Giải pháp tổng thể quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp

Tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị tài sản của một doanh nghiệp do đó chúng cũng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của đơn vị. Đối với doanh nghiệp nhỏ thì công việc đó hoàn toàn có thể thực hiện trên sổ sách hay bằng excel trên máy tính với mục tiêu quản quản lý hồ sơ tài sản và tính khấu hao. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều cơ sở với số lượng hàng nghìn tài sản đây lại là một vấn đề khá nan giải và việc giải quyết tốt bài toán quản lý này có thể mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả tài chính với giá trị rất lớn.

AssetManage Standard 2009 (AM) là một sản phẩm phần mềm chuyên phục vụ công tác quản lý tài sản cố định & công cụ dành cho các đơn vị doanh nghiệp vừa và lớn có hàng ngàn tài sản & trang thiết bị đặt tại nhiều chi nhánh, AM đáp ứng hầu như mọi yêu cầu nghiệp vụ quản lý tài sản và giúp các doanh nghiệp theo dõi mọi biến động tài sản trong toàn đơn vị một cách tập trung và tức thời.

Hướng dẫn khai thác:

Đầu tiên bạn truy cập http://www.libertystreet.com/Downloads/AssetMng.exe để tải phiên bản dùng thử. Quá trình cài đặt không khó, tuy nhiên nếu như bạn đang sử dụng hệ điều hành Vista hay Win 7 thì khi bạn cài đặt chương trình nên chọn phân vùng ổ D (tránh ổ cài đặt Window do 2 hệ điều hành này có cơ chế bảo mật) và nhất là file database (Access) của chương trình phải được lưu trên thư mục ổ cứng được quyền truy xuất đọc – ghi.

Để sử dụng phần mềm hiệu quả, bạn cần hình dung mô hình tổng thể công ty, liệt kê các tài sản trang thiết bị nào cần được quản lý, phân loại tài sản và cuối cùng là tiến hành kiểm kê tài sản ở từng bộ phận để đưa lên chương trình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ làm quen với một mô hình công ty đơn giản được giả định và cách hướng dẫn step by step để mọi người sau khi đọc bài viết hoàn toàn có thể ứng dụng ngay vào công việc nếu bạn thấy nó hữu ích.  

Mô hình giả định của công ty ABC như sau: có trụ sở chính ở Hà Nội (gọi là Main Office), 2 chi nhánh ở HCM và Đà Nẵng. Mỗi cơ sở đều có chung những phòng ban như: BOD (Ban giám đốc), Technical (Phòng Kỹ thuật), Finance & Planing (Phòng KH-TC), Quality Control (Phòng Quản lý chất lượng), Deployment (Phòng Triển Khai). Tất cả các tài sản đều được quản lý, kể cả phần mềm có bản quyền với 2 phân nhóm tài sản A1, A2. Gồm các loại tài sản gồm: A1 - thiết bị máy tính (Laptop, Desktop), A2 - thiết bị văn phòng (bàn ghế, Printer, Scan, Phone)

Bước 1: Khởi động chương trình, ta cần khởi tạo các trụ sở chi nhánh của công ty. Mặc định đã có Main Office, vì thế bạn nhấp vào menu  File -> New Location hoặc biểu tượng New Loc trên thanh công cụ chương trình để tiến hành khởi tạo thêm Location HCM và Đà Nẵng. Điền vào mục Name, các mục khác tùy chọn, nhấn OK.

Bước 2: Sau khi khởi tạo xong 2 Location HCM và Đà Nẵng, ta tiến hành khởi tạo các phòng ban trực thuộc của từng trụ sở. Bắt đầu nhấp chuột trái vào Main Office, chọn New Department để khởi tạo tương ứng các phòng ban theo như mô hình trên. Thực hiện tương tự cho 2 trụ sở còn lại.

Bước 3: Khởi tạo tên nhóm tài sản, nhấp vào menu Actions -> Add a Category (Ctrl + G) để tạo 2 phân nhóm tài sản, kí hiệu A1, A2. Nhập Category Name, Description (nhập phần diễn giải cho phân nhóm này), các mục khác tùy chọn -> nhấn OK. Mặc định chương trình đã tạo ra khá nhiều loại tài sản gợi ý, nhấp qua tab Category (tại màn giao diện chính của chương trình ) nên dựa vào tình hình thực tế mà bạn tạo mới như ở bước 3, sử dụng luôn các loại nhóm sẵn có hoặc lọc bớt bằng cách nhấp chuột trái vào loại nhóm muốn xóa bỏ -> chọn Delete.

Bước 5: Để khai thác thông tin và quản lý về tài sản tại công ty, bạn có thể tra cứu theo kiểu duyệt chọn cây thư mục ở các trụ sở để biết từng bộ phận có những tài sản nào, tài sản nào đang dư sử dụng để bạn điều phối sang bộ phận khác đang thiếu, dùng chức năng Find để tìm kiếm nhanh một tài sản bất kỳ…Và theo dạng chọn xuất báo cáo mà chương trình hỗ trợ như: List of Assets, Assets Grouped by Location/Dept, Asset Grouped by Category, Assets Grouped by Vendor, Assets - Photo Album View, Employee Directory, Assets with Expiring Leases, Item Detail (1 Asset per Page).

Ngoài ra khi mỗi kỳ cuối năm chúng ta thường làm công đoạn kiểm kê tài sản và dán nhãn kiểm tra trên mỗi thiết bị. Hiểu được điều đó chương trình cũng có những tính năng giúp bạn thiết kế tạo ra những nhãn mác, card mang tính chất chuyên nghiệp hơn tại các mục như Create Labels, Create File Card.

Từ những lợi điểm đó, tôi nghĩ rằng phần mềm AssetManage Standard 2009 sẽ là lựa chọn hiệu quả dành cho quý doanh nghiệp trong công tác quản lý tài sản trang thiết bị của công ty. Nếu có nhu cầu phát sinh hoặc cần tư vấn thêm trong giải pháp này có thể liên hệ với tác giả qua bình luận ngay dưới bài viết.

Ngọc Châu