Ngăn chặn mạo danh lập doanh nghiệp, bảo vệ người dân từ khâu xác thực

Bị lợi dụng thông tin cá nhân để đăng ký doanh nghiệp, người dân có thể phải giải trình về những khoản thuế, giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh mà mình không thực hiện. Việc phát hiện sớm, lưu giữ chứng cứ và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác minh là những bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi.

Để làm rõ những rủi ro pháp lý và cách bảo vệ quyền lợi khi bị mạo danh đăng ký doanh nghiệp, phóng viên Tạp chí Thương Trường đã có cuộc trao đổi với luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội.

Thưa luật sư, khi thông tin cá nhân bị giả mạo để thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, người dân có thể đối mặt với những rủi ro nào? Họ có phải chịu trách nhiệm về hoạt động của cơ sở kinh doanh đó không?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Việc bị giả mạo thông tin để thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có thể gây ra nhiều hệ lụy, từ xâm phạm quyền riêng tư, ảnh hưởng uy tín đến những vướng mắc về tài chính và pháp lý.

Người bị mạo danh có thể được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký với tư cách chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh. Nếu cơ sở kinh doanh phát sinh vi phạm về thuế, hóa đơn hoặc có dấu hiệu lừa đảo, họ có thể bị yêu cầu giải trình, phối hợp xác minh dù không biết đến hoạt động này.

Tuy nhiên, cần khẳng định việc có tên trong hồ sơ đăng ký không đồng nghĩa với đương nhiên phải chịu trách nhiệm hình sự. Trách nhiệm của mỗi cá nhân phải được xác định trên cơ sở hành vi thực tế, lỗi, vai trò và chứng cứ liên quan.

Đối với các khoản nợ hoặc nghĩa vụ tài chính cũng vậy. Không thể chỉ căn cứ vào việc tên một người xuất hiện trong hồ sơ để mặc nhiên buộc họ thanh toán. Việc xác định trách nhiệm phải xem xét loại hình kinh doanh, tư cách pháp lý, tính xác thực của hồ sơ và quá trình tham gia thực tế của người đó.

Dù vậy, người bị mạo danh vẫn có thể mất nhiều thời gian, công sức để cung cấp tài liệu, giải trình và yêu cầu xử lý thông tin sai lệch. Vì thế, khi phát hiện sự việc, người dân cần chủ động thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi, không nên cho rằng mình không tham gia thì có thể bỏ qua.

Bị lợi dụng thông tin cá nhân để đăng ký doanh nghiệp, người dân có thể phải giải trình về những khoản thuế, giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh mà mình không thực hiện. 

Người dân nên bắt đầu từ đâu khi phát hiện một doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đứng tên mình nhưng không do mình đăng ký?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Trước hết, cần kiểm tra và lưu lại thông tin về cơ sở kinh doanh đó, gồm tên, mã số, địa chỉ trụ sở và tư cách mà mình được ghi nhận trong hồ sơ. Đối với doanh nghiệp, có thể tra cứu thông tin công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tiếp đó, cần tập hợp những tài liệu liên quan như giấy tờ tùy thân, thông báo của cơ quan thuế, tin nhắn, thư điện tử, tài liệu về chữ ký, chữ ký số và các giao dịch bất thường. Nếu từng làm mất giấy tờ hoặc cung cấp bản chụp giấy tờ cho một tổ chức, cá nhân, nên ghi lại thời điểm, hoàn cảnh và thông tin bên tiếp nhận để phục vụ xác minh.

Người dân cần gửi văn bản phản ánh đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, trình bày rõ nội dung bị mạo danh, đề nghị kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn xử lý. Với doanh nghiệp, đầu mối là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh; với hộ kinh doanh, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đăng ký.

Cần lưu ý, phản ánh của người dân là cơ sở để đề nghị kiểm tra, xác minh; việc xử lý hồ sơ giả mạo phải dựa trên căn cứ theo quy định. Không nên hiểu rằng chỉ cần gửi đơn khẳng định bị mạo danh là thông tin đăng ký sẽ lập tức được xóa bỏ. Việc xác định nội dung kê khai giả mạo cần có tài liệu, kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ xử lý.

