Văn phòng trên xe, tại sao không?

10:00, 03/06/2013

Hãy để chúng tôi cho bạn thấy cách nào để duy trì một phần hữu ích của thời đại thông tin ngay cả khi công việc hàng ngày của bạn có thể diễn ra trên những chuyến đi hàng chục hoặc hàng trăm km.

Việc lái xe đi làm hàng ngày thật không thú vị gì. Nhưng phải làm việc cả ngày bên ngoài chiếc xe xem ra còn khổ sở hơn. Hàng triệu người trên thế giới này phải trải qua cả ngày dài làm việc đằng sau tay lái. Tuy nhiên, họ vẫn cần phải giữ liên lạc bằng cách online, nhận cuộc gọi cùng sự hỗ trợ của máy tính… Tất cả điều đó là không dễ dàng gì khi phải thường xuyên di chuyển.

Nguồn điện

Thực tế, ít có điện thoại di động và càng hiếm hơn với laptop có thể hoạt động không ngừng nghỉ suốt cả ngày dài làm việc mà không phải cắm điện hoặc được sạc một vài lần dọc đường. May mắn, chiếc xe của chúng ta chính là một chiếc máy phát điện di động. Làm thế nào tốt nhất để lấy điện từ chiếc xe để sạc pin cho các thiết bị điện tử đang cần?

Nhiều xe ô tô hiện nay được trang bị các cổng USB thích hợp cho việc sạc pin điện thoại. Nhưng nếu bạn muốn sạc máy tính xách tay (hoặc đa phần là máy tính bảng), bạn sẽ cần thứ gì đó có điện dung cao hơn. Có hai lựa chọn cho phép bạn có một bộ chuyển đổi (adapter) A/C đúng chuẩn thông qua chiếc đầu bật lửa hút thuốc 12 V trên xe.

Lựa chọn thứ nhất là một adapter nhỏ với ba nhánh đầu ra có sẵn(và nhiều khi còn được thêm một cổng USB). Những bộ adapter này là những vật dụng tiện nghi gần gũi ngày nay và có thể cho ra nguồn điện từ 100 đến 200 W (đủ cho hầu hết bất kỳ loại laptop nào) với mức giá 400.000 đồng hoặc ít hơn. Hàng tá biến thể của loại thiết bị này trên thị trường nhưng đừng hy vọng tuổi thọ của những chiếc adapter giá rẻ này có thể kéo dài được lâu.

Hãy nhớ rằng những thiết bị tốn điện hơn như máy in chẳng hạn có thể làm tiêu tiêu hao lớn đối với hệ thống điện của chiếc xe. Đối với những loại thiết bị này, ta cần phải nối một biến áp điện công nghiệp với nguồn điện của xe, bởi vì điện áp tối đa của đầu bật lửa điện trên xe chỉ khoảng 200W. Và Tripp Lite có giải pháp để đưa nó lên thành 2.400W nhưng bạn có thể phải cần tư vấn bởi một người chuyên lắp đặt phụ kiện dạng này để bảo đảm nó được lắp đặt đúng cách. Giá cho thiết bị này từ 10 triệu đồng trở lên.

Kết nối

Giữ kết nối được với Internet là mấu chốt để duy trì hiệu suất làm việc cho dù bạn đang ở văn phòng hay trên đường. Việc ở trong một văn phòng trên xe giúp bạn có một lợi thế mà những nơi khác không có: nếu bạn đang trong một khu vực mà tín hiệu Wi-Fi, 3G không được tốt, chỉ cần chạy xe đến chỗ khác và thử kết nối lại.

Vì không khi nào biết con đường sẽ đưa mình đến đâu, những người có kinh nghiệm “chinh chiến” trên đường phố thường chuẩn bị các tùy chọn đa kết nối. Bước đầu tiên là xác định những khu vực có Wi-Fi miễn phí. Việc này sẽ nhanh và chắc chắn hơn một kết nối mạng, nhất là nó sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng GB cước dữ liệu. Có nhiều người khi muốn gửi hoặc tìm kiếm thông tin từ laptop vẫn thường chọn cách đậu xe tại một nhà hàng thức ăn nhanh, một quán cà phê hoặc trung tâm thương mại… để có thể sử dụng “ké” dịch vụ “free-wifi” của những nơi đó.

Nhưng không phải lúc nào ta cũng đang ở gần một nơi có Wi-Fi miễn phí, do đó dĩ nhiên dường như ai cũng muốn đầu tư một thiết bị phát sóng không dây di động (wireless router) để việc online được dễ dàng và chủ động. Nhà mạng nào cũng có cung cấp dịch vụ này và một bộ router di động có thể sử dụng được từ 6 đến 10 giờ cho môt lần sạc qua cổng USB, kết nối 5 đến 10 thiết bị Wi-Fi. Vì bạn có thể dùng nó với bất kỳ thiết bị có tín năng Wi-Fi nào, đây là thứ rất đáng mua để giữ kết nối mạng. Dù vậy, việc có một thiết bị dự phòng không phải là ý tưởng tồi. Smartphone của bạn rõ ràng là một phương án thích hợp. Do đó, một gói cước 3G cho là cần thiết.

