Quản trị Nhân sự Điện tử: Chuyển đổi tư duy lên điện toán đám mây

Đây là bài phỏng vấn ông Yazad Dalal, Giám đốc Mảng Ứng dụng Quản lý Nguồn Nhân lực (HCM) trên Nền tảng Điện toán Đám mây, châu Á – Thái Bình Dương, Oracle.

1. Lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp ứng dụng hệ thống Quản trị Nhân sự (HR) điện tử là gì?

Lợi thế quan trọng nhất của hệ thống Quản trị Nhân sự (HR) điện tử là khả năng cung cấp nền tảng giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Khảo sát của chúng tôi cho thấy: khi được sử dụng một hệ thống trơn chu và tân tiến (tích hợp tính cá nhân hoá, tốc độ và khả năng di động tương tự như những công nghệ hiện đại người tiêu dùng sử dụng hàng ngày), nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn, từ đó, giúp nâng cao năng suất làm việc. Mức độ hài lòng và năng suất làm việc gia tăng sẽ trực tiếp thúc đẩy lợi nhuận. 

Điều đáng lưu ý là hệ thống HR điện tử cần được xây dựng trên nền tảng ứng dụng điện toán đám mây. Bởi chỉ với công nghệ này, các doanh nghiệp mới có thể đảm bảo được hệ thống được liên tục cải tiến và bắt kịp xu hướng cho nhân viên. Tương lai khi trí tuệ nhân tạo, với các ứng dụng trong hệ thống HR, trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày không còn quá xa - bao gồm công nghệ nhận diện ngôn ngữ và giọng nói, Mạng lưới vạn vật kết nối Internet (IoT) và kể cả robot!

2. Ba xu hướng phổ biến Hệ thống HR điện tử là gì? Các doanh nghiệp nên làm gì để tận dụng những thay đổi này? 

Có ba xu hướng chủ đạo sau đây: 

A. Quy trình trải nghiệm của nhân viên sẽ dần trở thành nền tảng của mọi quy trình Quản trị Nhân sự. Các doanh nghiệp sẽ không còn xây dựng hệ thống HR phức tạp, mà thay vào đó, sẽ chú trọng thiết kế những trải nghiệm đào tạo cho nhân viên, hay đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, giúp thông báo và gắn kết nhân viên theo cách sâu rộng và truyền cảm hứng hơn. 

B. Ứng dụng Mạng lưới vạn vật kết nối Internet (IoT) và các thiết bị đeo thông minh (wearable) vào việc đo lường năng suất công việc sẽ trở nên phổ biến. Trong tương lai gần, việc thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc qua các chương trình giúp cân bằng đời sống với công việc, cũng như các chế độ phúc lợi, tích hợp những công nghệ này, sẽ dần trở thành tiêu điểm chính. 

C. Công nghệ phân tích tức thời và dự báo sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định của doanh nghiệp. Nhu cầu gia tăng về đánh giá và cải thiện trải nghiệm nhân viên đòi hỏi khả năng cung cấp các dữ liệu tức thời để kịp thích ứng với những thay đổi. 

3. Ngành Nhân sự đã trải qua một bước chuyển mình từ chức năng hỗ trợ đơn thuần thành một nhân tố chiến lược cho doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên số, ngành này sẽ tiếp tục thay đổi ra sao?

Do tập trung nhiều hơn vào việc đánh giá chi tiết hiệu quả làm việc của nhân viên và các nhóm bộ phận, doanh nghiệp phải thu thập nhiều dữ liệu hơn. Càng nhiều dữ liệu đồng nghĩa với khả năng áp dụng các công nghệ phân tích và tìm kiếm quy luật càng được chặt chẽ. Với công nghệ phù hợp, việc sử dụng dữ liệu đó để dự đoán trước được tương lai - hay còn được biết đến là công nghệ phân tích dự báo, không còn quá xa vời nữa. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định thông minh và có giá trị hơn. 

Nếu nhìn từ góc độ tài chính thuần túy, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là tại các thị trường phát triển, đã đầu tư đáng kể vào y tế, phúc lợi và bảo hiểm cho nhân viên; bởi nếu mức độ chăm sóc nhân viên được nâng cao, phí bảo hiểm sẽ giảm xuống, tạo lợi ích về mặt tài chính cho nhà quản lý. Còn nếu nhìn từ góc độ các quyền lợi phụ thuộc, doanh nghiệp nên hiểu rõ về những trường hợp nghỉ phép liên quan đến y tế, sức khỏe cá nhân của nhân viên. Mặt khác, nếu nhìn từ góc độ văn hoá doanh nghiệp, nhân viên thường làm việc tốt hơn theo đội, nhóm phù hợp. Khi tham gia vào các hoạt động nhóm, đặc biệt ngoài giờ hành chính, tinh thần và mức độ gắn kết sẽ được cải thiện rõ rệt. 

4. Các doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp trải nghiệm nhân viên như thế nào? Họ có thể sử dụng các chiến lược tương tự từ trải nghiệm người dùng (UX/UI) hay không?

