4 giải pháp hay giúp giải phóng “thư lớn” trong Gmail

07:05, 22/01/2013

Gmail hiện nay là dịch vụ web-mail phổ biến nhất, có hàng triệu người sử dụng trên toàn thế giới. Mặc dù nó cung cấp đủ không gian để lưu giữ toàn bộ thư của bạn, tuy nhiên đôi khi việc nhận mail với file đính kèm có dung lượng quá lớn sẽ chiếm rất nhiều không gian trong tài khoản, điều này sẽ làm hạn chế hoặc chậm lại tiến độ khi nhận hay gửi thư của gmail. Bạn hoàn toàn có thể giải phóng không gian trong tài khoản Gmail bằng cách loại bỏ các thư có dung lượng lớn. Nhưng thật không dễ dàng chút nào để tự tìm thấy các thư có dung lượng khủng này và đó là lý do tại sao bạn cần phải tìm hiểu 4 thủ thuật hay giúp giải phóng không gian trong Gmail dưới đây:

Tìm “size mail” bằng Gmail Search

Tính năng Gmail Search cung cấp một cách dễ dàng để tìm các email trong tài khoản, chính xác là tìm kích cỡ các loại email theo một tùy chọn nhất định. Để tìm các email bằng cách này, bạn phải nhập kích cỡ dụng lượng cần tìm trong hộp tìm kiếm của Gmail. Ví dụ, để tìm các email có kích thước lớn hơn 20 Mb, bạn phải viết "size: 20 MB" trong hộp tìm kiếm.

Sau khi nhập giá trị, bạn nhấn nút Search hay Enter, ngay lập tức các email với file đính kèm theo yêu cầu sẽ được sắp xếp và hiển thị. Lúc này, bạn có thể kiểm tra và xóa các thư để giải phóng không gian trong tài khoản Gmail.

Sử dụng Find Big Mail

Find Big Mail là một ứng dụng web miễn phí dùng để tìm các email trong tài khoản Gmail. Nó quét tài khoản Gmail để tìm các thư lớn hơn và phân loại ra các thư trong 3 nhóm: hơn 1 MB, hơn 5 MB và hơn 10 MB. Sau khi kết thúc tìm kiếm, nó sẽ hiển thị kết quả bằng một biểu đồ, giúp bạn nhìn rõ ràng về không gian tiêu thụ bởi mỗi nhóm. Ngoài ra, Find Big Mail còn gửi một báo cáo về kết quả tìm kiếm đến hộp thư của bạn, cùng với các liên kết cùa 20 email lớn nhất trong tài khoản. Nó cũng tạo ra nhãn trong tài khoản Gmail để sắp xếp thư theo kích cỡ. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm thấy mail lớn hơn trong tài khoản Gmail.

Để sử dụng Find Big Mail, chỉ cần nhập địa chỉ email của bạn trong hộp văn bản được cung cấp trên trang chủ của trang web. Một khi bạn cấp quyền truy cập, các dịch vụ sẽ bắt đầu quét tài khoản để tìm email lớn. Điểm hạn chế của dịch vụ này là chỉ miễn phí cho các chủ tài khoản Gmail có địa chỉ email của nhóm "…@ gmail.com". Còn đối với những người dùng khác (bao gồm cả người dùng Google App), dịch vụ sẽ không được miễn phí.

Bạn có thể truy cập vào trang chủ Find Big Mail tại địa chỉ https://www.findbigmail.com/ để thiết lập và sử dụng.

Sử dụng Google Docs

Một cách thú vị khác để tìm các email trong tài khoản Gmail là thông qua Google Docs. Việc sử dụng Google Docs để sắp xếp các tin nhắn Gmail với file đính kèm lớn, cơ bản là kết nối Google Docs vào tài khoản Gmail và sắp xếp tất cả các email có dung lượng lớn hơn một kích thước nhất định (> 1MB). Với giải pháp này, bạn cần phải thêm một bản sao vào bảng tính Google Docs, trong đó có nội dung mong muốn kết nối với tài khoản Gmail. Sau khi kết nối, bạn có thể bắt đầu quét vào tài khoản Gmail và cuối cùng tất cả các email “cồng kềnh” sẽ được liệt kê trên bảng tính mà bạn đã thêm vào Google Docs. Nếu muốn email sắp xếp trong một phạm vi kích thước cụ thể, hãy sử dụng tùy chọn Filter và xem các thư bằng cách nhấp vào liên kết View. Lúc này bạn có thể xóa các thư “vô dụng” trong hộp thư đến từ tài khoản.

Sử dụng Microsoft Outlook

Một cách dễ dàng nữa để tìm các email trong tài khoản Gmail là thông qua Microsoft Outlook. Để thực hiện được bạn cần thay đổi các thiết lập trong tài khoản Gmail sang "Enable IMAP" dưới tab Forwarding and POP / IMAP, và sau đó cấu hình Microsoft Outlook để tải nội dung Gmail lên. Sau đó, bạn phải đồng bộ thư mục Outlook với Gmail và mở rộng thư mục "All Mails" sắp xếp chúng theo kích thước tùy chọn nhất định. Bây giờ bạn có thể dễ dàng tìm thấy email với kích thước lớn (hoặc file đính kèm) và xóa chúng khỏi tài khoản của bạn.