Cách tạo bảng chỉ mục một cách chuyên nghiệp trong Microsoft Word

00:00, 01/12/2010

Một cách phổ biến để tiếp cận với việc tạo bảng chỉ mục trong Word là bạn tự đánh dấu những từ mà bạn muốn làm chỉ mục, nhưng có cách thay thế khác là sử dụng một tài liệu mục lục để tạo chỉ mục tự động cho tài liệu của bạn.

Tạo chỉ mục

Bắt đầu bằng việc tạo 2 bảng cột trong file mục lục. Viết những từ mà bạn muốn được đánh dấu thành chỉ mục trong cột bên trái. Viết đoạn văn bản mà bạn muốn dùng làm bảng chỉ mục của văn bản chính trong cột phía bên phải.

Đóng file tham chiếu và mở tab tham chiếu trong tài liệu chính để lập bảng chỉ dẫn cho tài liệu chính.

Click vào nút “AutoMark” và chọn tài liệu mục lục khi word nhắc bạn chỉ ra file AutoMark

Ngay sau khi bạn click vào nút OK bạn sẽ thấy Word tạo một vài mục chỉ mục trong tài liệu.

Chúng ta có thể ẩn những mục này đi bằng cách click vào nút “Show/Hide Paragraph” trong tab home.

Đi đến cuối tài liệu chính và click vào nút “Insert Index” và click vào nút OK để tạo chỉ mục.

Đây là tất cả những bước để tạo bảng chỉ mục với file mục lục. Dưới đây là cách chúng ta có thể tuỳ chỉnh các kiểu chỉ mục.

Tạo chỉ dẫn tham khảo trong chỉ mục

Word cho phép tạo các loại chỉ mục khác nhau. Dưới đây chúng ta có một chỉ mục với các mục nhỏ mà cụ thể được sử dụng khi chúng ta muốn nhóm các khái niệm có liên quan trong tài liệu lại với nhau.

Thủ thuật của việc tạo sub-entry là chia đoạn văn bản trong cột bên phải của bảng tài liệu mục lục với dấu hai chấm (:). Word sẽ coi bất kỳ từ nào mà đứng sau dấu hai chấm là sub-entry trong chỉ mục.

Một loại chỉ mục hữu dụng khác là sử dụng chỉ mục chỉ dẫn tham khảo mà thường được dùng cho dạng “ Xem tương tự ……………”

Một điều không may mắn là chúng ta không thể tạo chỉ dẫn tham khảo trong bảng chỉ mục với việc sử dụng file mục lục, vì vậy chúng ta phải tự chỉnh sửa vùng chỉ mục bằng cách thêm “\t” sau từ chỉ mục theo sau bởi từ chỉ dẫn tham khảo.

Việc duy trì chỉ mục

Một trong những thách thức của việc duy trì chỉ mục trong word đó là word không đưa cho chúng ta một nút hoặc menu mà đơn giản chỉ cần click để làm sạch vùng chỉ mục nếu chúng ta quyết định làm lại file chỉ mục. Phải sử dụng các đoạn kịch bản của Visual Basic để làm sạch vùng chỉ mục trong tài liệu. Hầu hết mọi người sẽ nghĩ rằng Visual Basic Script là lập trình và không thể sử dụng nó. Đừng lo lắng, chỉ cần copy và paste đoạn kịch bản vào trình soạn thảo Visual Basic của word và chạy để xoá vùng chỉ mục trong tài liệu chính.

Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Mở trình soạn thảo Visual Basic bằng cách nhấn Alt+F11 và đặt đoạn kịch bản này vào trong trình soạn thảo. Thực thi đoạn kịch bản này bằng cách nhấn “run button” để làm sạch vùng chỉ mục trong tài liệu chính.

Tài liệu chính của bạn sẽ không còn có bất cứ vùng chỉ mục nào nữa. Chúng ta có thể lập lại chỉ dẫn cho tài liệu chính và tạo lại bảng chỉ mục sử dụng menu “Insert Index”

Áp dụng các định dạng bảng chỉ mục khác nhau.

Bạn có thể điều chỉnh kiểu bảng chỉ mục bằng cách lựa chọn một định dạng sẵn có để điều chỉnh cách nhìn và cảm nhận bảng chỉ mục