Sử dụng 3 tính năng mới của Gmail

Google vừa bổ sung cho hộp thư điện tử Gmail 3 tính năng mới: Auto-advance, Email Delegation, và Restore contacts. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách kích hoạt và cách khai thác các tính năng mới trên.

1. Kích hoạt tính năng Auto-Advance để tiết kiệm thời gian khi bạn xóa, lưu trữ, hoặc tắt tiếng,… cuộc hội thoại:

Thông thường, Gmail sẽ đưa bạn trở lại Hộp thư đến (Inbox) khi bạn thực hiện thao tác xóa, lưu trữ hoặc tắt tiếng,… một cuộc hội thoại. Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn đang phải đối phó với rất nhiều tin nhắn. Auto-advance sẽ tự động di chuyển đến địa chỉ email tiếp theo (hoặc trước đó) sau khi thực hiện những hành động này, cho phép bạn nhanh chóng di chuyển đến tin nhắn của bạn.

Các bước thực hiện cụ thể như sau:

- Chuyển đến Gmail và đăng nhập vào bằng tài khoản của bạn. Đi đến góc trên bên phải và chọn Settings (Cài đặt). Chọn Lab từ trình đơn Settings.

- Di chuyển xuống phần Auto-advance (Tự động tiến) và chọn Enable (Bật). Nhấp vào nút Save Changes (Lưu Thay đổi) xác nhận và kích họat tính năng này.                 
- Quay trở lại nhóm đề mục góc trên bên phải và chọn Settings một lần nữa.

- Dưới thẻ General (Chung), tìm đến phần Auto-advance và chọn những hành động mong muốn để được thực hiện sau khi lưu trữ, xóa, hoặc tắt tiếng,… một cuộc hội thoại. Cụ thể: Go to the next (newer) conversation – Đi tới cuộc hội thoại tiếp theo (mới hơn), Go to the previous (older) conversation – Đi tới cuộc cuộc hội thoại trước (cũ hơn), Go back to the threadlist – Quay lại danh sách chuỗi thư.         - Cuối cùng, nhấp vào nút Save Changes để lưu lại thay đổi.

2.  Cho phép tài khoản người dùng Gmail khác thực hiện đọc, xóa, và gửi thư trên tài khoản của bạn:

Bạn có thể ủy quyền cho một người sử dụng thư điện tử Gmail để đọc, xóa, và gửi thư trên danh nghĩa của bạn. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn sử dụng một hộp thư duy nhất để quản lý tất cả các tài khoản email. Tính năng này trong Gmail có tên là Email Delegation.

 - Chuyển đến Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn (nếu đã đăng xuất). Từ nhóm đề mục ở góc trên bên phải, bạn nhấn vào liên kết Settings.

- Chọn thẻ Accounts and Import (Tài khoản và Nhập). Tới mục Grant access to your account (Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn) và nhấn vào liên kết Add another account (Thêm một tài khoản khác).        - Nhập địa chỉ Gmail cho người sử dụng mà bạn muốn ủy quyền vào hộp Email address. Nhấp vào nút Next Step (Bước Tiếp theo).                          - Nếu thông tin địa chỉ email bạn nhập là chính xác, hãy nhấp vào nút Send email to grant access để gửi email xác nhận quyền truy cập.    - Với người được ủy quyền, họ sẽ nhận được một email xác minh giải thích rằng bạn đã cấp quyền truy cập cho họ. Mở lá thư có tiêu đề Gmail Team (Nhóm Gmail) và kích vào liên kết dưới dòng To accept this reques, please click the link below để xác nhận. Nếu từ chối lời đề nghị, nhấp dòng liên kết bên dưới To deny this request, please click the link below.
- Thời gian để tính năng có thể sử dụng là 30 phút, sau khoảng thời gian ấy người được ủy quyền mới có thể truy cập vào hộp thư của bạn. Cụ thể: người được ủy quyền nhấn vào biểu tượng tam giác bên cạnh tên tài khoản Gmail > chọn email đã ủy quyền trong danh sách xổ xuống, tài khoản đó sẽ được mở ra trong một cửa sổ mới tách biệt với tài khoản đang mở.

Lưu ý:

- Người được ủy quyền ngoài việc được đọc, xóa, và gửi thư trên tài khoản của bạn thì việc thực hiện các thao tác khác như thay đổi thiết lập riêng, mật khẩu truy cập, tán gẫu,… không thể xâm phạm đến.

- Mỗi tài khoản Gmail, bạn chỉ có thể ủy quyền cho 10 địa chỉ email.

- Để thu hồi quyền truy cập vào hộp thư của bạn, chỉ cần quay trở lại Settings và Accounts and Import. Chuyển đến Grant access to your account section và nhấn Delete (Xóa) để loại bỏ tài khoản của địa chỉ email đã ủy quyền.

- Bạn có thể xem video giới thiệu tính năng Email Delegation tại địa chỉ http://http://www.youtube.com/watch?v=1I5Xq69E0M8&feature=player_embedded

3. Khôi phục danh sách liên lạc bị xóa:

Nếu bạn đã vô tình xóa địa chỉ liên lạc từ tài khoản Gmail của bạn, tính năng Restore contacts sẽ giúp bạn khôi phục lại chúng.

- Trên giao diện Gmail, nhấn vào mục Contacts (Danh sách liên hệ) ở cột bên trái. Chuyển đến More actions (Tác vụ khác) > chọn Restore contacts (Khôi phục danh sách liên hệ).                           - Khi cửa sổ Restore Contacts xuất hiện, chọn một thời gian khôi phục được liệt kê dưới trường Please select a time to restore to (Vui lòng chọn một thời điểm để khôi phục ) và nhấn Restore (Khôi phục). Nếu sự lựa chọn là Custom (Tùy chỉnh), thì bạn xác định thời gian cụ thể hơn bằng ngày (days), giờ (hours) và phút (minutes). Xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể khôi phục lại các địa chỉ liên lạc đã bị xóa trong vòng 30 ngày trở lại.             - Sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo (Danh sách liên hệ của bạn đã được khôi phục về trạng thái tại thời điểm …) trên đầu của giao diện người dùng của Gmail. Bạn có thể nhấn vào Undo (Hoàn tác) để xóa thao tác phục hồi.