Tạo và sử dụng Master Word 2010 và tính năng Subdocument

15:25, 06/06/2011

Master documents trong Word là văn bản được kết hợp với nhau và giữ liên kết đến một số tài liệu nhỏ hơn.Mục đích là hỗ trợ việc quản lý các tài liệu lớn bằng cách cho phép người sử dụng thao tác lên các subdocuments (tài liệu phụ) đến liên kết, điều này sẽ làm cho master document(tài liệu chính) với một khuôn khổ trật tự có tổ chức rõ ràng.

Để xem cách làm việc này, đầu tiên tạo ra một tài liệu có một số phần nội dung bên trong nó, biểu thị bằng cách nhập tiêu đề phía trên một dòng riêng. Ví dụ chúng ta sẽ sử dụng ở đây một số đoạn văn bản, và sau đó năm phần ký hiệu là Section One đến Section Five.

Tài liệu này sẽ phục vụ như là tài liệu master document trong khi các phần bên trong của nó sẽ trở thành tài liệu sub-documents.
Lưu ý: Đối với master/sub documents làm việc được khi bạn phải nhấn phím Enter sau các đề mục(section one,section two...):
Tiếp theo, chuyển đổi các section với style là Heading 1, như sau:

Khi thực hiện song vào tab View trên menu chính, sau đó nhấp vào biểu tượng Outline:

Điều đó sẽ làm tài liệu của bạn như thế này:

Chú ý khi bạn nhấp chuột vào các phần khác nhau được liệt kê, các số cấp độ thay đổi trong ô số Level:

Các tài liệu Subdocument phải có ít nhất một cấp cao hơn so với các văn bản thân của tài liệu gốc. Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng Show Document để làm cho các biểu tượng subdocument xuất hiện:

Sau đó, highlight phần này và văn bản liên quan dưới nó.

Và click vào biểu tượng Create:

Section One của bạn sẽ mở rộng như hình:

Làm tương tự cho các selection khác, sau đó bấm vào biểu tượng Expand Document, một popup xuất hiện hỏi bạn có muốn lưu các tài liệu, bấm vào OK để lưu lại. Làm như vậy sẽ tiết kiệm được không chỉ là tài liệu master document hiện tại của bạn mà còn tạo ra một file riêng biệt trên ổ cứng của bạn cho mỗi phân nhóm của bạn.

Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng Collapse Subdocuments:

Để tài liệu của bạn như thế này:

Ở đây, Word hiển thị cho bạn rằng nó đã tạo ra một liên kết cho mỗi tài liệu subdocument, các file tạo ra và được lưu vào ổ cứng của bạn. Bây giờ, để xem tất cả bạn nhấp chuột vào biểu tượng Close Outline View ...

Đây là kết quả:

Lợi ích của việc sử dụng các liên kết tài liệu subdocument là cho phép bạn xem toàn bộ tài liệu trong các phần riêng biệt chứ không phải là bộ tài liệu lớn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang viết một cái gì đó dài, như một cuốn sách với nhiều chương.Bạn có thể thu nhỏ tất cả chúng xuống theo cách này, và sau đó mở và chỉnh sửa chỉ là chương cá nhân, thay vì phải làm việc trên toàn bộ cuốn sách tại một thời điểm; khi bạn muốn mở toàn bộ, chỉ cần nhấp vào tab View, click vào biểu tượng Outline,nhấp vào biểu tượng Expand your Document-> Close Outline View.

Tính năng Master/Sub document của Word rất hữu ích cho bài nghiên cứu dài, luận án, các bộ sưu tập truyện ngắn hay tài liệu nào khác có thể được chia thành các phần dễ dàng.

Thành Tâm