Công chứng điện tử có thể tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ

Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Đào Duy An cho biết, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của hợp đồng, giao dịch điện tử

Ngày 19/9, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) - Bộ Khoa học và Công nghệ và Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đồng tổ chức hội thảo “Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy đối với lĩnh vực công chứng điện tử tại Việt Nam”.

Phát biểu khai mạc, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia nhìn nhận, công chứng điện tử không chỉ là một bước tiến về thủ tục hành chính, mà là bước chuyển mình thực sự để xây dựng Chính phủ điện tử, phát triển kinh tế số, xã hội số góp phần đưa dân tộc tiến vào kỷ nguyên vươn mình.

Việc đưa chữ ký số, dịch vụ tin cậy vào hoạt động công chứng không phải là đích đến cuối cùng, mà chỉ là bước khởi đầu. Đây là giai đoạn chúng ta "số hóa". Tương lai mà chúng ta cần hướng tới là "thông minh hóa" hoạt động công chứng.

“Trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc đảm bảo niềm tin số là điều kiện tiên quyết. Tại Việt Nam, chúng tôi xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số”, bà Hương nói.

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Việt Nam cho rằng, công chứng vốn được coi là “dịch vụ tư pháp phòng ngừa”, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, thương mại, bất động sản. Khi được chuyển đổi sang môi trường số, công chứng không chỉ giữ vững sứ mệnh phòng ngừa tranh chấp, mà còn trở thành cầu nối quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của hợp đồng, giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, để triển khai thành công công chứng điện tử, có nhiều vấn đề đặt ra, đó là cần tiếp tục được hoàn thiện, đồng bộ với Luật Công chứng 2024, Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản liên quan; hạ tầng kỹ thuật phải bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng ở cấp độ cao… Điều đó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan quản lý nhà nước, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và cộng đồng các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA).

Giới thiệu về các quy định về chữ ký số, công chứng điện tử trong Luật Giao dịch điện tử và Luật Công chứng, bà Lê Thị Mỹ Hạnh, Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia cho rằng, giao dịch trong lĩnh vực công chứng là giao dịch đặc biệt, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy một số nguy cơ nổi cộm gây nên việc mất an toàn, xảy ra trong lĩnh vực này như giả mạo giấy tờ, giả mạo các bên liên quan trong giao dịch công chứng, tranh chấp xảy ra liên quan đến thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng.

Bà Hạnh cho rằng, giao dịch điện tử là xu thế phát triển chung của toàn thế giới và việc sửa đổi các văn bản pháp luật liên quan (như Luật Công chứng) là cần thiết để đưa các giao dịch từ môi trường thực lên môi trường số, giúp tiết kiệm về thời gian, công sức, tiền bạc.

Cần tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý

Ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho biết, công chứng là một dịch vụ công, tuy nhiên, so với tốc độ phát triển của nền kinh tế Việt Nam những năm vừa qua và xu hướng chuyển đổi số các dịch vụ công tại Việt Nam, việc chuyển đổi số hoạt động công chứng chưa tương xứng.

Toàn cảnh hội thảo.

Hiệu quả của việc ứng dụng cơ sở dữ liệu công chứng chưa đồng đều và chưa theo kịp tốc độ cũng như xu hướng chuyển đổi số các dịch vụ công. Vì một số lý do, văn bản công chứng chưa phù hợp sử dụng để thực hiện các dịch vụ công trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia cũng như các giao dịch trực tuyến khác.

“Với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ” ông An cho biết và kiến nghị một số giải pháp để thúc đẩy công chứng số trong thời gian tới.

Trước hết, cần tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý. Thực tiễn cho thấy, dù Luật Công chứng 2024 và các nghị định hướng dẫn đã tạo nên cơ sở pháp lý căn bản, nhưng vẫn còn những khoảng trống cần được quy định bổ sung để hoàn thiện kịp thời.

Trong đó, cần quy định rõ ràng thẩm quyền và trình tự chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy, bảo đảm giá trị pháp lý và tránh tranh chấp; ban hành chuẩn thống nhất về hồ sơ công chứng điện tử để bảo đảm tính đồng bộ, khắc phục tình trạng các địa phương tự phát áp dụng công nghệ khác nhau.

Đồng thời, cần xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tập trung. Theo ông An, hiện trạng cơ sở dữ liệu công chứng phân tán ở các địa phương, nhiều nơi áp dụng công nghệ đã lạc hậu, thiếu đồng bộ, gây cản trở liên thông. Đặc biệt sau khi thực hiện sáp nhập địa giới hành chính đã bộc lộ nhiều bất cập, đòi hỏi phải có một giải pháp tổng thể về cơ sở dữ liệu mới có thể đáp ứng được các yêu cầu của chuyển đổi số công chứng.

Từng bước tích hợp cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hộ tịch, đất đai, doanh nghiệp nhằm tạo nên hệ sinh thái dữ liệu liên thông phục vụ trực tiếp cho hoạt động công chứng.

“Một trong những vướng mắc lớn hiện nay là công chứng viên chưa có “một cửa” để truy cập dữ liệu dân cư, hộ tịch, đất đai, doanh nghiệp, do đó cần xây dựng cơ chế pháp lý cho trục kết nối dữ liệu thống nhất, bảo đảm công chứng viên có quyền khai thác đồng bộ các nguồn dữ liệu cần thiết phục vụ xác minh thông tin.

Pháp luật cần quy định rõ phạm vi dữ liệu được phép truy cập, thủ tục và trách nhiệm sử dụng dữ liệu, vừa tạo thuận lợi cho công chứng, vừa bảo đảm quyền riêng tư cá nhân. Việc liên thông dữ liệu phải gắn với nguyên tắc không yêu cầu lại giấy tờ khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu của Nhà nước”, ông An nói.

Cùng với đó, công chứng viên Đào Duy An cũng kiến nghị đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng điện tử, xây dựng các án lệ, hướng dẫn áp dụng pháp luật liên quan đến công chứng điện tử để củng cố niềm tin của công chứng viên và xã hội…

Thảo luận tại hội thảo, nhiều công chứng viên đã nêu rõ những lợi ích công chứng điện tử mang lại cho người dân và xã hội. Theo đó, trước hết là tiết kiệm thời gian và chi phí. Người dân có thể thực hiện công chứng một số loại văn bản trực tuyến ngay tại nhà, thay vì phải đi lại nhiều lần đến phòng công chứng. Hồ sơ điện tử được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng có thể được cấp gần như ngay lập tức sau khi công chứng viên ký số.

Thứ hai, công chứng điện tử tăng tính an toàn và minh bạch. Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm chữ ký số và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến để xác định tính xác thực. Hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử, tránh nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc làm giả.

Thứ ba, công chứng điện tử liên thông với nhiều dịch vụ công và giao dịch điện tử khác. Văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng trực tiếp trong thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch bất động sản, ngân hàng… mà không cần phải nộp thêm bản giấy, giúp giảm trùng lặp và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.