Đôi khi bạn in những tài liệu soạn bằng Word nhưng nó hoàn toàn khác với những gì bạn nhìn thấy trong máy tính của mình, chẳng hạn các link ẩn, hình nền, màu nền, các text invert trong văn bản,...
Nguyên nhân của việc này chính là do Word của máy chưa được thiết lập để hỗ trợ in những phần đó, còn máy in chỉ biết in những gì MS Word trong máy “chỉ” nên văn bản in sẽ không được như bạn muốn. Khi bạn lâm vào tình huống như vậy, hãy thiết lập lại một số tùy chọn trong MS Word là xong.
Chẳng hạn, với những file word được thiết kế công phu thì có những bức ảnh hình nền, phần nội dung không thể in được hoàn chỉnh, dù bằng bất kì chương trình nào. Khi đó, để in chúng, bạn hãy vào Tools > Options > Print.
Trong mục Printing options có các tùy chọn khi in: Draft output - để in các phần nháp trong văn bản, Update fields - để in những vùng được tách riêng ra trong văn bản (các khung trong mục AutoShapes), Update links - in và thể hiện các liên kết có trong văn bản, Allow A4/Letter paper zesizing cho phép thu gọn file quá khổ cho vừa với khuôn khổ giấy in (giúp bảo vệ các bảng biểu Excel không bị "cắt xén" khi in ra văn bản), Background printing - để in các chi tiết nền có trong văn bản, Print PostScript over text - để in các dòng kẻ cắt ngang qua chữ (các khung nốt nhạc chẳng hạn), Reverse print order - đây là một tùy chọn để giúp bạn in các loại mã vạch của sản phẩm mà thường máy in sẽ...không in.
Trong mục Include with document có các tùy chọn để in theo kèm file văn bản: Document properties - để in các thông tin chi tiết file văn bản (ngày tạo lập, dung lượng,...), Field codes - để in các vùng thông tin riêng biệt trong văn bản, XML tags - in các từ khóa ẩn trong văn bản, Hidden text - để in những chữ bị làm mờ đi (chẳng hạn các chữ trắng trên nền trắng), Drawing object - in các chủ thể được vẽ trực tiếp trong Word, Background colors and images - để in màu và chữ bạn đặt làm nền trong văn bản.
Vương Thanh Phương
