Chỉnh sửa tài liệu Office trên máy tính bảng
15:15, 30/06/2012
Một máy tính bảng có thể được sử dụng để thay thế MTXT dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang xem xét thực hiện công tác văn phòng trên một thiết bị iPad hay Android thay vì máy tính xách tay, bạn có thể chấp nhận mất đi một số chức năng trên phiên bản đầy đủ cho máy tính, đặc biệt là các phần mềm văn phòng cho phép xem và chỉnh sửa tài liệu.
Chọn máy tính bảng đúng cho nhu cầu kinh doanh có thể là một công việc khó khăn, nhưng may mắn là bạn không cần phải lo lắng khi có thể tìm thấy các ứng dụng tuyệt vời cho cả iPad lẫn iPad với các chức năng của gói phần mềm chỉnh sửa tài liệu phổ biến như Microsoft Office. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn có thể chọn một ứng dụng chỉnh sửa và bắt đầu chỉnh sửa các tài liệu trên máy tính bảng của mình dễ dàng.
Quickoffice Pro HD
Mặc dù bạn máy tính bảng iPad hay Android có thể thử bất kỳ của các ứng dụng được tạo ra cho điện thoại thông minh nhưng bạn vẫn nên quan tâm đến ứng dụng có tên Quickoffice Pro HD được bán với giá 20 USD dành cho cả iPad lẫn Android. Quickoffice cung cấp rất nhiều các công cụ để làm việc với các tài liệu, bảng tính, thuyết trình, cũng như các tùy chọn cực kỳ thuận tiện để đồng bộ các văn bản với dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoàn toàn tự động.
Lần khởi động đầu tiên Quickoffice cho phép bạn có thể đồng bộ hóa với các nội dung trên mạng bằng cách đơn giản là nhấn vào biểu tượng “+” ở góc dưới bên trái của giao diện cho iPad hoặc biểu tượng “+cloud” ở góc bên phải của giao diện dành cho Android và nhập vào các thông tin cho dịch vụ mà bạn lựa chọn. Bạn chỉ cần phải đăng nhập một lần.
Sau khi thiết lập tài khoản Dropbox hoặc các dịch vụ khác, bạn có thể duyệt từ menu bên trái để tìm thấy một tài liệu để chỉnh sửa hoặc chỉ cần tạo một tài liệu mới bằng cách sử dụng biểu tượng “+document” trên thanh công cụ.
Mặc dù ứng dụng cung cấp cho bạn một sự lựa chọn giữa các định dạng Office 97-2003 và Office 2007-10 nhưng tốt nhất bạn nên lựa chọn các phiên bản mới hơn (cụ thể là, 2007-10 với định dạng .docx, .xlsx và .pptx) trừ khi bạn có một số lý do riêng.
Một khi bạn đã hoàn thành việc chỉnh sửa tài liệu và sẵn sàng để chia sẻ, bạn có thể gửi email (bằng cách sử dụng nút email chuyên dụng trên thanh công cụ) hoặc tải chúng lên bất kỳ hệ thống máy chủ phổ biến (bằng cách sử dụng các nút liền kề trưc tiếp. Đây là một cách tuyệt vời để bạn có thể làm việc trên tài liệu với các đồng nghiệp đã sử dụng các nền tảng khác nhau (PC/Mac/Linux) và bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu trên một dịch vụ như Evernote, thu thập các chỉnh sửa và sau đó tái xuất ra lại các tài liệu chỉnh sửa trong định dạng của Microsoft Office.
Việc chỉnh sửa tài liệu là khá dễ dàng cho quá trình soạn thảo văn bản của Quickoffice là đơn giản và gọn gàng, bao gồm đầy đủ các kiểu chữ Bold/Italic/Underline, Undo/Redo, Search, Print,… và các tùy chọn định dạng sẵn là có sẵn trên thanh công cụ. Bạn có thể cắt nội dung đầu vào, dán văn bản bằng cách chọn hoặc kéo chúng đến bất cứ nơi nào bên trong giao diện chính. Nếu đó là quá phiền hà cho bạn, và bạn sở hữu một máy tính bảng Android thì có thể lựa chọn thêm một bàn phím Bluetooth. Thông thường, bạn có thể tìm thấy một trong những lựa chọn tốt có giá dưới 20 USD.
Trình biên tập bảng tính cũng tương tự với một tùy chọn thêm được thêm vào thanh công cụ để chèn các hàng mới. Bạn có thể thay đổi kích thước hoặc sao chép các cột bằng cách chọn hoặc kéo chúng đến bất cứ nơi nào trong giao diện chính, giống như trong trình soạn thảo tài liệu. Nhấp trong thanh chức năng bạn sẽ thấy một thuật sĩ hướng dẫn cài đặt đơn giản mà ở đó bạn có thể lựa chọn theo phong cách bằng tay chọn bất kỳ của một số chức năng phổ biến từ một trình đơn.
Công cụ biên tập nội dung file trình bày trên Quickoffice gây một số ngạc nhiên cho người dùng với định dạng văn bản. Ngoài ra, trình đơn hình con bướm ở góc trên bên phải cho phép bạn chèn văn bản, hình dạng, hoặc hình ảnh vào bản trình bày cũng như các biểu tượng cho phép bạn nhìn thấy file trình bày của mình nhanh chóng. Như mọi khi, bạn có thể kéo hình ảnh trên một slide và bạn có thể bấm và dán.
Các tùy chọn chỉnh sửa khác
Một sự thay thế miễn phí cho Quickoffice trên Android chính là ứng dụng Google Docs chính thức của Google, bạn có thể tải về tại địa chỉ https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs. Hầu như tất cả các mục trình đơn trên ứng dụng này đều có thể giúp bạn nhận biết được một danh sách các tài liệu trực tuyến dưới phong cách đơn giản nhất. Ứng dụng cho phép bạn thực hiện công việc xuất hoặc gửi email với bất kỳ tài liệu nào ở định dạng Word hoặc Excel thông qua Google Play.
Ngoài ra, với người dùng iPad thì họ có thể sử dụng bộ phần mềm iWork, một bộ phần mềm văn phòng của Apple, bao gồm Pages, Numbers và Keynote. Với giá gần 10 USD, ứng dụng này không phải là rẻ chút nào, nhất là khi chúng không hỗ trợ do Dropbox của Documents To Go hoặc Quickoffice.
Rõ ràng sẽ không còn là vấn đề gì khi bạn rời khỏi máy tính xách tay nặng nề hay máy tính để bàn ở nhà để thực hiện các công việc với Office trên máy tính bảng của mình ở bất cứ nơi nào mà bạn có thể truy cập vào Internet.
Bạch Đằng
