Doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng CNTT để cải thiện hiệu quả đấu thầu

Theo lộ trình của Chính phủ, từ nay đến năm 2025 gần như toàn bộ hoạt động đấu thầu sẽ phải tổ chức qua mạng. Sau hàng chục năm đi sau các ngành khác, các doanh nghiệp đã bắt đầu tìm hiểu và ứng dụng CNTT nhiều hơn để có thể đấu thầu hiệu quả. Hãy cùng Tạp chí Tin học & Đời sống tìm hiểu về xu hướng chuyển đổi số này.

Biểu đồ thống kê các loại hình doanh nghiệp tham gia vào hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Theo thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, từ năm 2022 đến năm 2025, 100% các gói thầu mua sắm, 70% các gói thầu trong phạm vi điều chỉnh của Luật đấu thầu sẽ phải tổ chức qua mạng. Ngoài việc phải làm quen với Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, sử dụng các phần mềm hỗ trợ đấu thầu, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ từ giai đoạn tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu để đánh giá dự án, đánh giá chủ đầu tư/bên mời thầu & đối thủ cạnh tranh. Mảng đấu thầu phục vụ mua sắm công sau hàng chục năm trì trệ nay đã bắt đầu có những chuyển biến thần tốc.

Công nghệ giúp đơn giản hóa việc tiếp cận thông tin thầu

Việc tìm kiếm các dự án thông qua internet hoặc các dịch vụ thông tin vốn dĩ đã có từ lâu nhưng hiệu quả không thực sự cao. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia với công nghệ từ 10 năm trước giờ vẫn yêu cầu phải vào bằng trình duyệt Internet Explorer, một trình duyệt rất cũ hiện không còn được Microsoft hỗ trợ. Các dịch vụ cung cấp thông tin thì sẽ trả về cho người dùng danh sách các gói thầu ở đủ mọi lĩnh vực, nhà thầu phải sử dụng nhân lực thủ công để tìm kiếm và đọc thông tin thầu nhằm lọc ra các gói thầu phù hợp. Việc này vẫn diễn ra như vậy suốt 10 năm qua không có sự thay đổi.

Gần đây, nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng các phần mềm để hỗ trợ giải quyết các bất cập nêu trên. Một trong số đó là Phần mềm phân tích thông tin thầu DauThau.info thuộc Startup Hệ sinh thái Đấu Thầu, được ươm mầm và phát triển bởi Công ty Cổ phần Phát triển Nguồn mở Việt Nam (VINADES). Phần mềm này được xây dựng dựa trên nền tảng phần mềm NukeViet - đã được trao giải Nhân tài Đất Việt 2011, được Bộ GD&ĐT khuyên dùng trong thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT và được Bộ TT&TT Quy định ưu tiên sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước tại thông tư 20/2014/TT-BTTTT. Mới đây phần mềm DauThau.info cũng đã được trao Giải thưởng Sao Khuê 2021 ở hạng mục sản phẩm/giải pháp số.

So với hàng chục các giải pháp phân tích và xử lý dữ liệu thầu hiện có trên thị trường, DauThau.info nổi lên như một giải pháp chuyển đổi số hoàn hảo cho các nhà thầu. Với nhiều công cụ và gói phần mềm khác nhau từ công cụ hỗ trợ nộp thầu nhanh chóng cho tới công cụ phân tích, xử lý thông tin thầu phục vụ mọi đối tượng: nhà thầu trong nước, nhà thầu nước ngoài, nhà thầu nhỏ và siêu nhỏ, nhà đầu tư, nhà thầu chuyên làm các dự án sử dụng nguồn vốn đầu tư nước ngoài như ODA, WB, ADB… Nhờ sự linh hoạt và uyển chuyển đáp ứng các nhu cầu đa dạng của mọi doanh nghiệp, phần mềm đang được hơn 33.000 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực, ngành nghề sử dụng.

Công nghệ xử lý dữ liệu thời gian thực giúp chuyển đổi số cho công việc tìm kiếm và “săn” thầu

Đây là tính năng chính của phần mềm săn thông tin thầu DauThau.info. Chỉ cần cấu hình một lần, hàng ngày phần mềm sẽ tự động phân tích và tổng hợp để gửi cho doanh nghiệp những gói thầu phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực, phù hợp với hồ sơ năng lực hay khu vực địa lý mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Báo cáo sẽ tự động gửi qua email, các nhà thầu sẽ “số hóa” được khâu sử dụng nhân lực tìm kiếm và lọc thông tin thầu, hoàn toàn không phải tự tìm kiếm thủ công và đọc hàng trăm gói thầu hàng ngày nữa. Việc này giúp doanh nghiệp đấu thầu tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhân lực đọc/tìm kiếm thông tin thầu thủ công, hạn chế việc bỏ sót các gói thầu cần quan tâm.

Email phần mềm thông báo tìm thấy gói thầu theo yêu cầu của nhà thầu đã thiết lập.