Các bộ “kích” tín hiệu cũng là một ý tưởng đáng để xem xét nếu kết nối mạng của bạn bị yếu. Các sản phẩm của Wilson và SmoothTalker về cơ bản tương đương với một ăn-ten lớn tích hợp, được gắn với điện thoại thông qua một giá đỡ, giúp nhận tín hiệu mạnh hơn. Những thiết bị này có giá dao động từ 2 - 4 triệu đồng.

Điều hướng

Nhiều “chiến binh đường phố” đã trang bị sẵn sàng một hệ thống GPS và luôn mở: tích hợp vào bảng táp lô hiển thị, gắn vào kính chắn gió hoặc cài đặt trên điện thoại. Đa phần các tùy chọn GPS hiện nay đều tiện lợi và hữu dụng nếu công việc của bạn cần phải đi đến với nhiều khách hàng hoặc địa điểm khác nhau trên nhiều tuyến đường.

Nhưng một thiết bị GPS có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ giúp bạn đi từ điểm A đến điểm B mà không bị lạc. Với những công việc phải tính tiền khách hàng dựa trên quãng đường đi lại, muốn đánh dấu vị trí một nhà hàng đang khuyến mãi mà bạn trông được trên đường đi công việc hoặc muốn quan sát các lưu ý về thị trường để thực hiện marketing tốt hơn cho từng khu vực… MileTrack GPS cho phép tận dụng các thông tin thu thập được trong cả ngày chinh chiến trên đường của bạn. Chỉ cần chạy ứng dụng MileTrack và bạn có thể theo sát việc lái xe, tạo ra các bản đồ và nhiều hơn nữa. Tất cả dựa vào các vị trí chính xác mà bạn đánh dấu. Hãng này cũng cung cấp một thiết bị độc lập (có trả tiền) và dịch vụ trên nền tảng đám mây nếu bạn muốn tiện lợi hơn.

Gắn các thiết bị

Có thể online trong khi ở trên xe chỉ là một chuyện. Thực tế, việc sử dụng các thiết bị khi đang ngồi ở vị trí ngay sau vô lăng lại là một chuyện khác. Nếu bạn đã từng thử mở một email trong khi đang ngồi ở bãi đậu xe, bạn sẽ biết rằng những chiếc xe không được thiết kế cho những người sử dụng máy tính để làm việc. May mắn cho những người không thể tự do ra khỏi xe để làm việc, một giải pháp đơn giản đã được giới thiệu: được gọi là “bàn làm việc trên vô-lăng”.

Các khay này gắn vào vô lăng xe để tạo thành một chiếc kệ đơn giản vừa tầm đánh máy. Một số gắn vào cạnh trên của vô lăng và nghiêng xuống (phù hợp cho máy tính bảng và smartphone), trong khi số khác gắn vào cạnh dưới và được thiết kế để có thể sử dụng nằm ngang. Phụ kiện này khá đa dạng về kích cỡ và kiểu dáng nhưng đa phần có giá từ 400.000 đến 600.000 đồng. Sự hữu dụng của chúng có thể được so sánh với chiếc bàn/khay gấp trên máy bay.

Một thiết bị như Kenu Airframe có thể gắn các máy tính bảng và điện thoại ở độ cao thuận lợi hơn. Nó có thể được bắt trên bảng táp lô điện tử hoặc trên các khe máy lạnh. Đối với ghế sau, bạn có thể sử dụng một giá gắn tựa đầu để đặt máy tính bảng ở một mức cao hơn đầu, nó cũng sẽ đóng vai trò là hệ thống giải trí khi bọn trẻ ở trong xe. Như vậy, có vô số các thiết bị loại này trên thị trường, từ các hệ thống khay đơn giản đến những thiết kế đặc biệt hơn.

In và scan thì sao?

Nếu có lúc nào đó đi “chinh chiến trên đường” mà không cần mang theo giấy tờ, đó chính là lúc bạn đưa cả văn phòng làm việc lên chiếc xe. Việc in ấn trên một chiếc xe có thể nói là một thử thách lớn. Với lượng điện tiêu hao khoảng 800W hoặc hơn, một chiếc máy in laser tiêu biểu có thể thổi bay cầu chì và khiến các thiết bị ngừng hoạt động.

Có hai phương án thay thế: chọn loại máy in có điện áp thấp, chỉ 10W chẳng hạn. Máy in HP Deskjet 3510 e-All-in-One (có giá khoảng 2 triệu đồng) có thể hoạt động hiệu quả qua một adapter 12V. Dòng máy này thậm chí còn có một adapter chuyển đổi mạng không dây tích hợp. Nếu đang dùng một router di động, bạn không cần phải phiền nối dây cáp đến máy tính để in, chỉ cần để máy in ở ghế sau của xe và cứ thế mà in. Thậm chí, ta cũng có thể tích hợp máy scan.

Còn nếu không cần phải in các trang giấy ngay tại chỗ, một lựa chọn khác là sử dụng dịch vụ in từ xa mà HP ePrint hoặc Epson Connect là ví dụ. Các dịch vụ này cho phép bạn truyền lệnh in đến máy in cài đặt sẵn từ bất cứ đâu. Chỉ cần dùng một ứng dụng trên chiếc điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc chuyển tiếp một tài liệu đến một địa chỉ email đã thiết lập, nó sẽ in tất cả những gì bạn muốn khi bạn vẫn đang ở trên đường, sau đó chỉ cần lấy các giấy tờ đã được in khi đến nơi hoặc vào cuối ngày.

Trung Phạm