Công chứng điện tử phải giảm thiểu được tối đa thủ tục, chi phí

Bảo đảm an toàn pháp lý trong số hóa giao dịch bất động sản và giải pháp công chứng điện tử là vấn đề được nhiều chuyên gia pháp lý, công chứng viên, doanh nghiệp bất động sản thảo luận tại hội thảo chuyên đề mới đây do Hiệp hội Bất động sản Việt Nam phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức.

Công chứng điện tử phải khác số hóa giấy tờ

Theo Hiệp hội Bất động sản Việt Nam, quy trình giao dịch bất động sản đang có những nền tảng quan trọng để tiến tới số hoá toàn diện, từ hành lang pháp lý về hợp đồng điện tử, yêu cầu hoàn thiện cơ sở dữ liệu đến tốc độ phát triển nhanh chóng của hạ tầng số quốc gia.

Tuy nhiên, bất động sản là loại tài sản đặc biệt, giá trị lớn và liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất nên tính minh bạch, an toàn và tin cậy của giao dịch là yếu tố bắt buộc.

Trong khi đó, môi trường số đang tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý: Giả mạo danh tính, hợp đồng điện tử thiếu xác thực, thông tin tài sản sai lệch, tranh chấp khó chứng minh… Thực tế này đặt ra yêu cầu bảo đảm an toàn pháp lý trong giao dịch bất động sản số, đi đôi với cải cách thủ tục hành chính, để vừa tạo sự thuận tiện vừa gia tăng niềm tin và sự an tâm cho người dân, doanh nghiệp khi chuyển đổi từ cách thức giao dịch truyền thống sang số hoá.

Từ 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 (sửa đổi) và Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật chính thức có hiệu lực, cho phép công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến. Công chứng điện tử được đánh giá là một trong những giải pháp quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch bất động sản trên môi trường số.

Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả công chứng điện tử đối với các giao dịch mang tính đặc thù như bất động sản, còn nhiều thách thức phải đối mặt, từ vấn đề xác thực thông tin, liên thông dữ liệu, tính bảo mật đến việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

PGS. TS Nguyễn Quang Tuyến - Phó Chủ tịch Hội đồng Trường, Trưởng khoa Pháp luật Kinh tế, Trường Đại học Luật Hà Nội.

PGS. TS Nguyễn Quang Tuyến - Phó Chủ tịch Hội đồng Trường, Trưởng khoa Pháp luật Kinh tế, Trường Đại học Luật Hà Nội cho rằng, công chứng điện tử phải khác số hóa giấy tờ và xu hướng công chứng điện tử cần hướng đến mục tiêu phải làm sao để có thể cắt giảm 30% thủ tục hành chính.

PGS. TS Nguyễn Quang Tuyến băn khoăn khi công chứng trên môi trường điện tử thì chi phí liệu có tăng hơn so với công chứng trực tiếp hay không? Tích hợp các thông tin khi thực hiện số hóa công chứng thì việc bảo mật thông tin như thế nào? Tất cả những thông tin công khai, minh bạch thì liệu có vi phạm quyền bí mật cá nhân trong Luật Dân sự hay không?

Phải giảm thiểu được tối đa thủ tục, giấy tờ, chi phí

Đại biểu Quốc hội Phan Đức Hiếu đặt ra một số vấn đề: Hoạt động công chứng sẽ là cần thiết đến đâu, cần thiết trong những lĩnh vực nào, nếu không sẽ là sự lãng phí cho xã hội? Các giấy tờ công chứng trong thời kỳ số hóa liệu có phải sẽ không cần các bản sao chép, mà chỉ cần một mã code để đối chiếu giữa các bản và quy định của pháp luật không, điều này cũng tránh làm mất các giấy tờ. Do đó, các giá trị công chứng có còn cần hay không? Với riêng lĩnh vực về đất đai, bất động sản, có cần bỏ bớt hay thêm vào một số thủ tục công chứng hay không?...

Theo đại biểu, trong bối cảnh thực hiện Nghị quyết 57 nói chung, công chứng điện tử hay tất cả các ngành nghề lĩnh vực khác đưa vào số hóa là xu hướng không thể đảo ngược.

