Tiến trình chuyển đổi số (kỳ 3): Cách thức để chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một tiến trình liên tục, sẽ không có điểm bắt đầu cố định, cũng không có điểm kết thúc để đánh giá là hoàn thành hay chưa hoàn thành. Nó rất khác với những tiến trình sản xuất xã hội trước đây.

Mô hình hoá cách thức để chuyển đổi số.

Cần phải nhấn mạnh rằng chuyển đổi số là cuộc cách mạng chuyển đổi về tư duy, với 3 nội dung sau:

(1) Chuyển đổi số là một tiến trình chuyển đổi toàn diện và không thể đảo ngược về cấu trúc, cách thức tổ chức và cách thức vận hành của tổ chức thông qua việc áp dụng các công nghệ và dữ liệu số;

(2) Do vậy, cần phải hoạch định một chiến lược chuyển đổi số toàn diện trước khi tiến hành chuyển đổi số;

(3) Chúng ta hoàn toàn có thể chuyển đổi từng bước trong tiến trình chuyển đổi số khi đã có một chiến lược chuyển đổi số toàn diện.

Khi thực sự chuyển đổi được nhận thức và tư duy đúng đắn thì việc áp dụng các công nghệ số vào thực tiễn mới thực sự phát huy được hiệu quả, mới chọn lựa được chiến lược và cách thức hợp lý, mới xác lập được đúng những việc cần phải làm, lộ trình và hành động cụ thể.

Điều này cũng chính là việc xác lập mô hình kinh doanh mới của tổ chức. Cụ thể là việc lập ra cách thức mới mà tổ chức tạo ra giá trị như thế nào từ dữ liệu, từ việc ứng dụng các công nghệ số, phần mềm và ứng dụng.

Dựa trên việc định hình mô hình kinh doanh mới, tiến trình chuyển đổi số đòi hỏi chúng ta phải xem xét lại toàn bộ các quy trình, tác nghiệp và tiến trình đang vận hành tổ chức.

Tuy nhiên, điều này không được thực hiện bởi việc ứng dụng các công nghệ số, phần mềm và ứng dụng như chúng ta vẫn đang lầm tưởng.

Chính sự lầm tưởng này đang đẩy các tổ chức vào một tình thế lưỡng nan, khi có quá nhiều phần mềm, trang thiết bị công nghệ số, nhưng chúng không thể “giao tiếp” với nhau một cách hiệu quả.

Điều này, sự chuẩn hóa, hệ thống hóa, đồng bộ hóa và cộng hưởng chỉ có thể đạt được khi chúng ta tạo ra được một phương thức cho phép chuyển đổi về cách thức con người giao tiếp trong toàn bộ tổ chức thành một “ngôn ngữ chung”.

Dựa trên cơ sở ngôn ngữ chung đó, các công nghệ số, phần mềm và ứng dụng được kiến trúc, áp dụng và vận hành.

Chuyển đổi số đang là một ngôn ngữ thời thượng, một sính ngữ được “đính kèm” vào trong mọi thứ có thể để tạo ra “một thương hiệu” có tính giá trị thời đại. Nó dẫn đến việc, khi nói đến chuyển đổi số, ai cũng tưởng rằng người khác cũng nghĩ về chuyển đổi số giống như mình.

Dù có những nhận thức rằng, chuyển đổi số không phải là công nghệ mà trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Nhưng đến giờ, vẫn thiếu “khái niệm chung” cho việc Thế nào là chuyển đổi số(?) và nếu phải Chuyển đổi nhận thức, thì Chuyển đổi như thế nào(?).

Cần có một quy hoạch tổng thể, để dựa trên đó kiến trúc ra những quy trình, tác nghiệp và tiến trình một cách hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng, nhưng không có nghĩa phải cùng lúc thực hiện tất cả những điều đó.

Cũng giống như quy hoạch một thành phố là để cho hàng thập kỷ sau này, quy hoạch tiến trình chuyển đổi số cũng là tổng đồ cho chiến lược dài hạn.

