“Chế ngự” Office 2010

Microsoft vừa chính thức tung ra thị trường gói ứng dụng phần mềm văn phòng thế hệ mới Office 2010. So với phiên bản ra mắt cách đây 3 năm, Office 2010 được bổ sung khá nhiều tính năng mới mà người dùng cần lĩnh hội để làm việc một cách tốt hơn.

Hệ thống thư mục file

Nếu như trong phiên bản Office 2007, File luôn hiển thị những văn bản mà bạn đã sử dụng gần đây thì trong Office 2010 tính năng này không được bật mặc định. Để kích hoạt tính năng này, bạn vào phần File rồi tìm đến phần Recent và đánh dấu vào hộp kiểm “Quickly access this number of recent documents”. Bạn có thể thay đổi số thứ tự tài liệu tùy thích. Trong phần danh sách Recent Documents, bạn có thể đánh dấu (pin) tài liệu cần đưa lên đầu danh sách. Tính năng “pin” này còn được áp dụng cho cả thư mục trong phần Recent Places ở cột bên tay phải của menu.

Điều khiển bằng bàn phím

Nếu vì một lý do nào đó, bạn không thích hoặc không thể sử dụng chuột để điều khiển thanh công cụ Ribbon, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bàn phím thay thế. Cũng giống Office 2007, phiên bản Office mới nhất cung cấp khả năng điều khiển bằng phím tắt của bàn phím một cách rất tiện dụng. Chỉ cần nhấn nút Alt là thanh Ribbon sẽ hiển thị các phím tắt tương ứng với chức năng cụ thể. Để khôi phục lại trạng thái ban đầu, bạn chỉ cần nhấn Alt thêm một lần nữa để tắt hiển thị các phím tắt đại diện.

Tối ưu thanh công cụ Ribbon

Office 2010 cho phép bạn bố trí lại thanh công cụ Ribbon theo cách bạn thích. Từ File - Options - Customize Ribbon rồi nhìn sang cột bên phải bạn sẽ thấy danh sách các tab đang có trên thanh Ribbon hiện tại và các tab mới. Chỉ cần loại bỏ hoặc sắp xếp lại danh sách này là bạn đã có một diện mạo Ribbon mới theo cách bạn muốn.

Mở tài liệu “cũ”

Nếu như Office 2007 không cho phép mở các tài liệu cũ, được tạo từ các phiên bản Office rất “cổ” như Word 95 hoặc Excel 4.0, hoặc “cổ xưa” hơn nữa, thì Office 2010 lại ngược lại. Phiên bản này hỗ trợ rất tốt những tệp tin “cũ rích”, vốn từng bị Microsoft cho là chứa các nguy cơ về bảo mật.

Tuy nhiên, để mở được các tệp tin dạng này, bạn cần tốn thêm một chút ít thời gian vào phần Trust Center để gán thuộc tính tin cậy cho các tài liệu đó. Trong Word hoặc Excel, bạn vào File – Options - Trust Center, rồi chọn File Block Settings và bỏ phần đánh dấu đối với các tệp tin cũ mà bạn muốn mở trong Office 2010.

Truy cập mạng xã hội từ Outlook

Outlook trong phiên bản Office mới có thêm tính năng “Social Connector” để cập nhật thông tin cho mạng xã hội LinkedIn, tuy phần thực hiện có hơi lỉnh kỉnh đôi chút. Bạn cần phải download và cài đặt LinkedIn cho Outlook, và phải chấp nhận những cảnh báo thiếu thân thiện của Outlook đối với tính năng này. Khi đã cài đặt xong, bạn mở Outlook ra rồi nhấp vào thẻ View, chọn People Pane và tìm tới phần Account Settings để đăng nhập vào tài khoản LinkedIn. Dự kiến thời gian tới đây, Microsoft sẽ bổ sung thêm Facebook và các mạng xã hội khác cho Outlook thông qua tính năng cập nhật.