“Thủ tục điện tử hay quy trình điện tử sẽ không chỉ dừng lại ở việc điện tử hoá hồ sơ giấy tờ hay điện tử hóa quy trình thủ tục theo cách nghĩ thông thường.

Đại biểu Quốc hội Phan Đức Hiếu.

Nếu chúng ta quy định hồ sơ giấy phải nộp thế này thì hồ sơ điện tử cũng cần bản giấy mang tới nộp rồi scan vào và cho đó là điện tử hóa thì không đúng, đó chỉ là số hóa một quy trình giấy”, đại biểu Quốc hội Phan Đức Hiếu nói và cho rằng, từ góc độ của những người hành nghề công chứng, để quy trình điện tử thực sự giảm thiểu các giai đoạn trung gian, cần thiết nghiên cứu một quy trình công chứng điện tử nói chung và một quy trình công chứng điện tử về bất động sản nói riêng.

Cũng theo đại biểu Phan Đức Hiếu, quy trình điện tử phải khác so với quy trình giấy truyền thống và đơn giản hơn, ít thủ tục hơn. Các bản sao cần rút gọn đi. Điều này giúp việc công chứng hiệu quả hơn rất nhiều, nhanh gọn, có giá trị sử dụng cao hơn.

Một vấn đề nữa, theo ông Hiếu, cần đặt mình vào vị trí người dân, cần nghiên cứu xem làm sao để người dân cuối cùng được thụ hưởng quy trình điện tử thông suốt, liên thông, hệ thống đồng bộ và an toàn pháp lý.

Bên cạnh đó, ông Hiếu cho rằng, công chứng điện tử thực chất là phải giảm thiểu được tối đa thủ tục, giấy tờ, chi phí. Còn nếu chỉ là điện tử hóa bản giấy thì không thể coi đó là công chứng điện tử. Trong thời kỳ số, không còn có khái niệm bản sao. Bởi một khi bản gốc đã được cập nhật trên nền tảng số, thì tức là đã được chứng thực và có thể truy cập được…

Từ thực tiễn hành nghề, giải đáp ý kiến của các đại biểu dự Diễn đàn, bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho hay, Luật Công chứng điện tử 2024 đã thừa nhận có hai hình thức công chứng điện tử là trực tiếp và trực tuyến. Trên thế giới còn áp dụng công chứng điện tử từ xa (online) được áp dụng thận trọng hơn, chỉ với một số loại giao dịch không quá quan trọng, không liên quan đến đất đai, bất động sản.

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.

Theo bà Thơ, năng lực pháp lý, đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên trong việc xác định ý chí, năng lực hành vi dân sự (tự nguyện hay bị ép buộc) của người tham gia giao dịch là điều máy móc chưa thay thế được. Thêm nữa, công chứng viên có cơ chế bồi thường trách nhiệm. Đồng thời, theo quy định của pháp luật về công chứng từ trước đến nay, công chứng viên còn có trách nhiệm xác minh tài sản.

Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam khẳng định nền tảng pháp lý cho công chứng điện tử đã có sẵn với quy trình khá minh tường, các công chứng viên đã sẵn sàng triển khai điều này để bảo vệ an toàn giao dịch, tạo sự thuận tiện và gia tăng tính minh bạch cho thị trường bất động sản.

Còn bà Hoàng Thị Hạnh, Công ty cổ phần Giải pháp Công nghệ Thông tin và Viễn thông VTS cho rằng, công chứng điện tử đã mang lại những giá trị thiết thực. Đặc biệt, trong giao dịch bất động sản - lĩnh vực vốn phức tạp và tốn kém, người dân có thể thực hiện giao dịch bất động sản ở Hà Nội hay Phú Thọ ngay tại TP.HCM, Đà Nẵng mà không phải di chuyển, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Hợp đồng điện tử được lưu trữ an toàn, hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc hay giả mạo, đồng thời có thể tra cứu nhanh chóng, dễ dàng khi cần.

Ở góc độ quản lý nhà nước, hệ thống công chứng điện tử tạo ra nguồn dữ liệu tập trung, giúp cơ quan chức năng dễ dàng giám sát, phòng ngừa rửa tiền, chuyển giá, trốn thuế trong các giao dịch bất động sản…