Tái cấu trúc toàn bộ hệ thống quản lý thông tin sản phẩm khi vào thị trường EU

Những tiêu chuẩn mới về Hộ chiếu sản phẩm số không chỉ tạo ra khuôn khổ chung về dữ liệu mà còn buộc doanh nghiệp phải rà soát, chuẩn hóa và tái cấu trúc toàn bộ hệ thống quản lý thông tin sản phẩm nếu muốn đáp ứng các yêu cầu mới của thị trường EU.

Việc Liên minh châu Âu công bố bộ tiêu chuẩn EN đầu tiên cho Hộ chiếu sản phẩm số được xem là một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện thực hóa Quy định Thiết kế sinh thái đối với sản phẩm bền vững (ESPR). Nếu trước đây DPP chủ yếu được nhắc đến như một định hướng chính sách, thì nay các tiêu chuẩn kỹ thuật đã xác định rõ cách thức dữ liệu cần được tạo lập, lưu trữ, trao đổi và chia sẻ giữa các bên trong chuỗi cung ứng.

Theo đánh giá của các chuyên gia, thách thức lớn nhất không nằm ở việc gắn mã QR hay RFID lên sản phẩm, mà ở khả năng doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách thống nhất, đầy đủ và có thể trao đổi với nhiều hệ thống khác nhau.

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, dữ liệu về sản phẩm vẫn tồn tại dưới dạng phân tán, được lưu trữ tại nhiều phòng ban và trên các hệ thống quản lý riêng biệt. Thông tin về nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất, vận chuyển, kiểm soát chất lượng, tác động môi trường hay các hoạt động sau bán hàng thường được quản lý độc lập, thiếu sự liên thông và chuẩn hóa. Điều này không chỉ làm gia tăng thời gian, chi phí trong quá trình tổng hợp dữ liệu mà còn gây khó khăn cho việc truy xuất nguồn gốc, chia sẻ thông tin và đáp ứng các yêu cầu ngày càng khắt khe về tính minh bạch của thị trường.

Các doanh nghiệp cần thay đổi cách thức quản lý dữ liệu để đồng bộ với DPP

Sự ra đời của Hộ chiếu sản phẩm số (Digital Product Passport - DPP) đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi căn bản cách thức quản trị dữ liệu. Thay vì quản lý theo từng "kho dữ liệu" riêng lẻ, toàn bộ thông tin liên quan đến một sản phẩm cần được kết nối thành một chuỗi dữ liệu xuyên suốt, phản ánh đầy đủ vòng đời của sản phẩm từ giai đoạn thiết kế, lựa chọn nguyên liệu, sản xuất, phân phối, sử dụng, bảo trì, sửa chữa cho đến tái sử dụng, tái chế hoặc xử lý cuối vòng đời.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc dữ liệu không chỉ cần đầy đủ và chính xác, mà còn phải được chuẩn hóa về cấu trúc, sử dụng các định dạng thống nhất để các hệ thống khác nhau có thể tự động trao đổi, đọc hiểu và xử lý. Theo các chuyên gia, đây chính là nền tảng cốt lõi để Hộ chiếu sản phẩm số phát huy hiệu quả, bảo đảm khả năng truy xuất, tính minh bạch và khả năng tương tác của dữ liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng, thay vì chỉ đơn thuần là một tập hợp thông tin được gắn kèm theo sản phẩm.

Cũng theo nhiều chuyên gia, việc đáp ứng các tiêu chuẩn mới không thể thực hiện trong thời gian ngắn mà đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị từng bước.

Bước đầu tiên là đánh giá toàn bộ các nguồn dữ liệu hiện có để xác định thông tin nào đang được lưu trữ, thông tin nào còn thiếu và mức độ sẵn sàng của hệ thống dữ liệu.

Sau đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bảo đảm sử dụng cùng một cấu trúc và cùng một cách mô tả để các hệ thống có thể trao đổi thông tin mà không phát sinh lỗi.

Một yêu cầu quan trọng khác là xây dựng quy trình quản trị dữ liệu, trong đó xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm tạo lập, cập nhật, kiểm tra và duy trì dữ liệu trong suốt vòng đời của sản phẩm.         

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đầu tư các giải pháp công nghệ phù hợp để dữ liệu có thể được chia sẻ an toàn với khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý cũng như các bên tham gia chuỗi cung ứng.

Có thể thấy, việc chuẩn hóa dữ liệu cho Hộ chiếu sản phẩm số không đơn thuần nhằm đáp ứng quy định của EU mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị. Khi dữ liệu được số hóa và liên kết đầy đủ, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ vòng đời sản phẩm, tăng khả năng truy xuất nguồn gốc, cải thiện tính minh bạch và hỗ trợ các hoạt động sửa chữa, tái sử dụng cũng như tái chế theo mô hình kinh tế tuần hoàn.

Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường châu Âu, đây sẽ là một yêu cầu ngày càng quan trọng. Những đơn vị chuẩn bị sớm hệ thống dữ liệu sẽ có lợi thế trong việc đáp ứng quy định mới, giảm chi phí chuyển đổi khi DPP được áp dụng bắt buộc đối với từng nhóm sản phẩm theo lộ trình của EU trong những năm tới.