Công nghệ phân tích dữ liệu giúp đánh giá đối thủ cạnh tranh & đánh giá cả bên mời thầu

Không chỉ dừng lại ở việc sử dụng công nghệ để tìm kiếm thông tin dự án phù hợp, nhiều doanh nghiệp cũng bắt đầu ứng dụng phần mềm phân tích dữ liệu như DauThau.info nhằm đánh giá tính khả thi của dự án bất kỳ, đánh giá bên mời thầu và đối thủ cạnh tranh nhằm dự đoán tính minh bạch để đưa ra quyết định có nên tham gia đấu thầu hay không.

Dựa trên việc phân tích dữ liệu thầu trong 10 năm qua, các phần mềm sẽ cho các nhà thầu biết được tình trạng “cặp kè” giữa các nhà thầu thân thiết, thậm chí là việc có hay không một bên mời thầu “thân thiết” với một nhà thầu nào đó. Qua đó có thể nhanh chóng quyết định mình có nên tham gia gói thầu của bên mời thầu đó hay không.

Kết quả kiểm tra chi tiết quan hệ giữa hai nhà thầu với nhau.

Doanh nghiệp hoặc các bên mời thầu có thể sử dụng DauThau.info phân tích năng lực của doanh nghiệp thông qua lịch sự đấu thầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng có thể xem lịch sử mở thầu của bên mời thầu bất kỳ, xem phân tích tổng quát hay chi tiết danh sách các nhà thầu từng tham gia hoặc từng gí thầu được mời thầu, mở thầu, hủy thầu... 

Kết quả kiểm tra quan hệ của bên mời thầu với các nhà thầu.

Công nghệ giúp bám chân khách hàng, theo dõi đối thủ cạnh tranh

Với tính năng theo dõi nhà thầu/theo dõi bên mời thầu/chủ đầu tư, nhất cử nhất động của đối thủ/đối tác sẽ được theo dõi toàn diện và báo cáo cho doanh nghiệp. Nhà thầu cũng có thể yêu cầu phần mềm theo dõi một gói thầu bất kỳ, mọi thay đổi, chỉnh sửa của gói thầu sẽ được ghi nhận và báo cáo cho nhà thầu giúp nhà thầu không bị bỏ lỡ bất cứ thông tin nào.

Một “click” là ngay lập tức có thể theo dõi mọi thay đổi của gói thầu.

Công nghệ hỗ trợ việc dự thầu

Nếu như trước đây việc tải hồ sơ dự thầu từ hệ thống mạng đấu thầu quốc gia gặp nhiều khó khăn khi mà hệ thống đấu thầu bắt buộc phải tải hồ sơ về bằng trình duyệt Internet Explorer. Nay nhờ các phần mềm hỗ trợ như DauThau.info, nhà thầu đã có thể tải hồ sơ thầu về từ mọi trình duyệt, kể cả điện thoại và máy tính bảng.

Nếu cần phân tích giá dự thầu của đối thủ cạnh tranh trong quá khứ, phần mềm sẽ hỗ trợ nhanh chóng. Nếu cần nhập liệu tự động giá hàng ngàn vật tư hoặc hạng mục lên hệ thống, phần mềm cũng sẽ hỗ trợ hoàn toàn tự động. Với nhiều nhà thầu, đây thực sự là những công nghệ đột phá giải phóng sức lao động của nhà thầu.

Sử dụng phần mềm để phân tích giá cả hàng hóa từng được chào thầu của các đối thủ cạnh tranh.

Thách thức & cơ hội từ quá trình chuyển đổi số

Cảm nhận được sức ép từ thị trường, các doanh nghiệp đang tích cực chuyển đổi số. Tuy nhiên, cũng giống như nhiều lĩnh vực khác, chuyển đổi số cho công tác đấu thầu không phải lúc nào cũng thành công. DauThau.info tiết lộ thống kê: hơn 33.000 doanh nghiệp mò mẫm trên con đường chuyển đổi số cho công tác đấu thầu bằng bộ phần mềm này, mới chỉ có hơn 2.000 doanh nghiệp thực sự thành công (chỉ chiếm hơn 6% số doanh nghiệp từng tìm hiểu về việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác đấu thầu). Rõ ràng, sẵn sàng chuyển đổi số là một chuyện, có ghi được tên mình vào danh sách các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công cho mảng đấu thầu hay không lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn nữa từ phía các doanh nghiệp.

Cũng theo tiết lộ từ phía DauThau.info, nhà thầu mất khoảng 1 năm cho nhận thức cần phải chuyển đổi số, mất 1 năm nữa để thực sự bắt tay vào việc chuyển đổi số (biến nhận thức thành hành động). Số ít các doanh nghiệp thành công thường có 2 đặc điểm chung: thứ nhất là họ chi rất “mạnh tay” cho việc chuyển đổi số, thứ hai là làm ngay một cách quyết liệt. Các doanh nghiệp thất bại thường có sự chần chừ, thiếu quyết liệt khiến các cán bộ đấu thầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đấu thầu một cách hời hợt. Một số khác thì làm theo thói quen, ngại thay đổi, ngại học hỏi và sử dụng công nghệ… Như vậy, với tỷ lệ hơn 6% doanh nghiệp chuyển đổi số trong đấu thầu thành công, cơ hội vẫn còn mở rộng với các nhà thầu nhanh chóng nắm bắt xu hướng chuyển đổi số trong đấu thầu.

 Thế Hùng