Chiến lược này sẽ được cụ thể hóa bằng những kiến trúc của các cấu phần trong bản quy hoạch, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của mỗi giai đoạn của tổ chức. Tuy nhiên, nó vẫn luôn đảm bảo tính thống nhất và tương hợp với tổng thể quy hoạch.

Và sau đó, có thể từng bước thực hiện từng phần mà không phải lo lắng sẽ phải làm lại trong tương lai do những thay đổi nào đó, và có thể, phải xóa đi làm lại tất cả.

Bản quy hoạch này cho phép kiến tạo nên mô hình vận hành của tổ chức thông qua bản kiến trúc cụ thể.

Nên nhớ, mô hình vận hành có tính giai đoạn và thời điểm. Nó phụ thuộc vào các điều kiện cụ thể của tổ chức và những thay đổi liên tục đòi hỏi phải thích nghi hiệu quả của môi trường cả bên trong và bên ngoài.

Trong khi đó, mô hình kinh doanh có tính dài hạn và bền vững hơn, ổn định hơn.

Các hoạt động, dự án đầu tư và các giải pháp trong tiến trình chuyển đổi số chịu ảnh hưởng trực tiếp và bị quy định bởi mô hình hoạt động (kiến trúc), nhưng việc ra quyết định hoạt động gì, dự án nào và giải pháp nào được chấp nhận lại phụ thuộc vào mô hình kinh doanh (quy hoạch).

Chúng ta còn nhận thức quá giản đơn về tiến trình Chuyển đổi số, theo kiểu “cứ làm đi, nghĩ thế nào làm thế ấy, tranh thủ làm, mạnh ai nấy làm theo kiểu của mình, như một cuộc cạnh tranh”.

Chuyển đổi số, do vậy không thể là cứ thế làm đi. Chuyển đổi số sẽ làm thay đổi hoàn toàn mọi thứ ngay khi chúng ta bắt đầu. Nó sẽ không cho phép duy trì mọi thứ như vốn có và chỉ thêm vào đó bằng sự hỗ trợ của công nghệ.

Để bắt đầu một tiến trình chuyển đổi số thực sự, cần phải hoạch định một chiến lược chuyển đổi số toàn diện.

Đó là việc trả lời một loạt câu hỏi: Chuyển đổi đến đâu? Bằng cách nào? Cần những nguồn lực gì? Thay đổi ra sao(?!) Tiến trình thực hiện như thế nào? Bắt đầu khi nào và từ đâu?.

Chuyển đổi số, do vậy, cần phải bắt đầu và gắn liền với mục tiêu định hình một năng lực cạnh tranh mới cho tổ chức.

Chúng ta không thể chỉ rõ năng lực cạnh tranh mới là gì. Bởi trong kỷ nguyên số, năng lực cạnh tranh của một tổ chức là năng lực cạnh tranh động, tức là năng lực cạnh tranh được hình thành “đồng lúc” với sự dịch chuyển năng lực của các tổ chức liên quan khác.

Nó là khả năng thích ứng hiệu quả, linh hoạt và liên tục với các điều kiện thay đổi mới trong môi trường cả bên trong và bên ngoài của tổ chức.

Nó đi cùng với đổi mới sáng tạo và thử nghiệm nhanh (rapid experimentation) và được định hướng bởi tầm nhìn giá trị được định hình bởi mô hình kinh doanh và cách thức tạo ra giá trị đó như thế nào từ mô hình hoạt động.

Cần nhìn nhận chuyển đổi số là một cuộc đầu tư đúng nghĩa.

Chúng ta đầu tư vào chuyển đổi số để đem đến sự đột phá về năng suất cho tổ chức, chứ không phải là những sự trang trí hay những điểm xuyết cho những lỗ hổng nào đó trong tiến trình vận hành tổ chức.

Và do vậy, tiến trình chuyển đổi số cần phải được gắn liền với những vấn đề mà một tiến trình đầu tư đặt ra, cũng như gắn liền với hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Một nỗi lo lắng thường trực, và đây cũng là nguyên nhân chính gây nên sự thiếu hiệu quả, hay sự không hợp lý khi thực hiện tiến trình chuyển đổi số, đó là sự lo lắng về “con số đầu tư”.

