Những vấn đề cần lưu ý trước khi đăng ký sử dụng Office 365
08:15, 21/05/2012
Nếu bạn đang lập kế hoạch di chuyển đến Office 365 để có thể tận dụng tối đa sức mạnh của nền tảng đám mây trên một ứng dụng văn phòng thì bạn cần phải lưu ý một số điểm trước khi chính thức thực hiện đăng ký dịch vụ.
Chuyển đổi không phải là một quá trình đơn giản
Nếu bạn có một môi trường Active Directory làm tiền đề và muốn thực hiện quá trình chuyển đổi, việc này không phải là dễ dàng gì. Exchange Server 2010 SP2 mang đến cho bạn một thuật sĩ làm giảm số lượng các bước từ khoảng 50 xuống 6, nhưng quá trình chuyển đổi vẫn còn tẻ nhạt và đòi hỏi rất nhiều kế hoạch nâng cao. Chính vì vậy, với những ai đang bắt đầu bước vào thế giới Office 365 thì tốt nhất là làm quen ngay từ đầu thay vì phải tập trung thực hiện công việc di chuyển khó khăn.
Bắt đầu lại từ đầu với bộ lọc thư rác
Một trong những điều lớn nhất trở thành vấn đề gây khó khăn với người sử dụng Office 365 chính là bộ lọc thư rác. Trước khi đăng ký Office 365, bạn có thể sử dụng các bộ lọc thư rác riêng giúp bảo vệ chống lại thư rác rất tốt nhưng với Office 365, bạn sẽ thấy tính năng Microsoft Forefront Online Protection mà Microsoft cung cấp cho ứng dụng Exchange. Mặc dù Forefront là một bộ lọc thư rác khá tốt nhưng bạn cần phải dành thời gian để cấu hình lại nó.
Tên miền địa chỉ email gửi đi có thể thay đổi
Khi bạn đăng ký với Office 365, tất cả các tài khoản người dùng sẽ được trang bị địa chỉ email mặc định có đuôi onmicrosoft.com. Mặc dù bạn có thể sử dụng địa chỉ tên miền của riêng mình bằng cách thiết lập cấu hình tên miền nhưng khi tiến hành gửi tin nhắn đi, tên miền bạn sử dụng sẽ tiếp tục có dạng là onmicrosoft.com trừ khi bạn thực hiện một số thay đổi cấu hình (khá phức tạp).
Bạn có thể phải nói lời tạm biệt với các tiện ích của bên thứ 3
Nhiều tổ chức sử dụng các tiện ích của bên thứ 3 để quản lý Exchange Server. Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ tiện ích nào như vậy và thiết kế để cài đặt trực tiếp lên Exchange Server. Bạn sẽ không thể sử dụng chúng với Office 365 khi Microsoft không cho phép bạn thực hiện cài đặt phần mềm vào các máy chủ của Office 365.
Có thể gặp các vấn đề về DNS
Khi bạn thêm một tên miền vào tài khoản Office 365 của mình, bạn sẽ nhận được một danh sách các mục DNS mà bạn phải làm với tên miền để nó có thể hoạt động một cách chính xác. Mặc dù hầu hết các mục DNS là tương đối đơn giản, nhưng Microsoft Lync lại yêu cầu một số bản ghi SRV được tạo ra. Điều này không phải là một vấn đề cho người có máy chủ DNS của Microsoft nhưng lại là vấn đề lớn đối với các máy chủ DNS không phải của Microsoft.
Có thể phải sử dụng các công cụ quản lý khác nhau
Quản lý các giao dịch (Exchange) thông qua Exchange Management Console không còn là một lựa chọn sáng giá khi mà Office 365 sử dụng Exchange Control Panel như là công cụ quản lý chính cho Exchange Server. Tương tự như vậy, tài khoản người dùng được tạo ra thông qua một giao diện độc quyền thay vì thông qua giao diện Active Directory Users And Computers.
Cần thiết lập lại quyền truy cập máy chủ tập tin
Hãy chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch cho các máy chủ lưu trữ dữ liệu tập tin trước khi bạn ngừng hoạt động điều khiển tên miền của mình. Các tập tin dữ liệu cần được lưu trữ đến một thiết bị NAS, nhưng đó không phải là một giải pháp lý tưởng cho tất cả người dùng. Trong bất kỳ trường hợp nào, chỉ cần nhớ rằng bạn có thể sẽ không thể sử dụng tài khoản Active Directory để quản lý việc truy cập các tập tin của mình.
Không thể kết nối ngay lập tức với các thiết bị di động
Một trong những vấn đề người dùng quan tâm trong Office 365 chính là khả năng đưa hộp thư của mình lên trực tuyến một cách nhanh chóng, quá trình chuyển đổi nội dung. Tuy nhiên, nếu ngay lập tức bạn kết nối điện thoại của mình vào hộp thư Exchange mới, địa chỉ liên lạc, mục lịch hay tin nhắn cũ của điện thoại sẽ ngay lập tức bị biến mất.
Chính vì vậy, bạn cần tạo ra một tập tin PST trên máy tính và di chuyển tất cả các email, danh bạ liên lạc và các mục lịch vào tập tin PST này. Sau khi đã thực hiện, bạn ngưng kết nối máy tính với điện thoại và tiến hành kết nối điện thoại với hộp thư mới trên Office 365. Sau đó bạn kết nối điện thoại với máy tính, sao chép tất cả các dữ liệu từ tập tin PST vào hộp thư mới, lúc này bạn có thể kết nối điện thoại với hộp thư mà không cần phải lo lắng về việc mất quyền truy cập vào địa chỉ liên lạc và các dữ liệu khác.
Mất đi sự kiểm soát
Cuối cùng, khi đã quyết định di chuyển đến Office 365 có nghĩa là bạn đã từ bỏ một số mức độ kiểm soát nhất định nào đó. Ví dụ, bạn sẽ không có bất kỳ sự kiểm soát quá trình quản lý các bản vá, nâng cấp phần mềm và thực hiện các nhiệm vụ hành chính tương tự khác mà bạn có thể được sử dụng để thực hiện trên hệ thống trước đây.
Bạch Đằng