Tạo biểu đồ nhỏ trong Excel

Excel 2010 có thêm một tính năng khá thú vị là “tiểu biểu đồ” (microchart), hay còn gọi là tính năng Sparkline. Những đường biểu đồ này chỉ chiếm không gian rất nhỏ bằng một ô bảng tính (cell), nhưng vẫn biểu diễn khá đầy đủ thông tin mà người dùng muốn trình bày. Để chèn Sparkline, bạn nhấp vào một ô tính bất kỳ rồi chọn Insert – Sparklines – Line (hoặc Column hoặc Win/Loss). Một hộp thoại sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập số ô tính và phần bên trái của cell được chọn. Sau khi nhấn OK, phần tiểu biểu đồ sẽ xuất hiện trong ô tính mà bạn tạo ra. Hãy sử dụng công cụ Design trong thẻ Sparkline trên thanh Ribbon để định dạng biểu đồ theo cách bạn muốn.

Chia sẻ bài trình bày với người khác

Cải tiến ấn tượng nhất đối với PowerPoint (PP) 2010 chính là tính năng quảng bá (broadcast) tích hợp sẵn. Có thể hiểu nôm na đây là tính năng tương tác với một nhóm người. Bạn có thể chia sẻ, trình bày slideshow của bạn với những người khác thông qua tính năng quảng bá này. Trong môi trường PP, bạn vào File - Save & Send - Broadcast Slide Show và nhấn vào nút Broadcast Slide Show, tiếp đến là Start Broadcast.

Lần đầu tiên sử dụng tính năng này, bạn sẽ phải đăng nhập vào dịch vụ broadcast miễn phí của Microsoft (sử dụng tài khoản Windows Live ID). Còn những lần sau đó, PP sẽ tự động đăng nhập vào mà không cần người dùng phải thực hiện thao tác nào. Khi quá trình broadcast sẵn sàng, một hộp thoại sẽ hiển thị phần Send trong đường link E-mail. Từ đây, bạn có thể gửi đường link mời người khác tham gia vào bài trình bài của mình. Để bắt đầu quá trình broadcast, bạn chỉ cần nhấn vào nút Start Slide Show. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng thanh Ribbon để mở rộng thêm danh sách khách mời cho bài trình bày của mình.

Chỉnh sửa ảnh tốt hơn

So với Office 2007, công cụ chỉnh sửa ảnh của bản Office mới đã tốt hơn rất nhiều. Cụ thể là các hiệu ứng chỉnh sửa sẽ được hiển thị ngay bên cạnh để người dùng biết trước chúng sẽ như thế nào. Office 2010 có thêm tính năng Artistic Effects (hiệu ứng nghệ thuật), Corrections (cải thiện độ sáng, độ tương phản, sắc nét của hình ảnh), phần đồ họa thông minh SmartArt cũng tốt hơn, và có sẵn nhiều theme hơn để người dùng tùy biến với Word. Trong Office 2010, người dùng dễ dàng tìm thấy công cụ chụp toàn màn hình ngay trên thanh công cụ (Insert - Screenshot), thậm chí người dùng có thể loại bỏ hình nền của ảnh vừa chèn vào tài liệu bằng cách kích vào Remove Background (nằm bên trái thanh công cụ).

Bảo mật tốt hơn

Trong môi trường bảo mật phức tạp như hiện nay, Office 2010 đã được tối ưu để bảo vệ người dùng tốt hơn. Phiên bản này đã có sự cải thiện rõ rệt về các thiết lập tác giả, quyền hạn chỉnh sửa và chế độ bảo mật. Khi người dùng tải một tài liệu từ trên Internet và mở chúng, Word 2010 sẽ mở trong chế độ bảo vệ “Protected mode”, nhằm ngăn không cho người dùng chỉnh sửa tài liệu trừ khi nhấp vào nút Enable Editing; hoặc phải vào phần File – Options - Trust Center để bật chức năng chỉnh sửa. Đây là sự điều chỉnh khá hợp lý bởi phần lớn các nguy cơ bảo mật hiện nay đều có nguồn gốc từ mạng Internet. Việc lừa người dùng mở tệp tin từ mạng Internet là cách tấn công máy tính tốt nhất mà tin tặc hiện nay đang áp dụng.

Bích Hạnh