Dò tìm các thay đổi trong tài liệu Word với Track Changes
Thực hiện Track Changes cho một tài liệu
Định dạng cấu hình Track Changes
Để xem các thiết lập kiểm soát Track Changes đối với các văn bản thêm/xóa trong công cụ Word, bạn nhấp vào Review > Track Changes > Track Changes Option. Các thiết lập mặc định đảm bảo rằng mỗi người chỉnh sửa sẽ được xuất hiện trong một màu sắc khác nhau, vì vậy bạn có thể dễ dàng nhận ra chúng. Bạn có thể làm thay đổi các thiết lập, nhưng sự thay đổi duy nhất mà người dùng nên xem là vô hiệu hóa việc theo dõi thay đổi định dạng và di chuyển văn bản.
Hoàn thiện một tài liệu bằng cách rà soát các thay đổi
Trước khi bạn hoàn thành và phát hành một tài liệu, bạn sẽ muốn xem các thay đổi được thực hiện với nó. Để làm điều này bạn click vào Review trong thanh ribbon và sau đó click Next, điều này sẽ đưa bạn đến những thay đổi đầu tiên trong tài liệu, sự thay đổi này sẽ được đánh dấu để bạn dễ dàng nhận biết.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong hai lựa chọn Accept (chấp nhận) hoặc Reject (bác bỏ) cho sự thay đổi đó (nút xuất hiện bên trái của nút Previous và Next). Word sẽ kết hợp chấp nhận thay đổi vào tài liệu hoặc tiến hành từ chối các thay đổi giúp bạn. Sau khi bạn nhấp vào một trong hai tùy chọn, ngay lập tức con trỏ sẽ chỉ đến các thay đổi tiếp theo của tài liệu. Bạn có thể bỏ qua một sự thay đổi mà không cần xử lý nó bằng cách nhấp vào nút Next.
Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả những thay đổi trong tài liệu cùng một lúc, bạn chọn danh sách thả xuống trong Accept và nhấp vào Accept All Changes in Document. Tương tự nếu bạn muốn loại bỏ các thay đổi, có thể chọn danh sách thả xuống của mục Reject và nhấp vào Reject All Changes in Document.
Làm việc với thanh rà soát (Reviewing)
Ngoài việc nhìn thấy những thay đổi được đánh dấu trong văn bản, bạn cũng có thể kiểm tra hiển thị chúng theo một cách khác: đó là Reviewing Pane bằng cách nhấp vào Review > Reviewing Pane.
Bạn có thể lựa chọn giữa chế độ hiển thị theo chiều dọc hoặc ngang bằng cách chọn một tùy chọn trong danh sách thả xuống. Thậm chí nếu bạn không sử dụng thanh rà soát, nó có thể xuất hiện theo thời gian khi một sự thay đổi cụ thể mà bạn đang xem không được hiển thị trong toàn bộ màn hình.
Với Reviewing Pane, các dữ liệu thay đổi sẽ được gán nhãn với tên của người dùng trình soạn thảo, nếu tên không chính xác hoặc nếu bạn muốn thay đổi một cái gì đó khác hơn những gì đang hiển thị hãy nhấp vào Review > Track Changes > Change User Name. Hành động này sẽ mở ra hộp thoại Word Options, nơi bạn có thể thay đổi tên người dùng để bạn có thể nhận dạng dễ dàng hơn.
Lưu các tài liệu thực hiện Track Changes
Khi bạn lưu một tài liệu đã được đánh dấu, các theo dõi thay đổi vẫn sẽ được bao gồm trong nó. Điều đó có thể có ý nghĩa nhưng lại có thể gây ra một tai họa. Nếu đây là một trong những điều có thể gây rắc rối cho bạn hoặc doanh nghiệp của mình vì các dữ liệu thay đổi có thể bị công khai thì tốt nhất bạn không nên để sự kiểm soát của bạn xuất hiện trong nó. Nhiều công ty và các chính trị gia đã bị xâm nhập theo cách này, vì vậy tốt nhất hãy cẩn thận.
Để tránh lưu lại và chia sẻ một tài liệu với những theo dõi thay đổi có trong đó, bạn nên cấu hình Word để cảnh báo bạn trước khi bạn làm như vậy. Theo mục đích Word sẽ không thông báo cho bạn biết nhưng điều này có thể dễ dàng được khắc phục bằng cách vào File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Privacy, nhấp vào hộp kiểm trước Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments để kích hoạt nó. Trong tương lai, bất cứ khi nào bạn lưu bất kỳ tài liệu có làm việc với Track Changes, Word sẽ phát ra báo động cho bạn.
Giới hạn người được phép chỉnh sửa tài liệu
Khi một số người làm việc trên một tài liệu, các thay đổi của mỗi người sẽ được đánh dấu một cách độc lập so với những người khác thông qua một màu sắc riêng biệt hoặc phong cách chèn/xóa. Khi bạn đang xem một tài liệu thì có thể cô lập các thay đổi từ một hoặc nhiều người, chỉ để những người được phép chỉnh sửa tài liệu trong danh sách Show Markup bằng cách nhấp vào Review > Show Markup > Reviewers và đánh dấu kiểm trước những người mà bạn cho phép thực hiện chỉnh sửa tài liệu.
Ghi lại các thay đổi với Track Changes
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn ghi lại bất kỳ sự thay đổi nào thực hiện với Track Changes và để không ai có thể vô hiệu hóa Track Changes. Để làm điều này bạn vào Review > Restrict Editing, trong cửa sổ nhiệm vụ hiện ra bạn đánh dấu kiểm trước Allow only this type of editing in the document. Trong danh sách thả xuống bạn click vào Tracked changes, nhấn Yes, Start Enforcing Protection và sau đó nếu muốn có thể gõ mật khẩu bảo vệ thiết lập này để không ai có thể vô hiệu hóa nó mà không có mật khẩu. Bây giờ đồng nghiệp của bạn có thể xem, chỉnh sửa và lưu các tài liệu, và tất cả những thiết lập này sẽ được lưu trữ trong tài liệu của bạn quản lý.
Track Changes có thể giúp bạn làm việc một cách tốt nhất trong quá trình hợp tác với những người khác. Nó cho phép tất cả mọi người làm việc trên một tài liệu với nhau, thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa nhưng sẽ cho người dùng biết được những ai thực hiện làm việc với tài liệu của mình.
