AgreeDo là một dịch vụ trực tuyến cho phép bạn quản lý tất cả các cuộc họp và phối hợp với các thành viên trong cuộc họp. Bạn có thể lên lịch cho cuộc họp với các nội dung: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nhiệm vụ hoặc công việc và một số thông tin quan trọng khác, rồi thông báo với tất cả thành viên đến dự họp. Thế mạnh của dịch vụ này là giúp cho người tham dự biết được nội dung thảo luận trước, từ đó sẽ có những quyết định nhanh chóng hơn trong cuộc họp chính thức.
Để sử dụng dịch vụ, bạn truy cập vào địa chỉ www.agreedo.com rồi bấm vào nút Sign Up Now cạnh dòng chữ Create your account. It’s completely free. Ở trang hiện ra, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản Google để đăng kí dịch vụ (bấm Sign up with Google) hoặc điền các thông tin cần thiết vào mẫu: First name- tên, Last name- họ, Email Address- địa chỉ thư điện tử, Password- mật khẩu, Repeat password- nhập lại mật khẩu, Language- chọn ngôn ngữ, Where did you hear about AgreeDo?- nhập kênh thông tin mà bạn biết đến AgreeDo, Subscribe to AgreeDo newsletter- nhận tin mới từ AgreeDo, đánh dấu chọn vào mục: I have read and accept the Terms and Conditions and the Privacy Policy of AgreeDo.com, bấm Continue. Sau đó, bạn đăng nhập vào hộp thư điện tử đã đăng kí để kích hoạt tài khoản.
Giao diện AgreeDo sau khi đăng nhập gồm có bốn mục chính Home, Meetings, Tasks và Decisions. Bạn bấm vào liên kết Create new meeting để lên lịch cho cuộc họp, nhập tiêu đề vào bên dưới dòng chữ Please enter the title of the new meeting ở hộp thoại hiện ra, bấm OK. Tiếp theo, bạn điền các thông tin: Begin- thời điểm bắt đầu, End- thời điểm kết thúc, Location- địa điểm (vị trí này được liên kết với Google Maps), Attendees- danh sách người tham dự (nhập vào địa chỉ email). Đối với lựa chọn Publish meeting dành cho tất cả mọi người, bạn cần nhập mật khẩu vào ô Protect with password để bảo vệ sự riêng tư. Ở phía dưới cùng của khung nhập thông tin, bạn nhập nội dung thư mời vào khung Invitation Text, bấm Send invitations để gửi thư mời.
Khi đã tạo xong một cuộc họp thì bạn có thể sử dụng các tính năng Refresh- làm mới, Delete meeting- xóa, Forward meeting- chuyển tiếp cuộc hợp, Schedule follow-up meeting- lịch trình theo dõi cuộc họp, Close meeting- kết thúc cuộc họp, Export- xuất bản hoặc Print- in ấn chi tiết cuộc họp.
Đối với mỗi cuộc họp, bạn có thể giao nhiệm vụ cho thành viên trong cuộc họp bằng cách bấm vào tính năng Task trên khung bên trái, rồi nhập vào tên nhiệm vụ, người nhận nhiệm vụ (cột Assigned to), ngày hoàn thành (cột Due to). Người phụ trách công việc sẽ được thông báo bằng thư điện tử và có thể thêm bình luận, đính kèm tập tin, cập nhật trạng thái cho nhiệm vụ. Ngoài ra, mục Task giúp quản lý các nhiệm vụ: Complete tasks- tác vụ đã hoàn thành, Overdue tasks- tác vụ thực thi chậm, Open tasks- tác vụ đang thực hiện, All tasks- tất cả tác vụ.
Tóm lại, AgreeDo là một dịch vụ giúp cho công việc thường ngày được dễ dàng hơn, giúp kết nối bạn với tất cả các nhân viên khác. Nếu bạn là một nhà quản lý dự án hoặc trưởng nhóm nghiên cứu khoa học, nghiên cứu thị trường thì có thể thiết lập tính năng của dịch vụ để định hướng nhiệm vụ trong quá trình làm việc.
BÙI THANH LIÊM
