Giải thưởng Nhân tài Đất Việt 2025: DocBase AI giúp giảm nhẹ gánh nặng cho doanh nghiệp

Là một trong 17 sản phẩm số có tên tại vòng chấm Chung khảo của Giải thưởng Nhân tài Đất Việt 2025, DocBase AI được biết đến là nền tảng xử lý tài liệu thông minh, có khả năng nhận diện và trích xuất giấy tờ chỉ trong vài giây. Được ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo, DocBase AI giúp các doanh nghiệp giảm nhẹ gánh nặng nhập liệu thủ công, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Góp phần giảm nhẹ gánh nặng cho các doanh nghiệp

Nền tảng xử lý tài liệu thông minh DocBase AI được phát triển từ nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp Việt Nam khi phải xử lý khối lượng rất lớn hồ sơ và chứng từ hàng ngày. Quy trình xử lý hồ sơ hiện nay vẫn chủ yếu làm thủ công, dẫn đến thường xuyên chậm trễ, khó đáp ứng đúng cam kết thời gian với khách hàng. Áp lực về tiến độ cũng dễ có nguy cơ xảy ra sai sót trong nhập liệu và xử lý hồ sơ. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào con người, thì việc mở rộng hay thu hẹp quy mô trở nên thiếu linh hoạt trong một môi trường kinh doanh thay đổi ngày càng nhanh như hiện nay.

Hiểu được nhu cầu cấp bách trong việc tối ưu quy trình xử lý hồ sơ, DocBase AI được xây dựng và đưa vào vận hành nhằm giúp các tổ chức và doanh nghiệp tự động hóa toàn diện quá trình xử lý hồ sơ – từ tự động phân loại chứng từ, trích xuất thông tin, kiểm soát chất lượng dữ liệu, cho đến phân tích, cảnh báo và đề xuất hướng xử lý - giúp các doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và nâng cao năng suất vận hành.

DocBase AI được biết đến là nền tảng xử lý tài liệu thông minh, có khả năng nhận diện và trích xuất giấy tờ chỉ trong vài giây.

DocBase AI hiện đang được ứng dụng thành công tại gần 20 doanh nghiệp bảo hiểm lớn tại Việt Nam như Bảo hiểm Bảo Việt, Manulife và Bảo hiểm PVI, Bảo hiểm Vietinbank, … cũng như nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng, viễn thông và các dự án số hoá hồ sơ hành chính công. Nền tảng này cũng đáp ứng tiêu chuẩn cao của các khách hàng như tiêu chuẩn về quản lý hệ thống an toàn thông tin ISO 27001:2022. Cùng với đó, DocBase cũng nhận được sự đánh giá cao trong các cuộc thi có uy tín như Top 8 ứng dụng trí tuệ nhân tạo trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh năm 2020, là một trong 12 dự án xuất sắc của Google AI Solutions Lab 2025.

DocBase AI được phát triển dựa trên nền tảng Trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp nhiều công nghệ lõi tiên tiến do chính các kỹ sư Việt Nam làm chủ, bao gồm: Nhận diện ký tự quang học (Optical Character Recognition – OCR), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing – NLP), Học máy (Machine Learning) và Học sâu (Deep Learning) giúp hệ thống không chỉ nhận diện và chuyển đổi nội dung từ ảnh, tài liệu scan hoặc PDF sang dạng dữ liệu văn bản, với độ chính xác cao với cả chữ in và chữ viết tay; mà còn giúp máy “hiểu” được ngữ nghĩa và bối cảnh của văn bản tiếng Việt, nhận diện và trích xuất thông tin theo đúng yêu cầu mà không cần định nghĩa theo biểu mẫu cố định; NLP còn có khả năng tự động chuẩn hóa dữ liệu, chẳng hạn như dữ liệu địa chỉ, mã bệnh, tên thuốc theo phần hoạt chất …

Các kỹ sư của DocBase AI cho biết, trong thời gian tới, nền tảng này sẽ được ứng dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) mới khác như Mô hình ngôn ngữ lớn (Large Language Models - LLM), RAG (Retrieval-Augmented Generation) và AI Agents để giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng khai thác dữ liệu của mình ví dụ: tự động truy vấn, tóm tắt, đối chiếu và sinh báo cáo xử lý hồ sơ sau khi đã số hoá thành công.

Khác biệt của DocBase AI so với các sản phẩm khác trên thị trường

Trên thị trường hiện nay, Nền tảng xử lý tài liệu thông minh khá đa dạng, phong phú, khả năng cạnh tranh cao… tuy nhiên, DocBase AI vẫn có được chỗ đứng nhất định với những điểm khác biệt, ấn tượng.