Chúng ta bị mắc kẹt trong việc phải trả lời những câu hỏi: Cần đầu tư bao nhiêu tiền? Làm sao để có tiền đầu tư cho đủ? Và làm sao để giảm thiểu đầu tư?.

Những câu hỏi này là đúng đắn và cần thiết, nhưng lại thường đưa đến những hệ quả tiêu cực.

Sợ rằng phải đầu tư một con số lớn và không có khả năng, nhiều tổ chức mắc kẹt trong lựa chọn “thôi cứ đầu tư một cái gì đó cụ thể rồi tính tiếp”.

Có những tổ chức thì sẵn sàng đầu tư, nhưng lại rơi vào tình thế đòi hỏi một quy hoạch tổng thể và chi tiết cho các hạng mục đầu tư cho toàn bộ tiến trình chuyển đổi số.

Điều này không thể tồn tại trong thực tế. Nguyên nhân là do việc này phụ thuộc vào sự biến động không ngừng của môi trường thực tiễn, để rồi rơi vào tình thế ngay cả khi có con số tổng thể và chi tiết thì nó lạc hậu và sai lệch ngay khi nó được công bố ra. Rốt cuộc càng đầu tư càng gặp vấn đề và càng mắc kẹt.

Việc không đầu tư một cách tổng thể sẽ dẫn đến những sự bất cập, thiếu đồng bộ hoặc không thực sự chuyển đổi số được tổ chức của mình. Khi ấy, một bức tranh khổng lồ được vẽ ra cùng với một ngân sách vượt quá những điều kiện cho phép.

Cũng đúng là việc đầu tư một cách tổng thể và đồng bộ là bắt buộc, cần phải làm ngay từ đầu, như chúng tôi đã nói, chuyển đổi số phải bắt đầu bằng việc hoạch định một chiến lược tổng thể.

Tuy nhiên, sự đồng bộ tổng thể này hoàn toàn có thể thực hiện được cũng giống như cách ta vẽ nên một bản vẽ quy hoạch dài hạn cho một thành phố.

Trong đó, một bức tranh tổng thể, sự phối hợp một cách có hệ thống, đồng bộ tất cả mọi hạng mục, xác lập những hạng mục phải ưu tiên giải quyết trước, những khu vực cần phải giải tỏa, cải tạo,...

Rồi theo đó, với những điều kiện cho phép, chúng ta sẽ đầu tư các hạng mục theo một lộ trình chiến lược chuyển đổi số đã hoạch định ra.

Chuyển đổi số là một tiến trình có ba cấp độ, và đồng thời thực hiện ở ba cấp độ này, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi tổ chức.

Nhưng bởi chuyển đổi số là một tiến trình liên tục, sẽ không có điểm bắt đầu cố định nào, cũng sẽ không có điểm kết thúc để đánh giá là hoàn thành hay chưa hoàn thành.

Đây là một khái niệm rất khác so với những tiến trình sản xuất xã hội trước đây.

Chẳng hạn, khi xây dựng một quy trình quản lý một nhà máy, chúng ta sẽ tạo thành các module thành phần cụ thể, rồi lần lượt, từng bước hoàn thành module này trước khi tiếp nối module tiếp theo.

Khi đó, số lượng các module có thể xác định được, tiến trình cụ thể và lộ trình thời gian của việc thiết lập từng module có thể diễn giải trên các lưu đồ được. Tuy nhiên, đó là một tiến trình thứ bậc (hierarchy).

Chuyển đổi số lại là một tiến trình ngang hàng (heterarchy), trong đó diễn ra đồng thời các hoạt động thiết lập.

Các module vẫn tồn tại trong việc xây dựng một tổ chức, nhưng nó không đòi hỏi nhất thiết phải làm cái nào trước, cái nào sau mà đồng thời tiến hành được, nhưng để vận hành được, thì các mô-đun này phải được phối hợp đồng bộ.

Do vậy, chúng ta có thể đầu tư cho chuyển đổi số thành từng bước phù hợp với các điều kiện, năng lực và khả năng chuyển đổi của tổ chức.

Theo Tạp chí điện tử VietTimes