Bảo mật, kiểm soát và theo dõi file đính kèm Gmail

08:14, 15/02/2014

Gmail rất ít khi bổ sung thêm các chức năng mới giống như các dịch vụ email khác. Nhưng Gmail lại có khả năng làm việc với nhiều tiện ích mở rộng hoặc các ứng dụng của bên thứ ba giúp tăng cường chức năng cho người dùng và docTrackr là một trong số các tiện ích tiêu biểu đó.

DocTrackr là gì?

Là một tiện ích mở rộng của trình duyệt Google Chrome dành cho Gmail, cho phép người dùng theo dõi, truy cập từ xa hoặc từ xa hủy file đính kèm Gmail. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thiết lập quyền xem, in và tạo bản sao cho mỗi file PDF đính kèm để hạn chế quyền sử dụng của người nhận khi không cần thiết. Nói một cách đơn giản, docTrackr là một công cụ khá hoàn chỉnh dùng để kiểm soát và bảo mật các tài liệu đình kèm Gmail hoàn hảo.

Làm thế nào để sử dụng docTrackr trên Gmail

Để bắt đầu với docTrackr, trước tiên cần kích hoạt trình duyệt Google Chrome của bạn lên, sau đó truy cập tại đây, để tải và cài đặt tiện ích docTrackr cho trình duyệt Chrome.
Sau khi cài đặt docTrackr thành công, bạn tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail như bình thường và mở cửa sổ soạn thảo email ra, tiến hành soạn nội dung email như bình thường vẫn làm, nhưng tại khu vực bên dưới nơi bạn thường dùng để đính kèm tập tin vào email, lúc này bạn sẽ nhìn thấy có thêm một nút đính kèm tập tin an toàn (nút này được gọi là Secure with docTrackr) bên cạnh biểu tượng tập tin đính kèm mặc định như trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
Bằng cách nhấp vào nút này bạn có thể gửi các tập tin đính kèm email mà bạn có thể cài đặt trước các thiết lập bảo mật theo cách mà bạn muốn. Khi bạn bấm vào nút Secure with docTrackr lần đầu tiên, một hộp thoại yêu cầu đăng ký tài khoản sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn khai báo địa chỉ email và mật khẩu của bạn để tạo một tài khoản mới sử dụng dịch vụ. Với những người dùng đã có tài khoản docTrackr, có thể sử dụng nút Login để đăng nhập.
Lưu ý: Tại thời điểm hiện tại docTrackr chỉ mới hỗ trợ đính kèm tập tin với tính năng bảo mật cho file PDF, nhưng các nhà phát triển bảo đảm rằng sẽ hỗ trợ cho các định dạng tài liệu khác trong thời gian sớm nhất.

Sau khi đính kèm tập tin xong, bạn bấm nút Send trong cửa sổ soạn thư, sau đó một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện , nơi bạn có thể dễ dàng xác định quyền truy cập tập tin được đính kèm thông qua các tùy chọn có sẵn.

Từ đây bạn có thể thiết lập các tính năng bảo mật khác nhau cho mỗi tập tin đính kèm như chỉ xem (can view), chỉ in (Can Print) hoặc chỉnh sửa (Can Edit), trong đó tùy chọn Can View được thiết lập làm mặc định. Đáng chú ý là bạn cũng có thể thiết lập ngày hết hạn cho các tập tin đính kèm chỉ bằng cách nhấn vào biểu tượng lịch tại mục Expire accesses to the attachments on. Đây là một tính năng hữu ích, nơi mà bạn có thể giới hạn khoảng thời gian cụ thể cho tập tin đính kèm gửi đến người nhận. Sau khi hoàn thành tất cả các thiết lập xong, bạn chỉ cần bấm nút Secure & Share để gửi thông điệp của bạn đi với file đính kèm.

Một trong những tính năng thú vị nhất của docTrackr này là bạn có thể theo dõi tất cả mọi thứ liên quan đến file đính kèm của bạn từ bảng điều khiển docTrackr, chẳng hạn như khi email được xem, tập tin truy cập hoặc tải về bởi người nhận.
Bạn có thể nhận được thông tin vị trí và hoạt động bất cứ khi nào tài liệu của bạn được truy cập bởi người nhận. Bạn cũng có thể kích hoạt hoặc vô hiệu hóa truy cập vào các tài liệu nếu muốn.