Các mô hình trí tuệ nhân tạo được Huấn luyện trên dữ liệu Việt Nam mang lại độ chính xác cao khi đưa vào vận hành trong thực tế: Các mô hình AI của DocBase được huấn luyện trực tiếp trên hàng chục triệu dữ liệu ngôn ngữ và biểu mẫu thực tế của Việt Nam từ đa dạng các ngành nghề từ bảo hiểm, ngân hàng, chứng khoán, hành chính công … giúp đem lại độ chính xác lên đến 99% với chữ in và 92% với chữ viết tay. Hiện tại, DocBase AI hỗ trợ sẵn gần 100 loại hồ sơ, chứng từ đáp ứng nhu cầu triển khai nhanh chóng của các tổ chức và doanh nghiệp.

Khả năng tuỳ biến linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp: Mỗi khách hàng, mỗi ngành đều có quy trình xử lý đặc thù. DocBase AI được thiết kế mở, cho phép tùy biến dễ dàng để phù hợp với quy trình làm việc nội bộ của từng tổ chức doanh nghiệp – ví dụ: xử lý hồ sơ bồi thường bảo hiểm, xử lý hồ sơ vay vốn, xử lý hồ sơ hành chính công, v.v. từ đó DocBase không chỉ giúp khách hàng số hoá hồ sơ mà còn giúp khách hàng tự động hoá quy trình xử lý hồ sơ một cách toàn diện - từ tiếp nhận hồ sơ, phân loại chứng từ, trích xuất thông tin, cho đến phân tích và gợi ý hướng xử lý. Giải pháp của chúng tôi có thể triển khai linh hoạt trên hạ tầng Cloud hoặc On-premise, giúp đáp ứng tuân thủ quy trình của tất cả tổ chức và doanh nghiệp.

Tự làm chủ công nghệ: việc làm chủ công nghệ giúp việc triển khai và cập nhật phiển bản luôn nhanh nhất. Việc triển khai PoC thường chỉ mất 1–2 tuần, nhanh hơn đáng kể so với các giải pháp nước ngoài cần hàng tháng để cấu hình và huấn luyện lại. Ngoài ra Docbase AI giúp khách hàng tiết kiệm chi phí sẽ tiết kiệm hơn so với các giải pháp ngoại nhập; Hơn nữa, việc phát triển và ứng dụng công nghệ “made in Việt Nam” không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn giúp các doanh nghiệp Việt Nam làm chủ công nghệ và dữ liệu của chính mình – một yếu tố then chốt trong tiến trình chuyển đổi số và bảo vệ chủ quyền dữ liệu quốc gia.

DocBase AI được phát triển dựa trên nền tảng Trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp nhiều công nghệ lõi tiên tiến do chính các kỹ sư Việt Nam làm chủ.

Hiện nay, Bảo hiểm Bảo Việt là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong ngành bảo hiểm tại Việt Nam áp dụng giải pháp DocBase AI vào quy trình xử lý hồ cơ cấp đơn và hồ sơ bồi thường.

Trước khi triển khai, công tác nhập liệu và kiểm tra hồ sơ tại Bảo Việt được thực hiện hoàn toàn thủ công. Mỗi cán bộ xử lý trung bình khoảng 80 hồ sơ/ngày, bao gồm gần 20 loại chứng từ như hóa đơn, bảng kê chi phí, đơn thuốc, giấy ra viện, và đơn yêu cầu bồi thường …. Việc này đòi hỏi khối lượng công việc lớn và thường mất nhiều thời gian cho các thao tác lặp lại, khó đáp ứng đúng thời gian cam kết với khách hàng; áp lực tiến độ dẫn đến nguy cơ xử lý sai, bỏ sót các khoản đáng lẽ nằm ngoài phạm vi bồi thường.

Sau khi áp dụng DocBase AI, hệ thống đã giúp tự động nhận diện, phân loại và trích xuất thông tin từ các chứng từ y tế, đồng thời hỗ trợ cán bộ trong việc kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và gợi ý phương án bồi thường. Nhờ đó, hiệu suất xử lý tăng xử lý tăng gấp đôi, trong khi độ chính xác và đáp ứng quy trình kiểm soát nội bộ cũng tăng đáng kể.

Ông Thái Huy Chương - Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Bảo Việt - cho biết: “Trước đây, một chuyên viên xử lý hồ sơ của chúng tôi ban đầu thì một ngày làm hết tốc lực cũng chỉ xử lý khoảng 80 bộ hồ sơ… nhưng khi triển khai DocBase AI thì chúng tôi đã làm được lên đến khoảng 150 đến 160 hồ sơ một ngày với mỗi chuyên viên. Hàng năm, DocBase AI giúp chúng tôi xử lý hàng trăm nghìn hồ sơ bồi thường. Hơn nữa, DocBase AI còn có thể giúp chúng tôi tiếp nhận và xử lý 24/7, giảm sự phụ thuộc vào con người. Đấy là một con số mà chúng tôi nghĩ là khá là ấn tượng.”

Kết quả này cho thấy tác động tích cực của công nghệ trí tuệ nhân tạo trong việc nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trong ngành bảo hiểm. Việc tự động hoá khâu nhận dạng và trích xuất dữ liệu không chỉ giúp giảm tải cho nhân sự, mà còn góp phần rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng bảo hiểm.