Trải nghiệm người dùng cho khách hàng đã và đang tác động lên ngành công nghệ ở mọi nơi, với sự ảnh hưởng chặt chẽ từ các công nghệ di động, cảm biến, nhận biết vị trí, và sớm sẽ là cả các thiết bị đeo thông minh. Chúng ta dành hàng giờ đồng hồ mỗi ngày để tương tác với các ứng dụng kỹ thuật số. Theo thông kê, tổng cộng người trên toàn Thế giới kiểm tra điện thoại 8 tỷ lần một ngày. Có thể nói, chúng ta không còn kiếm soát các thiết bị kỹ thuật số nữa, mà chính những thiết bị này đang kiểm soát chúng ta! Chúng ta sẽ trực tiếp bị tác động bởi những lời gợi ý, đề xuất và khuyến nghị được đưa ra bởi các thiết bị kỹ thuật số - tất cả đều dựa trên các phân tích và kinh tế học hành vi. Chìa khóa để tạo nên một trải nghiệm nhân viên thành công là tái tạo được trải nghiệm tiêu dùng này vào môi trường doanh nghiệp. Phương pháp này không quá phức tạp, bởi ta đã quen thuộc và hiểu rõ cách tích hợp công nghệ này từ trước. Nhờ vậy, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi làm việc. Và tất nhiên, một nguồn nhân lực hài lòng với doanh nghiệp sẽ giúp mang lại sự hài lòng tương đương cho khách hàng.

5. Đâu là những yếu tố tiên quyết khi một chiến lược Quản trị Nhân sự tập trung vào trải nghiệm của nhân viên?

Bước đầu tiên và đặc biệt quan trọng là phải hiểu được nhân viên của mình. Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần đưa yếu tố con người vào quá trình thiết kế và triển khai hệ thống. Hiện nay, tại nhiều quốc gia, nhân viên bước vào văn phòng vào mỗi sáng, họ ngồi vào bàn, và đặt điện thoại xuống - đồng nghĩa với việc “quay ngược thời gian” khi phải sử dụng những thiết bị cổ lỗ, cùng kết nối mạng chậm và các phần mềm cũ kĩ  trong cả 8 - 10 tiếng đồng hồ làm việc. Công nghệ đang thay đổi không chỉ cách nhân viên xử lý công việc, mà còn cả cách tương tác giữa các nhân viên với nhau. 

6. Doanh nghiệp nên làm thế nào để phát triển được những nhân viên vừa làm cho mình, và vừa hoạt động trong môi trường nền kinh tế tự do, hay nền kinh tế tạm thời (gig economy)?

Chúng ta đã quen với việc thích nghi nhanh chóng với mọi thay đổi trong cuộc sống hiện đại. Trong khi thế hệ trước từng làm việc cho chỉ một doanh nghiệp trong suốt hơn 30 năm, thế hệ trẻ ngày nay trung bình sẽ thay đổi từ 5 đến 10 nơi làm việc. Tất nhiên, những “tiêu chuẩn mới” này vẫn liên tục biến chuyển. Trong bối cảnh đó, nhà tuyển dụng cần tập trung tận dụng mọi ưu điểm và khả năng của nhân viên một cách nhanh nhất - trước khi nhân viên đó chuyển việc. Có thể dễ dàng nhận thấy ngoài công việc chính toàn thời gian, ngày càng nhiều nhân viên đang nhận các dự án hay các công việc ngoài giờ. Đây chính là cơ hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp! Khuyến khích nhân viên chia sẻ sở thích hoặc hoạt động cá nhân ngoài giờ làm việc sẽ giúp nâng cao khả năng khải thác sở trường của từng người. Hãy thử tưởng tượng khi một doanh nghiệp đang cần chuyên viên lập kế hoạch sự kiện dày dạn kinh nghiệm cho một sự kiện nội bộ - nếu họ biết một trong những nhân viên kế toán của mình đang kinh doanh dịch vụ giải trí bên ngoài, đó hẳn sẽ là một lợi thế! Bởi vậy, việc khuyến khích sự cởi mở trong môi trường làm việc, cùng khả năng tận dụng đúng lúc, sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho cả nhà quản lý và nhân viên.

7. Công nghệ điện toán đám mây sẽ cải tiến và hỗ trợ nâng cao kĩ năng nhân viên như thế nào trong nền kinh tế tự do (gig economy)?

Hệ thống Quản trị nhân sự (HR) và đào tạo trên nền tảng điện toán đám mây sẽ mang lại những lợi ích tuyệt vời cho cả người lao động toàn thời gian và lao động tự do. Khả năng khai thác và phân tích dữ liệu nhanh chóng, được truyền tải xuyên suốt qua các thiết bị di động, đang dần thay đổi cách chúng ta học hỏi và tiếp nhận thông tin. Từ đó, công nghệ này có thể cung cấp một nền tảng tự học với nhiều phương thức khác nhau, nhằm phù hợp cho mọi đối tượng thuộc mọi trình độ. Ví dụ, Oracle hiện đang tiên phong trong việc phát triển hệ thống HR lấy công nghệ kỹ thuật số làm trung tâm. Với những công nghệ Quản trị Nhân sự của Oracle, quy trình HR được hiện đại hóa và cải tiến rõ rệt - từ bước đào tạo nhập môn ban đầu, khi làm việc chung với đồng nghiệp, đến quá trình phát triển kỹ năng dài hạn. Theo thống kê, nhân viên luôn muốn được hưởng một quy trình chấm công, khai báo chi phí, và các nhiệm vụ nhân sự liên quan hiệu quả và hiện đại, để nhanh chóng quay trở lại với công việc chuyên môn của mình.

Qua việc cung cấp những công cụ số giúp chia sẻ kiến thức và làm việc hiệu quả cần thiết, nhân viên sẽ dễ dàng tập trung vào chuyên môn, cộng tác và phát triển những phương thức sáng tạo thiết yếu nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh thành công.

Tuấn Trần