Nếu có dấu hiệu giả mạo giấy tờ, chữ ký hoặc sử dụng trái phép thông tin cá nhân, người dân cần trình báo cơ quan công an, cung cấp những tài liệu mình có và phối hợp làm rõ người thực hiện hành vi.

Trường hợp đã nhận thông báo nợ thuế hoặc phát hiện giao dịch mang tên mình, cần đồng thời làm việc với cơ quan thuế và tổ chức liên quan, thông báo rõ việc đang đề nghị xác minh hành vi mạo danh. Các yêu cầu nên được thực hiện bằng văn bản, lưu lại xác nhận tiếp nhận và theo dõi kết quả giải quyết.

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội.

Từ thực tiễn tư vấn pháp lý, theo luật sư, những nguyên nhân nào khiến thông tin cá nhân có thể bị lợi dụng trong đăng ký doanh nghiệp?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Có thể nhìn nhận từ ba nhóm nguyên nhân.

Trước hết là việc thông tin cá nhân được cung cấp, lưu trữ và chia sẻ trong nhiều giao dịch nhưng chưa được kiểm soát chặt chẽ. Khi xin việc, vay vốn, mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ trực tuyến, người dân có thể gửi bản chụp căn cước, số điện thoại, chữ ký mà chưa tìm hiểu đầy đủ mục đích sử dụng và độ tin cậy của bên nhận. Nếu dữ liệu bị thu thập trái phép hoặc phát tán, họ khó biết thông tin của mình đang được sử dụng vào việc gì.

Nhóm nguyên nhân thứ hai liên quan đến khả năng phát hiện hồ sơ giả mạo. Trong thực tiễn, thông tin định danh có thể đúng nhưng việc sử dụng thông tin đó lại không được chủ thể đồng ý. Vì vậy, kiểm tra sự trùng khớp của dữ liệu cần đi cùng xác minh tính xác thực của hồ sơ và ý chí của người được ghi tên.

Không nên từ một vụ việc cụ thể mà kết luận toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp thiếu chặt chẽ. Điều cần làm rõ là đối tượng đã tiếp cận dữ liệu bằng cách nào, sử dụng giấy tờ, tài khoản hoặc công cụ xác thực nào và khâu nào chưa phát hiện được dấu hiệu bất thường.

Thứ ba là việc phát hiện vi phạm có thể diễn ra muộn. Người bị mạo danh có thể chỉ biết mình đứng tên doanh nghiệp khi nhận thông báo về nghĩa vụ thuế hoặc được yêu cầu giải trình. Khi đó, quá trình thu thập chứng cứ điện tử, xác định người thực hiện và làm rõ các giao dịch có thể mất thời gian.

Do đó, giải pháp không thể chỉ dừng ở khuyến cáo người dân giữ kín giấy tờ. Các tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu phải thực hiện trách nhiệm bảo mật; cơ quan liên quan cần phối hợp kịp thời khi xuất hiện dấu hiệu giả mạo, tránh để người bị mạo danh phải kéo dài việc giải trình về những hoạt động không do mình thực hiện.

Người dân và doanh nghiệp cần bảo vệ giấy tờ, tài khoản định danh điện tử và chữ ký số như thế nào để hạn chế nguy cơ bị lợi dụng?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Nguyên tắc quan trọng nhất là không giao quyền kiểm soát danh tính và công cụ xác thực của mình cho người khác một cách tùy tiện.

Người dân không nên gửi ảnh căn cước, số định danh cá nhân hoặc chữ ký mẫu khi chưa rõ mục đích sử dụng. Khi cần cung cấp bản sao giấy tờ, có thể ghi rõ mục đích, đơn vị tiếp nhận và thời điểm cung cấp nếu phù hợp với yêu cầu của giao dịch; chỉ cung cấp thông tin thực sự cần thiết.

Đối với tài khoản VNeID, tài khoản thuế điện tử và các tài khoản thực hiện thủ tục trực tuyến, cần tự quản lý mật khẩu, thiết bị và phương thức xác thực. Không cung cấp mã OTP hoặc thực hiện yêu cầu xác nhận khi chưa hiểu rõ nội dung. Cũng cần cảnh giác với cuộc gọi tự xưng cơ quan nhà nước, yêu cầu cài ứng dụng, truy cập đường dẫn lạ hoặc giao quyền điều khiển thiết bị.

