây và dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp.

－   Cộng tác theo thời gian thực: Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc trên một tài liệu, bảng dữ liệu với các thay đổi được cập nhật ngay lập tức.

3. Công cụ quản lý lịch và công việc tương đương phần mềm Google Calendar và Trello, với các tính năng

－   Lịch tích hợp: Dễ dàng lên lịch họp, sự kiện và thông báo cho các thành viên liên quan.

－   Đồng bộ hóa: Tích hợp với các công cụ lịch khác như Google Calendar để đảm bảo mọi kế hoạch đều được thống nhất.

－   Tạo và quản lý nhiệm vụ: Hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, và đặt hạn chót.

4. Công cụ họp trực tuyến tương đương phần mềm Zoom, cung cấp giải pháp họp video chất lượng cao

－   Cuộc gọi video HD: Hỗ trợ họp trực tuyến với chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ nét.

－   Chia sẻ màn hình: Người dùng có thể chia sẻ màn hình để thuyết trình hoặc trình bày ý tưởng.

－   Ghi lại cuộc họp: Lưu lại video và bản ghi lời thoại tự động của các phiên họp để xem lại khi cần thiết.

5. Công cụ tự động hóa và tùy chỉnh nâng cao

－   Bots và tích hợp: Lark hỗ trợ tích hợp với các công cụ bên thứ ba thông qua API, cùng với các bot tự động hóa để tăng năng suất.

－   Tùy chỉnh giao diện: Người dùng có thể tùy chỉnh giao diện làm việc theo nhu cầu cá nhân hoặc nhóm.

－   Lark App: Hỗ trợ xây dựng mở rộng các ứng dụng tùy chỉnh hoạt động trực tiếp trên nền tảng, từ các tiện ích nhỏ đến các ứng dụng phức tạp.

6. Bảo mật và quản trị

－   Mã hóa dữ liệu: Mọi dữ liệu truyền tải đều được mã hóa để đảm bảo an toàn.

－   Quản trị hệ thống: Cung cấp các công cụ quản lý tài khoản và quyền truy cập cho quản trị viên.

Lark Suite là một giải pháp tiên tiến và toàn diện dành cho doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ các hoạt động sang môi trường số. Với các tính năng vượt trội và dễ sử dụng, Lark không chỉ cải thiện hiệu quả làm việc mà còn thúc đẩy sự kết nối và sáng tạo trong đội ngũ. Đây là một công cụ đáng cân nhắc cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tác giả: TS. Tạ Tuấn Anh (Theo Tạp chí in số 1/2025)