GroupMail - công cụ miễn phí gửi hàng loạt email theo danh sách

GroupMail là phần mềm tiếp thị email miễn phí, một công cụ có thể giúp bạn tạo ra các email và gửi chúng đến danh sách những địa chỉ email có sẵn do bạn cung cấp nhằm để tạo ra các thông báo về những dịch vụ mới, sản phẩm hoặc tin tức đến hàng ngàn khách hàng ở khắp mọi nơi trên toàn thế giới.

Để bắt đầu, bạn truy cập địa chỉ http://group-mail.com/, sau đó nhấn vào nút Free Download để tải phần mềm về máy tính của mình. Khi hoàn tất, kích hoạt file thu được để cài đặt, giao diện của chương trình sẽ hiện ra sau ít phút.

Cửa sổ mặc định của GroupMail cung cấp tất cả mọi tính năng mà bạn muốn có giống như những gì được giới thiệu trên trang chủ. Trước khi bạn bắt đầu gửi email thì việc cần phải làm là cấu hình GroupMail với tài khoản email của bạn và cũng có thể bạn sẽ phải tạo ra các nhóm và nhập vào những nhóm đó danh sách những địa chỉ email cần gửi bản tin để dễ quản lí cho nhiều mục đích khác nhau. Cả hai tùy chọn là thiết lập cấu hình và bổ sung các tài khoản được cung cấp cho bạn trong lần đầu tiên khi bắt đầu chương trình

Nếu bạn không muốn cấu hình các thiết lập cơ bản thông qua các hướng dẫn bạn có thể làm điều đó sau này trong chương trình bằng cách nhấp vào tùy chọn Create a New Group và các tùy chọn tài khoản nằm trong Tools. 

Tuy nhiên, ta nên bắt đầu với việc thiết lập các tài khoản trước, đó là điều quan trọng cần phải làm, bạn có thể thêm vào nhiều tài khoản email khác nhau chẳng hạn như: Gmail, Hotmail và Yahoo, nhưng cần phải lưu ý một điều rằng mỗi dịch vụ điều có giới hạn số lượng email được phép gửi hàng ngày, nếu bạn gửi quá giới hạn rất có thể những email này sẽ nằm trong thư mục rác của người nhận. Để thêm một tài khoản mail vào GroupMail, từ giao diện chính bạn nhấn vào liên kết Accounts, khi cửa sổ mới xuất hiện bạn nhấn vào nút New, lúc này ta sẽ nhìn thấy một cửa sổ khác như hình bên dưới.

Bây giờ bạn nhập tên của bạn (Your Name), địa chỉ email (Email Address), mật khẩu (Password)…vào các khung tương ứng rồi nhấn vào nút Next, chương trình sẽ tự động tìm các thiết lập máy chủ của bạn và điều chỉnh các thiết lập POP và SMTP. Nếu thành công, tài khoản của bạn sẽ được thêm vào Accounts như thế này.

Trong bước kế tiếp, ta cần tạo một nhóm bao gồm danh sách các địa chỉ email bằng cách vào File chọn New Group, khi cửa sổ Create a New Group hiện ra, bạn chọn một loại nhóm, nơi dữ liệu được lưu trữ trên máy tính của bạn hoặc ở trên mạng, chẳng hạn như: GroupMail Format (Default) (lấy dữ liệu từ máy tính của bạn), External Database (lấy dữ liệu từ một hệ thống cơ sở dữ liệu bên ngoài), Address Book (sử dụng sổ địa chỉ

Trong bài viết này, tôi chọn GroupMail Format (Default), xong nhấn nút Next, nó sẽ yêu cầu bạn chọn vị trí lưu trữ cho nhóm mới, bao gồm Local (Default) và Custom. Nếu bạn chọn Local (Default), nhóm do bạn vừa tạo sẽ được lưu trong GroupMail, còn nếu bạn chọn Custom bạn cần phải xác định vị trí lưu nhóm trên máy tính của mình, chọn xong nhấn nút Next

Trong cửa sổ kế tiếp hiện ra bạn không phải quan tâm đến chỉ việc nhấn nút Next và cứ tiếp tục như vậy cho đến khi cửa sổ như hình bên dưới xuất hiện thì bạn nhập vào khung Group Name tên của nhóm mà bạn muốn đặt cho nó rồi nhấn nút Create ở bên dưới.

Tiếp đến, trở về với giao diện chính, bạn nhấn chọn mục Group ở bên trái, sẽ nhìn thấy nhóm mà mình vừa tạo, giờ hãy thêm danh sách các địa chỉ email vào nhóm bằng cách nhấn đôi chuột vào, sau đó nhấn tiếp nút Add, nhập địa chỉ email và chi tiết các thông tin của từng người

Nếu bạn có sẵn một danh sách các địa chỉ email, bạn có thể nhập thẳng nó vào sẽ nhanh hơn rất nhiều, phần mềm này hỗ trợ các file như .TXT, .CSV. Để làm được điều này, bạn vào Actions chọn Import, lúc này có 3 tùy chọn dành cho bạn đó là Address Book Import (nhập dữ liệu từ sổ địa chỉ), File Import (từ file), Database Import (từ cơ sở dữ liệu). Như bài viết này ta sẽ chọn File Import rồi nhấn OK.

Bây giờ nhấn chọn Select…tìm đến vị trí lưu file chứa danh sách địa chỉ email rồi nhấn nút Next, cứ tiếp tục nhấn nút Next ở những cửa sổ kế tiếp. Ở cửa sổ cuối cùng bạn nhấn nút Start và ngồi chờ để phần mềm nhập danh sách vào nhóm.

Để gửi email đến hàng loạt người nhận trong danh sách, bạn vào File chọn New Message, khi đó khung soạn thảo sẽ xuất hiện, ở trường Send To, bạn chọn một nhóm mà mình đã tạo để gửi đến bằng cách nhấn vào nút mũi tên xổ xuống. Tương tự, trường From bạn cũng có thể chọn một tài khoản bất kì nếu bạn đã thêm vào rất nhiều tài khoản ở bước trên, một khi hoàn tất bạn nhấn nút Send

Phần mềm sẽ yêu cầu bạn chỉnh sửa các lỗi chính tả nếu có những từ viết không đúng, nếu bạn cảm thấy không có gì phải thay đổi hãy đi đến những bước kế tiếp. Khi mọi thứ hoàn chỉnh quá trình trình gửi sẽ bắt đầu diễn ra.

Lưu ý: phiên bản miễn phí chỉ cho phép bạn gửi đến 100 địa chỉ email cùng một lúc cho dù trong nhóm của bạn có bao nhiêu địa chỉ chi chăng nữa thì vẫn vậy. Để gỡ bỏ giới hạn này bạn cần nâng cấp lên phiên bản trả tiền, khi đó phần mềm sẽ được mở khóa đầy đủ tính năng, cả kể một tính năng rất hữu ích đó là lập lịch trình gửi email hàng ngày giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức.