Ứng dụng quản lý dự án dành cho Doanh nhân

09:24, 26/09/2013

Cùng với sự phát triển của các ứng dụng văn phòng trực tuyến, ứng dụng quản lý dự án dự trên công nghệ điện toán đám mây cũng đang thu hút sự quan tâm của doanh nghiệp và nhiều nhà kinh doanh. Bên cạnh ứng dụng Project Online của Microsoft Office 365, ứng dụng HyperOffice cũng được biết đến bởi nhiều tính năng nổi bật, như quản lý tài liệu và dự án trực tuyến, chia sẻ địa chỉ liên hệ và lịch biểu, xây dựng mạng nội bộ, lập diễn đàn và trang nội dung mở Wiki, các công cụ lập dự án truyền thống (như vẽ biểu đồ Gantt), thao tác đơn giản bằng tính năng kéo thả, đặc biệt là tính năng làm việc nhóm thông qua mạng xã hội.

Ứng dụng HyperOffice có giao diện được thiết kế tối ưu cho các trình duyệt di động và hỗ trợ ứng dụng dành riêng cho các hệ điều hành phổ biến (Android, iOS). Nó tương thích với công nghệ ActivelSync và SyncML, cho phép trao đổi dữ liệu với hầu hết các điện thoại thông minh trên thị trường hiện nay.

Để sử dụng dịch vụ, bạn truy cập vào www.hyperoffice.com rồi bấm vào nút Get Started For Free để đăng kí một tài khoản dùng thử trong vòng 15 ngày với đầy đủ tính năng của HyperOffice. Ở trang tiếp theo sẽ có hai nhóm thông tin cần đăng kí. Ở nhóm Create your user account, bạn điền vào các ô Your Name (First, Last)- họ và tên, Company name- tên công ty, Country- chọn đất nước, Phone Number- số điện thoại, Email Address- địa chỉ thư điện tử. Ở nhóm Configure your HyperOffice, bạn điền vào Web Address- địa chỉ trang web dùng để truy cập nhanh vào tài khoản (có dạng tên miền con tencongty.hyperoffice.com), Username- tên tài khoản, Password- mật khẩu (từ 6 đến 16 kí tự), Confirm Password- nhập lại mật khẩu, rồi bấm nút Create My Trial. Trang Almost there hiện ra hiển thị những thông tin đã đăng kí, bạn bấm nút Active your trial để kích hoạt tài khoản. Lưu ý, việc đăng kí này là hoàn toàn miễn phí và không cần phải khai báo thông tin thẻ tín dụng.

Trang thuật sĩ HyperOffice Setup Wizard hướng dẫn người dùng thiết lập dịch vụ theo bốn bước:

- Select Modules: lựa chọn thành phần cần sử dụng.

- Personal Settings: thiết lập thông tin cá nhân.

- Add Users: thêm vào thành viên.

- Create Workspaces: tạo không gian làm việc.

Ở bước Select Modules, bạn có thể chọn tất cả module, gồm có Enterprise Collaboration Suite (nhóm công cụ hợp tác), Business Email (nhóm tiện ích quản lý thư điện tử), Online Document Management (quản lý tài liệu trực tuyến), Intranet/Extranet Portals (mạng cục bộ và mạng mở rộng dành cho các doanh nghiệp liên kết với khách hàng theo tiêu chuẩn Internet), Online Project Management (nhóm công cụ lập và quản lý dự án trực tuyến), Web Databases (chia sẻ cơ sở dữ liệu trực tuyến), Other (đồng bộ với điện thoại di động, đồng bộ với Outlook). Ngoài ra, bạn có thể chọn hoặc gỡ bỏ module ở khung bên phải Here is what you get.

Bước Personal Settings giúp thay đổi các thông tin cá nhân đã đăng kí ban đầu, có thể tùy chọn thêm Time zone - múi giờ, Locale/language- ngôn ngữ, có thể bấm vào nút Skip để bỏ qua bước này. Ở bước Create Workspaces, bạn có thể bấm nút Create ở các mục mặc định Sales, Marketing, Human Resources, Technology hoặc tự tạo tại mục Create your own workspace, rồi bấm Get Stared. Sau đó, bạn nên phân công thành viên quản lý các không gian làm việc này.

Sau khi bấm nút Get Started ở bước 4, bạn đã truy cập vào trang quản lý dự án hoặc có thể truy cập vào địa chỉ tencongty.hyperoffice.com rồi nhập thông tin đăng nhập. Ở trang quản lý có các khu vực: ở góc trên bên phải hiển thị tên tài khoản chứa các nhóm công cụ quản lý tài khoản và thông tin cá nhân, nhóm công cụ ở giữa giúp truy cập đến các module, ở góc trên bên trái hiển thị tên không gian đang làm việc Workspace. Để thay đổi sang các không gian làm việc khác, bạn bấm vào Workspace Personal rồi chọn một hình đại diện trong hộp thoại Please choose a workplace, bấm Select.

Để truy cập nhanh đến các module, bạn bấm vào biểu tượng ba chấm ở nhóm công cụ chính rồi chọn một module trong danh sách: Calendar, Documents, Projects, Links, Notes, Reminders, Voting, Forum. Ví dụ, đối với module Contacts, bạn có thể bấm vào New để tạo mới thư mục, địa chỉ liên hệ hoặc có thể vào menu Settings > Tools để đồng bộ danh sách địa chỉ liên hệ từ Outlook và thiết bị di động.