8 sai lầm khi sử dụng Gmail

Bạn có đang sử dụng Gmail đúng cách? Đối với hộp thư đến của Gmail, hầu hết chúng ta đều có một thói quen nhỏ không tốt và khó sửa chữa đó là xóa toàn bộ thư để có hộp thư đến "trống" mở nhiều cuộc trò chuyện Gmail cùng một lúc. Đó là những việc chúng ta không nên làm.

Dưới đây là 8 hành vi được coi là vi phạm cách thức sử dụng Gmail mà hầu hết người dùng hiện đang mắc phải.

1. Lưu trữ quá nhiều thư nháp

Bạn gần như không nhớ rằng, việc nhấn vào nút "Soạn thư" (Compose) là cách dễ nhất để tạo ra một loạt các Thư nháp. Chúng ta thường lạm dụng thư nháp trong nhiều việc như: tạo nhắc nhở, lập danh sách các việc cần làm, soạn một thư nhưng chúng ta không bao giờ gửi.

Kể từ khi Gmail tự động lưu thư nháp, bạn đã có hàng trăm các thư nháp "rỗng" và vô nghĩa, giờ đây bạn đã biết điều đó, vì vậy hãy xóa tất cả các thư nháp.

2. Xóa hết thư để Hộp thư đến "trống"

Điều này là có thật và đó là một vấn đề. Mọi người đang bị ám ảnh với việc không có thư chưa đọc trong hộp thư đến bởi vì họ đã xóa tất cả thư ngay sau khi đọc. Hành động này không thật sự cần thiết, thậm chí có thể khiến bạn phải ngậm ngùi, ấm ức về sau. Trước khi xóa một e-mail nào đó, bạn cần phải cân nhắc mức độ quan trọng và khả năng tái sử dụng nó.

Nếu thường xuyên nhấn nút xóa sau khi đọc e-mail xong có thể sẽ tạo nên một thói quen khó bỏ và tác hại về sau là không lường trước được. Mặc dù vẫn còn thùng rác (Trash) để lưu những gì đã xóa, nhưng tốt nhất bạn hãy giữ những e-mail quan trọng trong Hộp thư đến.

3. Đánh dấu tất cả thư đến thành thư "đã đọc"

Hành động này liên quan chặt chẽ với hành động xóa toàn bộ thư đến. Nếu bạn đánh dấu một thư là "đã đọc" thì số lượng thư chưa đọc trong hộp thư đến sẽ giảm. Vấn đề chỉ thực sự nảy sinh khi bạn đánh dấu toàn bộ thư chưa đọc thành "đã đọc". Khi đó, bạn sẽ không thể phục hồi lại được như trước và bạn sẽ khó để nhận biết thư nào chưa đọc nếu số lượng thư từ quá lớn.

4 . Có quá nhiều e-mail chưa đọc

Đừng bao giờ để hộp thư đến có quá nhiều e-mail chưa đọc, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian xử lý về sau hoặc xử lý chậm trễ gây khó chịu cho người gửi. Theo lời khuyên của trang Masable, nên kiểm tra hộp thư ít nhất là mỗi tuần.

5. Gửi e-mail cho chính mình

Với sự ra đời của các dịch vụ điện toán đám mây, người dùng Gmail không cần phải gửi thư cho chính mình để đính kèm một tài liệu nào đó mà họ muốn lưu lại. Tuy nhiên, đôi khi lựa chọn việc gửi thư cho chính mình lại mang lại hiệu quả, bởi vì sau đó, tài liệu đính kèm sẽ được lưu trữ mãi mãi trong Hộp thư đến.

Lời khuyên cho bạn: hãy tận dụng Google Drive để lưu trữ tất cả những gì bạn muốn tại một nơi.

6. Tạo quá nhiều nhãn (Label), nhãn phụ (sublabel) và thư mục (folder)

Bạn có thể tạo nhiều nhãn khác nhau để gán và phân biệt các e-mail, nhưng nếu số lượng nhãn quá lớn có thể khiến bạn bị "bội thực". Do đó, hãy cân nhắc chỉ tạo các nhãn thật sự quan trọng để gom nhóm và quản lý e-mail.

7. Không phân biệt được "Reply" và "Reply All"

Thỉnh thoảng, bạn nhấp chọn nút "Trả lời" (Reply) cho thư nhóm mà không nhận ra rằng bạn nên nhấn chọn "Trả lời tất cả" (Reply All). Hoặc bạn liên tục nhấn nút "Trả lời tất cả" trong khi bạn đang trả lời thư của một người. Vì vậy, hãy cẩn thận khi trả lời một e-mail bằng cách chắc chắn đã chọn đúng chế độ trả lời riêng cho người gửi (Reply) hay trả lời tất cả mọi người (Reply All).

8. Lưu trữ quá nhiều cuộc trò chuyện Gchat mở

Gchat có thể coi là một công cụ tuyệt vời cho các cuộc trò chuyện nhanh chóng mà không cần gửi thư. Nhưng ứng dụng này đôi khi có thể làm bạn thất vọng khi nó đột nhiên hiển thị vô số các cuộc trò chuyện khác nhau cùng một lúc.

Chưa kể, nếu quá nhiều cửa sổ chat được mở sẽ che phủ tất cả các thư chưa đọc, làm giảm hiệu suất làm việc của bạn.

Cẩm Thịnh
(Theo Mashable)