Với chữ ký số, cá nhân và doanh nghiệp phải kiểm soát thiết bị ký, mã PIN, tài khoản quản trị và quyền sử dụng. Không ký hồ sơ để trống, không ký số tài liệu chưa kiểm tra nội dung. Trường hợp giao nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục, cần xác định rõ phạm vi công việc, quyền truy cập và lưu vết quá trình sử dụng.

Đặc biệt, không nên vì khoản tiền được hứa trả hoặc sự tin tưởng người quen mà cho thuê giấy tờ, giao tài khoản hay nhận đứng tên hộ khi không hiểu và không kiểm soát được hoạt động kinh doanh.

Cần phân biệt người hoàn toàn bị giả mạo với người chủ động giao giấy tờ, ký hồ sơ hoặc tham gia thực hiện giao dịch. Trách nhiệm pháp lý trong mỗi trường hợp phải được đánh giá dựa trên hành vi, mức độ nhận thức, lỗi và chứng cứ cụ thể. Việc cho mượn giấy tờ không có nghĩa người cho mượn đương nhiên chịu trách nhiệm về mọi hành vi của bên sử dụng, nhưng có thể khiến họ vướng vào quá trình xác minh, giải trình và tranh chấp.

Khi phát hiện đăng nhập hoặc giao dịch bất thường, cần nhanh chóng bảo vệ lại tài khoản, liên hệ đơn vị quản lý để được hỗ trợ, đồng thời lưu giữ chứng cứ thay vì chỉ đổi mật khẩu rồi bỏ qua.

Về phía cơ quan quản lý, cần những giải pháp nào để ngăn chặn giả mạo mà vẫn bảo đảm thủ tục thành lập doanh nghiệp thuận lợi?

Luật sư Nguyễn Văn Tuấn: Trọng tâm là nâng cao khả năng xác thực và phát hiện rủi ro, bảo đảm người được ghi nhận trong hồ sơ thực sự biết, đồng ý với việc đăng ký đó.

Trước hết, cần khai thác hiệu quả việc kết nối, đối chiếu dữ liệu định danh để phát hiện thông tin không thống nhất hoặc giấy tờ có dấu hiệu làm giả. Những hồ sơ có rủi ro cao có thể được xem xét xác minh tăng cường theo quy định, tránh áp dụng thêm thủ tục một cách tràn lan.

Cùng với đó, có thể nghiên cứu cơ chế gửi thông báo đến kênh liên hệ đã được xác thực của người được ghi tên khi phát sinh hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin liên quan. Cơ chế này giúp cá nhân sớm nhận biết dấu hiệu bất thường, nhưng phải được thiết kế đúng pháp luật, không gây trì hoãn không cần thiết đối với hồ sơ hợp lệ.

Công nghệ cũng cần hỗ trợ nhận diện các dấu hiệu đáng kiểm tra, chẳng hạn thông tin liên hệ trùng lặp bất thường hoặc nhiều thay đổi diễn ra trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, cảnh báo tự động chỉ là căn cứ để xác minh thêm, không phải kết luận có vi phạm.

Một yêu cầu quan trọng khác là có đầu mối tiếp nhận rõ ràng và quy trình phối hợp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, công an cùng các đơn vị liên quan. Người bị mạo danh cần được hướng dẫn cụ thể, hạn chế phải đi lại và giải trình nhiều lần về cùng một nội dung. Khi có căn cứ xác định hồ sơ giả mạo, việc xử lý thông tin đăng ký phải được thực hiện kịp thời, đúng trình tự.

Việc kết nối dữ liệu phải đi cùng kiểm soát quyền truy cập, lưu vết khai thác và ngăn chặn sử dụng trái phép. Các tổ chức có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cần quản lý được ai đang tiếp cận thông tin, sử dụng cho mục đích gì và trong phạm vi nào.

Theo tôi, cần chú trọng cả tính xác thực của thông tin, chủ thể thực hiện và sự đồng ý của người được ghi tên. Khi xác thực, cảnh báo sớm, hậu kiểm và phối hợp xử lý được thực hiện đồng bộ, nguy cơ mạo danh sẽ được hạn chế mà vẫn bảo đảm môi trường kinh doanh thuận lợi.

Xin trân trọng cảm ơn luật sư!